Ausgangsfrage

Ist es möglich eine Audiodatei in OK.JUS hochzuladen (Bsp. mp3 Datei), wenn sie Bestandteil einer Akte bzw. eines Vorganges ist?

Lösung

Ja, dies ist möglich.
Erscheint beim Versuch eine Audiodatei hochzuladen, folgende Fehlermeldung "Dateityp *xyz* wird momentan nicht unterstützt. Bitte wenden Sie sich an die Administration, um die Unterstützung für diesen Dateityp einrichten zu lassen".

Über die Administrationsfunktion "Dateitypen Dateianhänge" können Sie den benötigten Dateityp (Bsp. mp3) ergänzen. 
Beim Hochladen muss jedoch beachtet werden, das die maximale Größe von 10MB nicht überschritten wird.  

Ausgangssituation

Sie möchten in der Dokumenterstellung die Liste der ausgegebenen Ziele eingrenzen, sodass nur die Ziele im Dokument erscheinen, die nicht vollständig erreicht wurden. 

Lösung

Die Liste der Ziele kann mittels eines #if-Befehls eingeschränkt werden.

1. Skript vor dem Platzhalter

[#list hilfeplan@zieleMitPersonen as zieleMitPersonen_var]

[#if zieleMitPersonen_var.zielueberpruefungErreichungsgrad != „vollständig erreicht“]

Platzhalter

${zieleMitPersonen_var.bezeichnung}

2. Skript nach dem Platzhalter

[/#if]

[/#list]

Die genaue Bezeichnung der Zielerreichungsgrade kann bei Ihnen administriert werden, entsprechend kann die Bezeichnung (im Beispiel: vollständig erreicht) abweichen und muss entsprechend angepasst werden.

Ausgangssituation

Das Jusogramm wird bzgl. der Beziehung zwischen Pflegekind und Pflegeeltern, trotz Eingabe aller Beziehungen, unvollständig angezeigt (die Auflösungstiefe hat dabei keinen Einfluss). Es besteht auch ein Unterschied zwischen dem Jusogramm, das über die Person aufgerufen wird und dem Jusogramm, dass über die Aktivität "Familienverband verwalten" aufgerufen wird.

Lösung

Die Beziehung zwischen Pflegeperson und  Pflegekind wird angezeigt, wenn sich die Person zum Stichtag in einer Pflegestelle befindet. Die Anzeige von Pflegeeltern erfolgt nur für Wochen- und Vollzeitpflege und grundsätzlich auch nur dann, wenn die Fachkraft über das Recht JusogrammPflegeelternAnzeigen verfügt.

Damit die Beziehung zu den Pflegeeltern im Jusogramm im Vorgang auch korrekt angezeigt wird, müssen die Pflegeltern beim Familienverband mit hinterlegt und die Personenbeziehung "ist Pflegemutter von Klient" - "ist Pflegevater von Klient" hinzugefügt werden.

Falls "Pflegeeltern" noch nicht in den Personenbeziehungen im Familienverband auswählbar sind, können diese unter der Administrationsfunktion "Personenbeziehungen" hinzugefügt werden.

Ausgangssituation

Sie haben die Diagnosen SDT Schutz und Hilfe bzw. SDT Teilhabe in der Aktivität Sozialpädagogische Diagnose eingefügt. Im Vorgang stehen die Diagnosen zur Auswahl bereit, allerdings können diese in der Programmfunktion Hilfeplanung verwalten nicht ausgewählt werden. 

Lösung

Diese Diagnosen müssen auch in die entsprechenden Hilfeplanungsphase eingefügt werden. Nur dann stehen diese im Hilfeplanverfahren zur Verfügung und können als Diagnose ausgewählt werden. 

Ausgangsfrage

Im ASD ist es üblich Prozessberichte, Berichte von Einrichtungen usw. in OK.JUS hochzuladen.
Ist es möglich, in OK.JUS Dateien hochzuladen, die eine bestimmte Größe überschreiten bzw. diese maximale Größe selbst zu verändern?

Lösung

Nein, die maximale Größe ist in OK.JUS auf 10MB beschränkt und kann nicht verändert werden.
Es gibt aber Tools, die solche Dokumente komprimieren bzw. verkleinern können (Bspw. PDFCreator).
Alternativ ist es möglich, große Dateien aufzuteilen, in dem man das pdf nochmal "druckt", im ersten Schritt von Seite 1-x und im zweiten Schritt von Seiten y-z. 

Ausgangsfrage

Warum erhalten sowohl ASD als auch WJH Fachkräfte Prüflisten mit Fehlermeldungen zur Korrektur der Statistikblätter?

Problembeschreibung: Es werden Hinweislisten zur Kontrolle der Statistikblätter an alle Fachkräfte der Wirtschaftlichen Jugendhilfe (WJH) geschickt, obwohl diese keine Berechtigung zum Befüllen der Statistik haben und die Hinweislisten eigentlich nicht erhalten sollten. Die Fachkräfte des Sozialdienstes (ASD) haben hingegen Zugriff auf die Statistikdaten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Kontrollieren Sie anhand der Hinweislisten, ob alle Hilfearten betroffen sind oder das Problem nur bei bestimmten Hilfearten auftritt. Je nachdem erfolgt die weitere Konfiguration. Falls das Problem bei allen Hilfearten auftritt, müssen Sie bei jeder Hilfeart (die eine Konfiguration zur Statistik erfordert) den anlegenden Organisationsbereich ausfüllen.

2. Gehen Sie in die Administration von OK.JUS und öffnen Sie die Einstellungen der Hilfearten.

3. Öffnen Sie die betroffene Hilfeart, bei der die Fehlermeldungen auftreten.

4. In der Bearbeitungsmaske der Hilfeart navigieren Sie zum Bereich "Anlegende Organisationsbereiche".

5. Wählen Sie die für Ihre Organisation relevanten Organisationsbereiche aus.

6. Bestätigen Sie die Änderungen durch Klicken auf den Button "OK" oben rechts in der Bearbeitungsmaske.

Durch diese Konfiguration stellen Sie sicher, dass nur die Fachkräfte mit entsprechender Berechtigung die Hinweislisten zur Kontrolle der Statistikblätter erhalten, während die WJH-Fachkräfte diese nicht mehr unnötig erhalten.

Ausgangssituation
Wie wird die Genehmigungspflicht für Hilfepläne eingerichtet?

Lösung
Ein Hilfeplan wird dann genehmigungspflichtig, wenn die Hilfeart genehmigungspflichtig ist und die angemeldete Fachkraft der Genehmigungspflicht unterliegt und die Phase der Hilfeplanung genehmigungspflichtig ist. Dies müssen Sie über folgende Parameter festlegen:

• Parameter "Genehmigungspflicht Hilfeplanung Hilfeart"

• Parameter "Genehmigungspflicht Hilfeplanung Fachkraft"

• Parameter "Genehmigungspflicht Hilfeplanung Phase"

​​​​​​​Bei den Sachbearbeitern, die betroffen sind, müssen Sie dann über die Administrationsfunktion "SachbearbeiterInnen" noch den Genehmiger hinterlegen (wie bei der Genehmigungspflicht "Sollstellungen").

Ein Hilfeplan der sich in der Genehmigung befindet erhält den Status „in Genehmigung“.

Analog zum Status „Verabschiedet“, kann eine Fachkraft den Hilfeplan sowie die zugeordneten Leistungen des Hilfeplans auch im Status „in Genehmigung“ nicht bearbeiten!

• Den Button „Status zurücksetzen“ kann man betätigen, wenn der Hilfeplan-Status „verabschiedet“ oder „in Genehmigung“ ist.
• Wird ein genehmigter Hilfeplan vom Status „Verabschiedet“ zu „in Bearbeitung“ zurückgesetzt, so wird für jedes Leistungspaket, dem der Hilfeplan zugeordnet ist, eine Information an die Fachkraft des jeweiligen Leistungspaketes gesendet werden.

Der zu genehmigende Hilfeplan kann über folgende Bestandsaktion genehmigt werden:

• Bestandsaktionen →Genehmigungen → Offene Hilfeplanungen

Ausgangssituation:

Sie möchten eine Hilfeplanung (Programmfunktion Hilfeplanung verwalten, beliebige Hilfeplanungsphase) löschen und erhalten folgende Fehlermeldung:

Beim Ausführen der Aktion "Löschen" ist ein technischer Fehler aufgetreten:

Exception-Klasse: JusPersistenceException

Beim Datenbank-Zugriff ist ein Fehler aufgetreten.

could not execute statement

...

Cause Message: Die DELETE-Anweisung steht in Konflikt mit der REFERENCE-Einschränkung "FKB36CECE2B1AE561C". Der Konflikt trat in der jus-Datenbank, Tabelle "dbo.JKOMMELMT_ANHANG", column 'DATINFO_FK' auf.

...

Lösung:

Der Eintrag kann nicht gelöscht werden, weil noch eine Wiedervorlage oder eine Information mit dem darin angehängten Dokument referenziert ist.

Wenn die Hilfeplanung gelöscht wird, dann wird auch das angehängte Dokument gelöscht i.d.R. aber eben nicht, wenn es noch wo anders referenziert wird. D.h. Sie müssen das Dokument erst in der Wiedervorlage oder Information (je nachdem, wo es noch vorhanden ist) entfernen (s. Screenshot). Danach kann der Eintrag in der Programmfunktion Hilfeplanung verwalten gelöscht werden.

Lösung

Für die Auswahl einer Hilfeplanungsphase in der Programmfunktion Leistungspaket verwalten muss die Phase vorher verabschiedet werden.

Ausgangssituation

Zu einem Vorgang der wirtschaftlichen Jugendhilfe wurden aus Versehen zwei ASD Vorgänge erstellt und das Leistungspaket aus dem falschen Vorgang an die wirtschaftliche Jugendhilfe übergeben. Wie kann dies bereinigt werden?

Schritt-für-Schritt-Anleitung

•  Sie können das Leistungspaket nochmal im korrekten ASD Vorgang anlegen - mit den gleichen Daten, die bereits an die wirtschaftliche Jugendhilfe übergeben worden sind. Beachten Sie vor allem, dass der Zeitraum des Leistungspaktes mit dem bereits übergebenen Leistungspaket übereinstimmt. Schalten Sie in der Tabelle die ID des Leistungspaktes ein, damit Sie wissen, welche ID das korrekte Leistungspaket hat und notieren Sie sich diese. 
   
• Dieses neue Leistungspaket übergeben Sie dann in den Vorgang der wirtschaftlichen Jugendhilfe, in dem das falsche Leistungspaket eingebunden worden ist.
   
• Übernehmen Sie dann das Leistungspaket in den Vorgang der wirtschaftlichen Jugendhilfe. Schalten Sie auch dort in der Tabelle die ID des Leistungspaktes ein, damit Sie wissen, welche ID das korrekte Leistungspaket hat. 
   
• Dann können Sie in der Aktivität "Leistungspaket verwalten" das richtige Leistungspaket auswählen und abspeichern.
  ​​​​​​​
• Dieses Leistungspaket müssen Sie dann noch in allen Bedarf verwalten -Aktivitäten auswählen, in denen das falsche Leistungspaket verwendet wurde und abspeichern. Dann können Sie im Anschluss in der Aktivität Leistungspaket verwalten das falsche Leistungspaket löschen, ohne dass eine Verrechnung erzeugt wird. 

Ausgangssituation

Das Leistungspaket in der WJH lässt sich nicht kürzen, obwohl Änderungen erforderlich sind.

Ursache: Die Ursache dafür liegt in einer früheren Konfiguration, bei der Statistikblätter sowohl in den Vorgängen der WJH als auch im ASD angelegt wurden. Die Statistik wird jedoch nur vom ASD geführt oder ausgefüllt. Obwohl das Leistungspaket nicht vom WJH zum ASD übergeben wurde, wurden im Hintergrund die Statistikblätter aus dem WJH-Vorgang mit denen aus dem ASD-Vorgang verknüpft. Diese Verknüpfung verhindert die Änderung des Zeitraums des Leistungspakets im WJH-Vorgang. Dieses Problem kann natürlich auch gespiegelt vorliegen, indem die WJH die Statistik anleget und nicht der ASD.

Lösung

1. Nutzen Sie die Admin-Funktion "Hilfearten Rekonfiguration Statistikmerkmale", um die im WJH-Vorgang falsch angelegten Statistikblätter zu löschen.
2. Passen Sie anschließend den Zeitraum des Leistungspakets entsprechend an.

Schritt-für-Schritt Lösung:

1. Anmelden und Zugang erhalten:

• Melden Sie sich in OK.JUS als Administrator an und gehen in die Administration.

2. Auswahl der Rekonfiguration:

• Wählen Sie die Funktion "Hilfearten Rekonfiguration Statistikmerkmale" aus dem Administrations-Menü.

3. Einstellungen in der Rekonfiguration für die entsprechende Hilfeart durchführen:

• ACHTUNG: Der Kunde sollte zuvor entscheiden, ob in den Hilfearten/Vorgängen HZE-Bögen benötigt werden! Je nachdem müssen die Hilfearten in der Rekonfiguration konfiguriert werden.
• Genauere Informationen zur Administrationsfunktion "Hilfearten Rekonfiguration Statistikmerkmale" finden Sie im Handbuch "Statistiken, Kennzahlen und Vergleichsringe" unter dem Punkt "HzE/VsM – Hilfearten Rekonfiguration Statistikmerkmale".
• Beispiel

Variante A – Rekonfiguration mit Erhalt der Statistikbögen:

Variante B – Rekonfiguration mit Erhalt der Statistikbögen:

4. Durchführung der Rekonfiguration:

• Führen Sie die entsprechende Rekonfiguration gemäß der Entscheidung des Kunden durch.

5. Kontrolle der Excel-Tabelle:

• Nach der Vorbereitung zur Rekonfiguration wird eine Excel-Tabelle erstellt.
• Laden Sie diese unter "Dateien herunterladen" herunter und kontrollieren Sie sie sorgfältig, bevor Sie die Rekonfiguration durchführen.

ACHTUNG: Die Rekonfiguration sollte nur von autorisierten Personen durchgeführt werden, um unerwünschte Änderungen zu vermeiden.

Falls Sie sich unsicher sind, ob ihr Problem mit dieser Lösung behoben werden kann, wenden Sie sich bitte an den Kundenservice OK.JUS.

Ausgangssituation

Das Leistungspaket wird vom ASD geschnürt und an die WIJU übergeben. Das Leistungspaket kann zum Ende der Maßnahme nur von dort verändert werden. Die Aktivität HzE/VSM-Statistik wird vom ASD bearbeitet.
Zum Ende der Maßnahme wird vom ASD ein Dokument über das Leistungsende erzeugt und an die WIJU übergeben. Das Statistikblatt zum Ende kann jedoch nicht direkt als nächster Arbeitsschritt im gleichen Teilprozess ausgefüllt werden, da hier noch die Daten des bisherigen Leistungspaketes enthalten sind, das von der WIJU angepasst werden muss.
Das Statistikblatt wird also nicht korrekt erzeugt und kann mit den richtigen Daten (Einstellungsdatum/Monat) gespeichert werden.

Lösung

Das Endedatum des Leistungspaketes kann ebenso vom ASD, auch nach Übergabe des Leistungspaketes an die Wirtschaftliche Jugendhilfe verändert werden.

Um dies zu aktivieren, muss man in der Administrationsfunktion Aktivitäten in der Aktivität Leistungspakt verwalten die Checkbox Bis Datum ändern erlauben aktiviert werden. Dann kann der ASD, auch nach Übergabe des Leistungspaketes an die Wirtschaftliche Jugendhilfe, das Endedatum (verkürzen oder verlängern) des Leistungspaketes ändern.

Ausgangssituation

In einigen Vorgängen des ASD werden die HzE Statistikbögen nicht automatisch mit dem Leistungspaket erzeugt, obwohl die im Leistungspaket hinterlegte Hilfeart über die entsprechenden statistischen Merkmale verfügt. Wie können die Statistikbögen nachträglich erzeugt werden?

Lösung

Wird eine Hilfeart zunächst ohne statistische Merkmale angelegt und ohne statistische Merkmale in ASD-Vorgängen verwendet, so werden beim nachträglichen Setzen der statistischen Merkmale die Statistikbögen nicht mehr automatisch erzeugt. Um diese nachträglich in der Aktivität HzE-Statistikbogen verwalten erzeugen zu können, muss in dem Vorgang, in dem das Leistungspaket aktuell in Bearbeitung ist, einmal die Hilfeart im Leistungspaket geändert und abgespeichert werden. Zu beachten ist, dass die Sollstellung nach dieser Änderung nicht neu gebildet werden darf, da dies zu Verrechnungssituationen führt. Dann muss die Hilfeart sofort wieder auf die ursprüngliche Hilfeart zurückgesetzt werden.
Entscheidend bei dieser Vorgehensweise ist, dass die geänderte Hilfeart über eine andere LDS-Hilfeart verfügt, als die ursprünglich verwendete Hilfeart. Damit können auch noch nachträglich die HzE Statistikbögen im Vorgang erzeugt werden. 

Ausgangsfrage

Welche Felder im KWG Modul dienen nur der Vorbelegung für die Statistik?

Hinweis

Mit dem Modul KWG möchten wir die Fachkräfte unterstützen und die Statistik vorbelegen. Hierbei sind wir an die Vorgaben des statistischen Landesamtes gebunden. Eine Abänderung durch Sie ist somit nicht oder nur eingeschränkt möglich!

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Bsp. Feld: Person von der die Gefährdung ausgeht

Das Kind / der Jugendliche kann NICHT selbst als "Gefährder" angegeben werden.

Aussage des statistischen Landesamtes in der FAQ dazu:

F3.1: Warum kann ein/e Minderjährige/r, der/die sich selbst verletzt, bei der Abfrage F3.1 nicht als
„Person, von der die Gefährdung ausgeht“ angegeben werden und wie ist mit diesen Fällen umzugehen?

Selbstverletzendes Verhalten wird als Indikator bzw. Symptom für eine Kindeswohlgefährdung verstanden.
Daher sind die betroffenen Minderjährigen nicht als Personen zu verstehen, von denen die
Kindeswohlgefährdung selbst ausgeht. Dafür kommen - rechtlich betrachtet - die Sorgeberechtigten und
ggf. Dritte infrage.

Autoaggressives Verhalten kann Ausdruck einer Art der Kindeswohlgefährdung, wie z. B.
Vernachlässigung, Misshandlung oder sexueller Gewalt, sein. Die Gefährdung für eine/-n Minderjährige/-n
kann aber auch dadurch entstehen, dass die/der Personensorgeberechtigte nicht bereit oder in der Lage
ist, der Selbstgefährdung entgegenzuwirken. In diesen Fällen ist „Vernachlässigung“ als Art der
Kindeswohlgefährdung einzutragen. Dahinter steht das rechtliche Verständnis, dass die Eltern bzw.
Sorgeberechtigten im Rahmen ihrer Personensorge (§§ 1626, 1631 BGB, Artikel 6 GG) die Pflicht haben,
das Wohl des Kindes zu schützen (s. auch § 1666 Absatz 1 BGB). D. h. einerseits, auch wenn die Eltern
selbst das Wohl des Kindes im Moment des selbstverletzenden Verhaltens nicht aktiv gefährdet haben
sollten, kann dieses als Hinweis auf eine Gefährdung anderer Art verstanden werden.

Zum anderen müssen die Eltern/Sorgeberechtigten, auch wenn sie die Gefährdung durch das
selbstverletzende Verhalten nicht aktiv herbeigeführt haben, dafür Sorge tragen, dass die Gefährdung
abgewendet wird (Garantenpflicht). Rechtlich betrachtet könnten die betroffenen Kinder/Jugendlichen
auch nicht für eine sie betreffende Kindeswohlgefährdung belangt werden.

Falls bekannt ist, was bei selbstverletzendem Verhalten die ursächliche Gefährdungsart ist (z. B. sexuelle
Gewalt) und wer deren „Verursacher“ ist, geben Sie diese Person bitte unter Frage F3.1 an. Geht die
Kindeswohlgefährdung von mehreren Personen aus, so sind alle beteiligten Personen anzugeben. Dazu
zählen nicht nur diejenigen, von denen aktiv eine Gefährdung ausgeht, sondern auch Sorgeberechtigte, die
eine Gefährdung nicht abgewendet haben. Nicht dazu zählen die betroffenen Kinder/Jugendlichen selbst.
Sind die genannten Personen nicht bekannt oder ist unklar, von wem die Gefährdung ausgeht, wählen Sie
bitte „Keine Angabe möglich“ aus.

https://www.statistik.bayern.de/mam/service/erhebungen/bildung_soziales/kinder_jugendhilfe/faq_kwg_bogen_8.pdf

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https://www.statistik.bayern.de/statistik/

https://www.statistik.bayern.de/service/erhebungen/index.html

https://www.statistik.bayern.de/service/erhebungen/bildung_soziales/kinder_jugendhilfe/index.html

https://www.statistik.bayern.de/service/erhebungen/bildung_soziales/kinder_jugendhilfe/statistik-der-kindeswohlgefahrdung/index.html

Ausgangssituation

Im Bereich der offenen Hilfeplanung wird ein leerer Datensatz angezeigt. Wählt man diesen aus, erhält man die Fehlermeldung "Fehler beim Starten der Funktion". 

Lösung

Der Fehler entsteht durch die (parallele) Löschung eines Vorgangs. 

Der leere Datensatz wird künftig gar nicht mehr angezeigt. Sollten noch störende leere Datensätze in der Übersicht angezeigt werden, gibt es die Möglichkeit, diese/n via Skript zu löschen. Bitte öffnen Sie hierzu ein Ticket im Kundenportal.

Ausgangssituation

Es soll eine Person aus dem Familienverband entfernt werden, weil sie falsch zugeordnet wurde.

Für diese Person wurde jedoch bereits eine Situationsbeschreibung, Diagnose, Ziel oder hilfeplanrelevante Formularmaske angelegt und in einem verabschiedeten Hilfeplan verwendet.

Beim Entfernen wird auf Verknüpfungen (z.B. in Situationsbeschreibung, Diagnose, Ziel, hilfeplanrelevante Formularmaske) verwiesen, die nicht auffindbar sind. 

Analyse

In einem Hilfeplan wurde eine Situationsbeschreibung, Diagnose, Ziel, hilfeplanrelevante Formularmaske verwendet.

Dieser Hilfeplan wurde verabschiedet, hierbei werden die referenzierten Daten kopiert. Diese "unsichtbaren" Kopien verhindern das Entfernen der Person aus dem Familienverband.

Lösung / Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Bei den noch "sichtbaren" Referenzen (Situationsbeschreibung, etc.) muss die falsche Person ausgetauscht werden. Oder der Datensatz muss komplett gelöscht werden (Situationsbeschreibung löschen).
2. Bei verabschiedeten Hilfeplänen, in dem die "unsichtbare" Referenz (Situationsbeschreibung etc.) enthalten ist, muss der Status zurückgesetzt werden.
3. Jetzt kann die Person aus dem Familienverband entfernt werden.
4. Der Hilfeplan muss wieder verabschiedet werden.

Hinweis

Befindet sich der Hilfeplan im Status "eingefroren", können die oben beschriebenen Schritte nicht durchgeführt werden.

Ausgangssituation

In der PF Zuständigkeitsprüfung § 86 SGB XIII gibt es eine Auswahlmöglichkeit (§86 Abs. 6), die sich auf den gewöhnlichen Aufenthalt bei einer Pflegestelle bezieht. Dabei wird der gewöhnliche Aufenthalt nicht erkannt, wenn der Klient einfach nur bei einer Institution (Pflegestelle) wohnt.

Lösung

Stattdessen muss zusätzlich dieselbe Pflegestelle noch einmal beim gewöhnlichen Aufenthalt ausgewählt werden.

Ausgangssituation

Es wurde ein Vorgang mit einem Kernprozess angelegt, in dem die Aktivität "Leistungspaket verwalten" vorhanden ist. Da die Leistung aber nicht gewährt wurde, wurde diese Aktivität im Vorgang auch nicht befüllt. 
In der Administrationsfunktion "Kernprozessdefinition und Personalbemessung" wurde der zugehörige Kernprozess so administriert, dass ein Vorgang mit diesem Kernprozess nur beendet werden kann, wenn auch die Aktivität "HzE/VSM-Statistik verwalten" bearbeitet wurde. Durch das fehlende Leistungspaket gibt es dort aber auch kein Statistikblatt, das befüllt werden könnte, um die Aktivität "HzE/VSM-Statistik verwalten" auf "erledigt" zu setzen.
Wie kann der Vorgang dennoch beendet werden?

Lösung
Man kann die Aktivität mit Rechtsklick auf "erledigt" setzen, dann kann der Vorgang beendet werden und wird gezählt - auch ohne Bearbeitung der Statistik (kein Leistungspaket / keine Statistik). 

Ausgangsfrage

Muss bei der Hilfeplanfortschreibung ein Leistungspaket grundsätzlich über das bestehende Leistungspaket weitergewährt werden, damit eine automatische Übergabe der Weitergewährung an die wirtschaftliche Jugendhilfe erfolgt oder muss bei der Erstellung eines neuen Leistungspaketes zur Weitergewährung der Hilfe die Aktivität Leistungspaket übergeben in den Teilprozess Hilfeplanfortschreibung hinzugefügt werden?

Lösung

Fügen Sie in einem bestehenden Leistungspaket eine Weitergewährung hinzu, wird diese automatisch in den zugehörigen Vorgang der wirtschaftlichen Jugendhilfe übernommen. 
Bei der Weitergewährung muss aber der neue Zeitraum überschneidungsfrei an die bisher vorhandenen Zeiträume angrenzen. Zudem muss sichergestellt sein, dass er nahtlos an die Gültigkeitszeiträume des Kopfsatzes anschließt. Nur dann handelt es sich um eine Weitergewährung.

Wichtig: Sind zeitliche Lücken vorhanden, ist ein neues Leistungspaket erforderlich. 

Sobald Sie ein neues Leistungspaket erstellen, ist dies zur Übergabe an die WiJu bereit. Dazu benötigen Sie die Aktivität Leistungspaket übergeben. Über diese Aktivität können Sie das Leistungspaket aktiv an die wirtschaftliche Jugendhilfe übergeben.  

Hinweis

Über die Aktivität Leistungspaket verwalten ist keine Übergabe an die wirtschaftliche Jugendhilfe möglich. 

Wenn nach Anlage einer Zuständigkeitsprüfung diese in der Programmfunktion Leistungspaket verwalten nicht zur Verfügung steht, muss geprüft werden, ob die Hilfe mehrere Kinder umfasst.

Eines der Kinder muss in der Programmfunktion Leistungspaket verwalten über die Schaltfläche "Personen auswählen" hinzugefügt werden, damit die für dieses Kind durchgeführte Zuständigkeitsprüfung zur Auswahl steht.

Ausgangssituation

Sie möchten einen Miet- und Heizspiegel in OK.JUS hinterlegen. 

Anleitung

Im Bereich der Administration besteht die Möglichkeit, Mietspiegel und auch Heizspiegel zu hinterlegen.

Es ist eine Staffelung pro Person, mit der Angabe der jeweils maximal angemessenen QM-Zahl, Bruttokaltmiete, Heizkosten und ggf. Warmwasser, für den Mietspiegel vorzugeben.

Beim Heizspiegel kann für die einzelnen Heizarten (Erdgas, Fernwärme, Heizöl, etc.) je nach Wohnfläche ein Betrag hinterlegt werden.

Bei Änderungen wird über die Vergabe eines neuen Zeitraums die neue Staffelung zentral erfasst. Über einen Bestandsumrechnungslauf werden dann automatisch alle bestehenden Vorgänge angepasst und ein Änderungsbescheid erstellt. 

Ausgangsfrage

Gibt es in OK.JUS eine gesonderte Zugriffsverwaltung (ZVW) wie in OK.SOZIUS

Lösung

Der gesonderte Aufruf der Zugriffsverwaltung (ZVW) wie in OK.SOZIUS entfällt, da diese künftig durch die Benutzerverwaltung mit der Vergabe von Rechten und Rollen erfolgt.

Ausgangssituation

Sie möchten eine Unterkunft in OK.JUS anlegen oder verwalten. 

Anleitung

In OK.JUS besteht die Möglichkeit, alle Asyl-Unterkünfte anzulegen und zu pflegen. Eine Differenzierung zwischen Aufnahmeeinrichtung, Gemeinschaftsunterkunft, dezentraler Unterkunft und Privatunterkunft kann vorgenommen werden. Hierfür ist jeweils eine Institution anzulegen, worüber auch die Pflege, Verwaltung und beispielsweise eine direkte Erstellung von Anschreiben möglich ist.

Der aus OK.SOZIUS bekannte rote Faden wird in OK.JUS über die Kernprozesse und Kernprozessdefinitionen aufgebaut und abgebildet. 

Ausgangssituation

Die Amtsvormünder sollen u.a. ihre Dolmetscherrechnungen über OK.JUS bezahlen. Es soll die Aktivität "Rechnungen und einmalige Zahlung verwalten" in den Kernprozess eingefügt werden. Dazu wird aber auch ein Leistungspaket benötigt, um eine Rechnung erfassen zu können. Gibt es eine andere Möglichkeit Rechnungen zu erfassen, ohne ein Leistungspaket auszuwählen, da die Amtsvormundschaft normalerweise ja keine Leistungspakete hat?

Lösung

Innerhalb der Vormundschaft gibt es keine direkte Programmfunktion hierfür. Es kann eine fallunabhängige Zahlung (über ein Projekt) erfasst werden. Jedoch ist auch bei dieser ein Leistungspaket notwendig. Es wird im Vorfeld einer Auszahlung (Rechnung) immer ein Leistungspaket benötigt, egal ob fallunabhängig oder fallbezogen.

Ausgangsfrage

Wie wirkt sich eine Insolvenz auf die Unterhaltspflicht aus?

Lösung

Wenn Sie in den Personendaten bei einer unterhaltspflichtigen Person eine Insolvenz hinterlegen, werden automatisch in den betroffenen Vorgängen die Unterhaltszeiträume vor der Insolvenz auf 0,00€ angepasst.

Ausgangssituation

Sie möchten Buchungskonten für AVBS recherchieren. 

Lösung

Die Schaltfläche Einnahme-Ist stammt aus den anderen rechnenden Bereichen. Für AVBS kann die Maske über eine Checkbox minimal angepasst werden (s. Screenshot unten).

Hintergrund: Im Bereich AVBS hat die Auswahl von Einnahme-Ist keine Auswirkung, da das aufgezeigte Soll dem Ist entspricht. Um die gebuchten Einnahmen sehen zu können, sollte die Auswahl von Einnahme-Soll reichen.

Ausgangssituation

Bei der Funktion "Einzahlungsaufteilung Beistandschaft" wird bei der Eingabe von einem Fall ein anderer Rückstand angezeigt, als wenn man mit Doppelklick das Fenster öffnet. Im Fenster wird der richtige Rückstand angezeigt, der auch in dem jeweiligen Fall über "Hilfeanlass suchen" vorhanden ist (Beispiel s. Screenshots).

Lösung

Der Rückstand in der Übersicht der Einzahlungsaufteilung Beistandschaft speist sich aus der Rückstandsberechnung (Bestandsaktion Berechnung Zahlungsrückstand) für den Unterhaltspflichtigen.

Der aktuelle Rückstand in der Erfassungsmaske einer Einzahlungsaufteilung errechnet sich ad hoc aus dem noch offenen Betrag für die Zahlungsempfänger.

Eine Differenz des Rückstands kann daher zwei Ursachen haben:

1. Es liegt keine aktuelle Rückstandsberechnung vor. Seit der letzten Rückstandsberechnung wurden für den Vorgang Einzahlungsaufteilungen erfasst. 

2. Der Betrag für die Empfänger stimmt nicht 1:1 mit der Unterhaltsverpflichtung überein.

Bitte berechnen Sie daher den Zahlungsrückstand neu. 

Ausgangssituation

Sie möchten in der Beistandschaft Beträge aus einem UVG Fall übernehmen, doch es ist keine Auswahl des bestehenden UVG-Vorgangs möglich?

Lösung 

Bitte prüfen Sie folgendes:
1) Ist im UVG-Fall und Beistandschaft-Fall der gleiche Unterhaltspflichtige hinterlegt oder existiert ggf. eine Dublette des Unterhaltspflichtigen? In beiden Fällen muss der gleiche Unterhaltspflichtige hinterlegt sein.
2) Ist der gleiche Klient in beiden Vorgängen hinterlegt oder existiert hier ggf. eine Dublette des Klienten (es kann z.B. durch Migration zur Dublette gekommen sein).
3) Ist die Programmfunktion "UVG, Rückzahlungssoll nach §7 verwalten" im UVG Vorgang vorhanden?
 

Ausgangssituation

Es wurde eine Buchung in Höhe von bspw. 123,00 € getätigt. Auszahlung erfolgte an Staatsoberkasse. 
Im Nachhinein stellt sich heraus, dass diese Buchung fehlerhaft war.
Der eingezahlte Betrag hätte für einen anderen Empfänger in einem anderen Fall der Beistandschaft gebucht werden müssen.
Der gebuchte Betrag wird nun von der Staatsoberkasse zurückgefordert und an den korrekten Empfänger im entsprechenden Fall ausbezahlt.

Wie ist nun am besten vorzugehen?

Lösung

Am einfachsten ist es, wenn das Geld jetzt nicht mehr durch alle System (also auch OK.JUS) läuft, sondern nur über die Kasse. D. h. der Beistand ändert zuerst in der Korrekturbuchung den Empfänger ab, sprich STOK auf 0 und Mutter auf x Euro, dann wird der Betrag nicht nochmal in OK.JUS gebucht, sondern an der Kasse direkt an die Mutter weitergeleitet.

Ausgangssituation

In der Bestandsaktion "Übersicht Einzahlungsaufteilung Beistandschaft" ist das Datumsfeld "Ab Einzahlungsdatum" 10 vor dem Tagesdatum vorbelegt. Gibt es eine Einstellungsmöglichkeit, standardmäßig das Tagesdatum anzuzeigen?

Lösung

Das Feld "Ab Einzahlungsdatum" in der  Bestandsaktion "Übersicht Einzahlungsaufteilung Beistandschaft" ist standardmäßig mit dem Datum "Tagesdatum Minus 10 Tage" vorbelegt und muss händisch durch Eingabe des Tagesdatums (auch durch Eingabe +0 oder -0 im Datumsfeld) oder durch Klick über das Symbol (s. Markierung Screenshot) individuell angepasst werden.

Ausgangsfrage

Ist es möglich, aus dem Beurkundungsverzeichnis einen beliebigen Eintrag zu löschen? Falls ja, was muss dabei beachtet werden?

Lösung

Ja, es ist möglich, einen beliebigen Eintrag aus dem Beurkundungsverzeichnis zu löschen. Sie sollten aber beachten, wenn die Urkundenregisternummer wieder verwendet werden soll, dass hier vor der Erstellung eines neuen Eintrags, der die Nummer des gelöschten Eintrags belegen soll, Änderungen am Zähler hinsichtlich der Urkundenregisternummer vorgenommen werden müssen.

Beispiel 1:
Der Zähler für die Urkundenregisternummer steht auf 5, im Beurkundungsregister wird aber der Eintrag mit der Nummer 3 gelöscht und die Nummer 3 soll wieder belegt werden.

Setzen Sie nach dem Löschen des Eintrags mit der Nummer 3 den Zähler für die Urkundenregisternummer im Eingabefeld letzter verwendeter Wert auf 2.
Erstellen Sie dann den neuen Urkundenregistereintrag. Dieser wird dann mit der Nummer 3 erstellt.
Setzen Sie im Anschluss den Zähler für die Urkundenregisternummer im Eingabefeld letzter verwendeter Wert wieder auf 5.
Der nächste Eintrag ins Beurkundungsverzeichnis erfolgt dann wieder fortlaufend mit der Nummer 6.

Beispiel 2:

Wenn der letzte Eintrag im Beurkundungsverzeichnis gelöscht wird, muss in der Administrationsfunktion Zähler die Urkundenregisternummer im Eingabefeld letzter verwendeter Wert um 1 zurückgesetzt werden. Beispiel: Es existieren 5 Einträge im Beurkundungsverzeichnis. Es wird der letzte Eintrag mit der Urkundenregisternummer 5 gelöscht. Dann muss der Zähler im Eingabefeld letzter verwendeter Wert auf 4 zurückgestellt werden.

Ausgangssituation

Beim Starten des Kernprozesses Beurkundung wird ein Serverfehler angezeigt, der Prozess lässt sich nicht starten.

Analyse

Prüfen Sie, ob in der Administrationsfunktion Staatenverzeichnis die Staatsangehörigkeit als Pflichtfeld definiert ist. Ist dann im Eingabefeld Staaten (bspw. Int. Rotes Kreuz o.ä.) das Feld Staatsangehörigkeit nicht befüllt, entsteht der Serverfehler. 

Tipp: Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Im Staatenverzeichnis die Staatsangehörigkeit bei den Staaten ergänzen, bei denen diese noch nicht angegeben ist. Bei Staaten wie UNO oder Flüchtling können Sie bspw. die Staatsangehörigkeit mit ohne Angabe oder keine befüllen. Zudem auch das Kürzel befüllen, falls auch dies als Pflichtfeld definiert ist.
2. Unter weitere Funktionen das Verzeichnis neu laden, danach kann der Prozess Beurkundung gestartet werden.

Ausgangssituation

Sie möchten einen Buchungshinweis zu einem Unterhaltspflichtigen hinterlegen.

Lösung

In der Aktivität "Unterhaltsverpflichtung verwalten" gibt es die Möglichkeit, unter dem Punkt Buchungsdaten einen Buchungshinweis zu hinterlegen. Dieser dient als Information für die Buchungskraft, die den Buchungshinweis bei der Einzahlungsaufteilung angezeigt bekommt.

Ausgangsituation

Es wurde für eine Vormundschaft einen Kernprozess "Beistandschaft" angelegt und ihn umbenannt, da für den Kernprozess "Vormundschaft" keine Buchungsoption besteht.

Die eingehenden Zahlungen wurden über die Aktivität „Einzahlungsaufteilung Amtsvormundschaft“ gebucht.

Wie kann man diese Buchungen korrigieren? Über die Programmfunktion "Einzahlung aufteilen – Korrekturbuchung", müssen auch unterhaltsrelevante Empfängerdaten und eine laufende Unterhaltsverpflichtung vorhanden sein. Es wird aber keine Rückstandsberechnung benötigt.  

Welche Möglichkeit gibt es?

Lösung

1. Wenn Sie noch keinen Buchungslauf nach der Einzahlungsaufteilung durchgeführt haben, können Sie den Buchungssatz in den Bestandsaktionen „Übersicht Einzahlungsaufteilung Amtsvormundschaft“ suchen, erneut bearbeiten und entweder anpassen oder löschen.

2. Wenn der Buchungslauf bereits durchgeführt wurde und kassenwirksam geworden ist und „nur“ intern auf andere Monate umgebucht werden soll, müssten Sie -falls nicht vorhanden- eine Aktivität mit der Programmfunktion „AV, Einzahlung aufteilen – Korrekturbuchung“ in den Vorgang einfügen. Damit kann der bebuchte Monat geändert werden.

Ausgangslage

Der Parameter Bildung Einnahme-Soll Beistandschaft ist auf Einzahlungen gesetzt. Es sollte nun auch möglich sein, für diese Parametereinstellung bei den Empfängerdaten in der Beistandschaft eine Buchungssperre zu setzen. Dies funktioniert jedoch nicht: In den Empfängerdaten wurde die Checkbox "Buchungssperre" bei aktuellem Soll und bei Rückstand gesetzt. Bei der Einzahlungsaufteilung wird der Betrag aber trotz Buchungssperre auf das laufende Soll gebucht und nicht auf das Verwahrgeld. Muss hier administrativ noch etwas eingerichtet werden?

Lösung

Es müssen in OK.JUS keine weiteren administrativen Einstellungen getätigt werden. Sie müssen nur die Empfängerdaten auf Buchungssperre setzen (aktuelles Soll und/oder Rückstand).
Wenn Sie die Buchungslaufsperre setzen, werden Sie bei der Einzahlungsaufteilung darauf hingewiesen, dass eine Buchungssperre gesetzt ist und die Einzahlung nicht zur Auszahlung führt. 

Wird der Einzahlungsbetrag nur auf gesperrte Sätze verteilt, erhalten Sie beim Speichern einen Hinweis, dass die Aufteilung nicht zu einer Auszahlung führt und die Einzahlungsaufteilung bleibt beim nächsten Buchungslauf unberücksichtigt und landet in der Hinweisliste mit dem Vermerk, dass eine Buchungssperre existiert (dies ist in diesem Fall auch in der Aktivität Sollstellung anzeigen und neu bilden ersichtlich, in der Spalte Buchungslaufsperre "ja" (bei BS Auszahlung und BS Einnahme!)

Das heißt, diese Einzahlungsaufteilung verbleibt unter den offenen Aufteilungen. 

Die richtige Vorgehensweise ist, den Betrag, der auf den gesperrten Empfänger aufgeteilt wird, bei der Einzahlungsaufteilung bereits komplett auf das Verwahrgeld zu buchen. Dann sehen Sie in der Aktivität Sollstellung anzeigen und neu bilden keine Buchungslaufsperre bei BS Einnahme, da alles auf Verwahr gebucht wurde und es entsteht keine BS Auszahlungs-Sollstellung.

Ausgangssituation

Der Unterhaltspflichtige ist immer automatisch als Einzahler erfasst, jedoch in der Aktivität "Einzahlerdaten erfassen" nicht sichtbar. 

Lösung

Der Unterhaltspflichtige muss hier nur dann als Einzahler in der Aktivität erfasst werden, wenn es nicht unterhaltsrelevante Zahlungen gibt. Wenn es Einzahlungen über einen Arbeitgeber gibt (Lohn- und Gehaltspfändung), kann dieser hier separat angelegt werden.

Ausgangssituation

Im Buchungslauf in der Beistandschaft fallen Ihnen Differenzen zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen auf. 

Lösung

Sofern Ihnen beim Buchungslauf in der Beistandschaft Differenzen zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen auffallen, kann es sein, dass Sie bei der Einzahlungsaufteilung einen Teil einer Überzahlung dem Verwahrgeld zugewiesen haben.

Prüfen Sie den Sachverhalt, indem Sie in den Bestandsfunktionen "Verwahrgelder verwalten" aufrufen und ohne Einschränkungen die Suche ausführen. Sollten Sie hier Treffer angezeigt bekommen, obwohl Sie für gewöhnlich nicht die Verwahrgeld-Funktion in OK.JUS nutzen, ist eine Anpassung der Einzahlungen über die Bestandsfunktion "Übersicht Einzahlungsaufteilung Beistandschaft" nötig.

Sehen Sie hierzu auch den FAQ Artikel "Einzahlungsaufteilung in der Beistandschaft korrigieren". Im Feld Verwahrgeld muss nach der Verteilung der Einzahlung 0,00 € stehen (ggf. durch Überbuchung des aktuellen/nächsten Monats oder der Rückstände), damit die oben beschriebene Konstellation nicht entsteht.

Ausgangssituation

Sie möchten eine Einzahlungsaufteilung vornehmen und dafür einzelne Vorgänge suchen. 

Anleitung

In der Bestandsfunktion Einzahlungsaufteilung Beistandschaft können Vorgänge über verschiedene Filter gefunden werden.

Wenn es sich um einen aus OK.JUG migrierten Vorgang handelt, können Sie im Suchfeld "Vorgangsnummer" auch die bisherige OK.JUG Fallnummer angeben, um Ihren Vorgang zu finden und eine Einzahlungsaufteilung vornehmen zu können.

Ausgangssituation

Sie möchten die Einzahlungsaufteilung in der Beistandschaft korrigieren.

Lösung

Sofern die Einzahlungsaufteilung noch nicht durch einen Tagesabschluss verarbeitet wurde, kann diese noch kassenwirksam angepasst werden.

Die Korrektur ist entweder über die Bestandsfunktion Übersicht Einzahlungsaufteilung Beistandschaft oder im jeweiligen Vorgang in der Aktivität mit der Programmfunktion "BS, Einzahung aufteilen - Nur Offene" möglich.

Ausgangssituation

Sie möchten alle eigenen Vorgänge für einen ausgewählten Monat durchsuchen, in dem bei den Klienten ein Altersstufenwechsel ansteht (6, 12 und 18 Jahre). Diese sollen in einer Liste angezeigt werden.

Lösung

Im Screenshot sehen Sie, wie Sie z.B. alle Klienten, die im Januar vom Altersstufenwechsel von 6 auf 7 betroffen sind, finden. Zu diesem Ergebnis können Sie Ihre Liste erstellen. Gehen Sie bei den Altersstufenwechsel für 12 und 18jährige genauso vor.

Ausgangssituation

In einem Fall erhalten Sie bei der Dokumentenerstellung die Fehlermeldung: 

Beim Serveraufruf ist ein Fehler aufgetreten.

Cannot invoke "de.akdb.ok.jus.util.betrag.Betrag.divideMitAbrunden(java.math.BigDecimal)" because the return value of "de.akdb.ok.jus.hilfegewaehrung.persistence.buchhaltung.avbs.AvbsEmpfaengerdatenEintragEntity.getGesamtbetrag()" is null

In anderen Fällen funktioniert die Erstellung dieses Dokuments fehlerfrei.

Lösung

Vermutlich liegt es daran, dass hier (s. Screenshot) kein Betrag eingetragen ist. Hierbei handelt es sich aber um ein Pflichtfeld, welches gefüllt sein muss. Diese Problematik kommt bei migrierten Vorgängen vor.  

Nachdem Sie das Feld gefüllt haben, sollte die Dokumentenerstellung wieder funktionieren.

Ergänzender Hinweis

Evtl. konnten früher zu dem Fall schon Dokumente erstellt werden, ohne dass der Fehler auftrat. 

Lösung

Ggf. sind in den anderen Anschreiben keine Platzhalter für den "Gesamtbetrag" aus den Empfängerdaten vorhanden, sodass hier auch kein Inhalt erwartet wurde, oder der Empfänger war ein Anderer.

Ausgangssituation

Aus einem Beurkundungsvorgang soll über die Aktivität Sorgeerklärung erstellen mit dem Button Übernehmen der automatische Eintrag ins Sorgeregister vollzogen werden. Dies funktioniert aber nicht, da die Funktion In Sorgeregister übernehmen nicht aktiv ist. Wie kann diese Funktion aktiviert werden?

Prüfung/Lösung

Bei der Funktion Übernehmen sind die beiden Auswahlmöglichkeiten In Sorgeregister übernehmen und In Beurkundungsverzeichnis übernehmen nur dann aktiv, wenn diese in der Administrationsfunktion Arten der Urkunde für die jeweilige Urkunde aktiviert wurden.
D.h. für die entsprechenden Sorgeerklärungen oder Urkunden, die aus dem Beurkundungsvorgang mit dem Button Übernehmen in das Sorgeregister oder Beurkundungsverzeichnis eingetragen werden sollen, müssen in der Administrationsfunktion Arten der Urkunde die Checkboxen Übernahme in Sorgeregister und/oder Übernahme in Beurkundungsverzeichnis aktiviert werden, dann sind auch die Funktionen im Beurkundungsvorgang aktiv. 

Ausgangslage

Im Prüflauf zur Auszahlung Beistandschaft fehlt die Auszahlung an einen Klienten. Die Fälligkeit wurde geprüft, die Sollstellung ist nicht gesperrt. Weshalb fehlt dieser Betrag im Prüflauf?

Lösung   

Prüfen Sie in der Hinweisliste, ob es zu dem Empfänger einen Eintrag gibt, der auf eine inaktive Bankverbindung verweist.

Prüfen Sie dann, ob beim Empfänger in der Personenverwaltung die Bankverbindung geändert wurde und die Bankverbindung auch im entsprechenden Vorgang der Beistandschaft in allen Zeiträumen des Empfängers aktualisiert worden ist.

Falls nicht, führen Sie die Aktualisierung in allen Zeiträumen des Empfängers durch, dann können auch diese Sollstellungen verarbeitet werden. 

Gegebenenfalls ist die Änderung auch noch nicht genehmigt worden, so dass die Auszahlung nicht erfolgen kann.

Ausgangssituation:

Nach der Migration erscheint beim Ermitteln der Daten folgende Fehlermeldung:

"Fehler beim Retrieve auf JUGAFFD - ERROR=-2, MNEM=<UIOSERR_OCC_NOT_FOUND>, DESCRIPTION=Occurrence not found, COMPONENT=JUGCXJUS_FD, PROCNAME=L_LESEN, TRIGGER=OPER, LINE=4, PROCLINE=retrieve/e PSENTNAME"

Information:

In OK.JUG ist der Fall nur rudimentär angelegt. -> Es fehlen spezifische AV/BS-Daten in OK.JUG.

Lösung:

Bitte prüfen bzw. ergänzen Sie bei der angegebenen/bei der entsprechenden Fallnummer die fehlenden Daten und exportieren Sie die Fälle neu. Ggf. können Sie auch nur die Personen migrieren und den Fall direkt in OK.JUS neu eingeben.

Ausgangsfrage

Ist es möglich, dass nach der Migration der Beurkundung von OK.JUG auf OK.JUS die Urkundenregisternummer bei der ersten Urkunde in OK.JUS fortlaufend weitergeführt wird?

Lösung

Ja, das ist möglich. Sie müssen dann den Zähler Urkundenregisternummer auf die letzte verwendete  Urkundenregisternummer aus OK.JUG einstellen. Dann wird das Beurkundungsverzeichnis hinsichtlich der Urkundenregisternummer fortlaufend weitergeführt. 

Ausgangssituation: 

WICHTIGE Anmerkung:

In der Datenmigration werden keine Zu-und Abgangsdaten migriert, d.h. es fehlen Angaben zum Zeitraum, Fallart, Zugangsgrund, Abgangsgrund

Information aus Enterprise Architect:

Im Bereich AVBS werden die Zu- und Abgangsdaten (JUGAFZU) nicht betrachtet, da die Fallart bzw. Hilfeart in OK.JUS nicht ausschlaggebend ist. 

Aktueller HINWEIS -> Die Falldatenmigration erfolgt aktuell nur für den Prozess Beistandschaft.

Ausgangssituation:

Nach der Datenmigration werden im Bereich AVBS keine Empfängerdaten mehr angezeigt.

Information:

In der OK.JUG Maske: JUGVAF ZE  (Bearbeiten -> Empfänger -> Unterhalt) fehlt ein Eintrag zum Empfänger.

Lösung:

Bitte legen Sie in OK.JUG die Empfängerdaten an und migrieren Sie den Fall/Vorgang erneut.

Ausgangsfrage

Wie können Putativväter in die Personenverwaltung übernommen werden?

Lösung

In der Aktivität "Vaterschaftsfeststellung außergerichtlich dokumentieren" können beliebig viele Putativväter erfasst werden. Diese werden NICHT in der Personendatenbank von OK.JUS erfasst (Suche Hilfeanlass und Personen).

Damit man diese nicht erneut erfassen muss, falls es zu einer gerichtlichen Vaterschaftsfeststellung kommt, kann man in der Aktivität "Vaterschaftsfeststellung gerichtlich dokumentieren" auf die Schaltfläche "Putativväter übernehmen" klicken und bekommt alle eingegebenen Personen zur Auswahl. Es müssen nicht alle übernommen werden, man kann die Putativväter einzeln auswählen, die im gerichtlichen Verfahren noch relevant sind.

Ausgangssituation

Beim Buchungslauf der Beistandschaft waren die SEPA-Auszahlungen alle erfolgreich.

Die Sachkontenmeldung JUSSK ist gescheitert (Kassenintegration).

Analyse

Die Banküberweisung (SEPA) wurde wiederholt um dadurch vermeintlich die Kassenintegration zu "heilen".

Lösung / Hinweis / Tipp: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der entsprechende Buchungslauf muss wiederholt werden. Bei der Wiederholung darf aber nur die Wiederholfunktion für die Kassenschnittstellen-Datei angeklickt werden und ggfs. für die Kassenanordnung, wenn sie gebraucht wird.

Ausgangsfrage

Wie wirkt sich die Eingabe einer unterhaltspflichtigen Person aus?

Lösung

Wenn in der Aktivität " Unterhaltspflichtige Person festlegen" der Elternteil eingetragen wurde, wird im Hintergrund automatisch die Eltern-Kind Beziehung in der Personenanlage hergestellt.

Wo wird die Anrechnung von UVG Zahlungen in der Fachabteilung Beistandschaft hinterlegt?

Die Anrechnung in der Fachabteilung Beistandschaft von UVG (Unterhaltsvorschussgesetz) kann auf folgende Weisen hinterlegt werden:

Anpassung des Unterhalts :

• Über die Funktion "Unterhalt anpassen" in OK.JUS kann die Anpassung der Unterhaltszahlungen durchgeführt werden.
• Dies ist insbesondere relevant, wenn ein Teil der Zahlungen direkt an die Beistandschaft und ein anderer Teil auf das Rückstandskonto (RS) des Schuldners bei UVG gezahlt wird.

ODER

Erfassung der Empfängerdaten :

• Alternativ kann die Fachabteilung Beistandschaft die relevanten Angaben über die Funktion "Empfängerdaten erfassen" eingeben.
• In dieser Eingabemaske können detailreiche Informationen und spezifische Daten zur Anrechnung hinterlegt werden.

Achtung nicht bei beiden Programmfunktionen eingeben das löst einen Fehler aus. 

Die Sachbearbeiter der Fachabteilung Beistandschaft müssten hier einheitlich arbeiten und nur in einem Bereich die Eingaben hinterlegen.

Ausgangssituation

In OK.JUS wurde versehentlich ein Vorgang zur Inobhutnahme angelegt. Dieser soll nun wieder gelöscht werden.

Lösung 

Über die Bestandsaktion „Vorgang löschen“ kann der Vorgang gelöscht werden. Wird der Klient in keinem weiteren Vorgang geführt, ist es an dieser Stelle auch möglich, den betroffenen Klienten aus der Personenverwaltung zu löschen. Dies ist unter der Bestandsaktion "Vorgang löschen" im Abschnitt "Löschoptionen" mit Aktivierung der Checkbox "Personen löschen" möglich.
Allgemeiner Hinweis:
Es ist immer ein Grund für die Löschung eines Vorgangs notwendig sowie die Auswahl, wie die Löschung erfolgen soll (Löschprotokoll etc.)

Die Administration der Hilfearten wird in der folgenden Admin-Funktion durchgeführt:

ADMINISTRATION – KONFIGURATION – ÜBERGREIFENDE KONFIGURATION – ORGANISATION, PROZESSE UND AKTIVITÄTEN – HILFEART ADMINISTRIEREN

Zum Anlegen einer neuen Hilfeart klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Hilfeart hinzufügen.

Es erscheint eine Abfrage, bei der Sie einen Verfahrensbereich auswählen müssen. Die möglichen Werte sind:
 ASD, WIJU, PKD, JGH, KWG, ADOPTION
 AV/BS
 BuT
 GRUSI/HLU, ASYL, HBL/EGH
 UVG

Die Auswahl des Verfahrensbereichs hat ggf. Auswirkungen auf den Umfang der Bearbeitungsmaske.

Folgende Kriterien können Sie zur Spezifizierung der Hilfeart eingeben/bearbeiten:

Hilfeart – Bezeichnung der Hilfeart
Kürzel – Eindeutiges Kennzeichen der Hilfeart
Verfahrensbereich –  Anzeige des gewählten Verfahrensbereichs
Hilfeart bei Volljährigkeit –  Angabe der Hilfeart, die bei Volljährigkeit gilt, derzeit ohne weitere Auswirkung in der Vorgangsbearbeitung
Unterbringungsart –  Angabe der Unterbringungsart folgende Werte sind möglich: ambulant, stationär, teilstationär
Zust. Prüfung Pflicht –  Angabe, ob bei Anlage eines Leistungspakets in der Sachbearbeitung die Verknüpfung einer Zuständigkeitsprüfung Pflicht sein soll oder nicht.
Hilfeplanung Pflicht –  Angabe, ob diese Hilfeart nur in Verbindung mit einer verabschiedeten Hilfeplanung in ein Leistungspaket eingebunden werden soll.
Bez. Dokumenterstellung –  Hier kann eine weitere Bezeichnung der Hilfeart eingegeben werden, welche neben der tatsächlichen Bezeichnung der Hilfeart zusätzlich in der Dokumenterstellung zur Verfügung steht.
Befristungsart –  Die Angabe dient der Befristung der Hilfeart
Wenn Sie die Art offen bis auf weiteres wählen, können Sie kein Befristungsende eingeben.
Sie können entscheiden, ob sie die Befristung bezogen auf eine Erstbewilligung oder bezogen auf den aktuellen Bewilligungszeitraum festlegen wollen.
Befristungsende –  Die Angabe dient der Befristung der Hilfeart und ist in einem nachfolgenden Abschnitt genauer beschrieben.
Verlängerung der Befristung –  Hier können Sie gezielt für eine Hilfeart eine Verlängerung der Befristung im Vorgangskontext zulassen. D. h. ein Bis-Datum im Leistungspaket-Zeitraum oder Hilfeplan-Zeitraum kann durch eine Fachkraft nach Rückfrage über das errechnete Befristungsende hinaus gesetzt werden.

Für alle Hilfearten, welche im Rahmen der Hilfe zur Erziehung (HzE)- und vorläufige Schutzmaßnahmen (VSM) - Statistiken ausgewertet werden sollen (§§ 27 ff SGB VIII), müssen die passenden statistischen Merkmale vorhanden sein. 

Hier können Sie folgende Inhalte definieren:
Erzieherische Hilfe –  Angabe, ob die Hilfeart eine Erzieherische Hilfe ist.
Statistikblatt –  Angabe des zu verwendenden Statistikblatts.
LDS-Hilfeart –  Die offiziellen Hilfearten vom Landesamt für Statistik. Das Dropdown wird abhängig vom gewählten Statistikblatt gefüllt. Hier wählen Sie aus, welche offizielle Hilfeart hinter der anzulegenden Hilfeart steht, damit sie vom statistischen Landesamt korrekt zugeordnet werden kann.
Automatische Anlage –  Hier legen Sie fest, ob je Leistungspaket ein separater Statistikbogen angelegt werden soll, oder gegebenenfalls mehrere Leistungspakete in einen Bogen zusammengefasst werden sollen. Kumuliert wird dann, wenn für mehrere Leistungspakete mit dieser Hilfeart sowohl das Statistikblatt, die LDS-Hilfeart, die Klient/innen und das Kennzeichen familienorientierte Hilfe übereinstimmen, als auch zwischen deren Zeiträume keine Lücken bestehen. Andernfalls werden wenn kumulieren ausgewählt ist, getrennte Statistikbögen angelegt.
Anlegende Organisationsbereich –  Wählen Sie aus der Duallistbox die Organisationsbereiche aus, bei denen das Statistikblatt automatisch erstellt werden soll. Falls Sie keine Auswahl treffen, werden die Statistikblätter durch jeden Organisationsbereich erstellt.

ACHTUNG:
Bitte beachten Sie: Der Wert bei Automatische Anlage sollte im laufenden Betrieb nicht mehr verändert werden. Besteht die Notwendigkeit, eine Hilfeart entsprechend anzupassen, so sollte die neue Hilfeart separat angelegt werden und künftig dann für Neuanlagen von hilfeartrelevanten Daten verwendet werden.
Ändern Sie das Merkmal im laufenden Betrieb, wird dies beim Bearbeiten von Leistungspaketen und den dazugehörigen Statistikbögen Auswirkungen haben.
Beispiel: Drei Leistungspakete, welche in ihrer gleichen Hilfeart ursprünglich das Merkmal kumuliert gesetzt hatten und sich sozusagen einen Statistikbogen geteilt haben, erhalten nach Änderung und nach Bearbeitung und erneuter Speicherung eines der betroffenen Leistungspakete eine entsprechende Aufteilung der Bögen, so dass insgesamt 3 Bögen statt nur einem bestehen werden. Im umgekehrten Fall werden auch Statistikbögen gelöscht und auf einen gemeinsamen Bogen reduziert. Dies sollte v. a. bei bereits verarbeiteten Bögen vermieden werden. Zudem muss nach Reduzierung auf einen Bogen auch der Inhalt des Bogens kontrolliert und ggf. korrigiert werden, da bestimmte Angaben ggf. beim Zusammenfassen verloren gehen können.

Um die Daten zum Kennzahlensystem/Vergleichsring zu füllen, können Sie die folgenden Angaben vornehmen:

Art – Art des Kennzahlensystems/Vergleichsrings, z. B. JUBB
Rechtsgrundlage – Angabe der Rechtsgrundlage, z. B. SGB 8
Hilfeart/Paragraf –  Angabe der Hilfeart / des Paragrafen, z. B. § 11 Jugendarbeit
Organisationsbereich –  Wählen Sie aus der Duallistbox die Organisationsbereiche aus, bei denen das Statistikblatt automatisch erstellt werden soll. Falls Sie keine Auswahl treffen, werden die Statistikblätter durch jeden Organisationsbereich erstellt.

Für den Bereich Bildung und Teilhabe können Sie die folgenden statistischen Merkmale definieren:

BuT Statistik –  Geben Sie hier an, ob es sich um eine für die BuT statistikrelevante Hilfeart handelt.
Statistikblatt –  Falls Sie im vorhergehenden Feld den Wert Ja ausgewählt haben, können Sie hier das Statistikblatt angeben, das sie mit der Hilfeart verknüpfen möchten. Es stehen Ihnen die folgenden Auswahloptionen zur Verfügung:
 Empfänger von Leistungen für Bildung und Teilhabe nach dem 3. Kapitel SGB XII
 Empfänger von Leistungen für Bildung und Teilhabe nach dem Asylbewerberleistungsgesetz
 Leistungen zum Arbeitslosengeld SGB II BuT XSozial Meldung

Ausgangssituation 

Sie möchten Wirkungskreise hinzufügen oder pflegen. 

Schritt-für-Schritt-Anleitung 

Die Wirkungskreise können in der Administration gepflegt werden:

1. Wählen Sie in der Administration -> Konfiguration -> Übergreifende Konfiguration -> Personenverwaltung -> Wirkungskreise 
2. Wählen Sie neuen Eintrag hinzufügen oder wählen Sie den gewünschten Wirkungskreis aus und klicken auf bearbeiten.

Ausgangssituation

Sie möchten konfigurieren, ob und wer bei eintretenden Ereignissen informiert wird.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Im Bereich Administration > Konfiguration > Übergreifende Konfiguration > Ereignisse kann hinterlegt werden, ob und wer bei eintretenden Ereignissen in OK.JUS informiert wird.

Die Ereignisse selbst sind in OK.JUS vorgegeben. Über den Button "Neues Ereignis hinzufügen" kann ein Ereignis ausgewählt werden, für welches noch keine Konfiguration hinterlegt wurde.

Nur für Ereignisse im Kontext Schutzauftrag bei Gefährdungsmeldungen (§ 8a SGB VIII):
Wird der Haken bei "Zusätzlicher E-Mail Versand" gesetzt, wird bei Eintreten des Ereignisses zusätzliche zur Nachricht in OK.JUS eine E-Mail versendet. Eine Mehrfachauswahl kann bei "Zu informieren ist" gewählt werden. 

Unter "Weitere E-Mail Empfänger" können E-Mail Adressen von Personen ausgewählt werden, die nicht als Benutzer in OK.JUS angelegt sind, sondern in der Administration zusätzlich erfasst wurden.

Abgrenzung zu Eskalationen bei Gefährdungsmeldungen (§ 8a SGB VIII):
Ereignisse berichten über Eingetretenes, Eskalationen über nicht erfolgte nächste Schritte.

Ausgangssituation

Kann man in den Vorgangsgrunddaten die „Sondersituation“ administrieren (laut Handbuch ist dort nur „Ukraineflüchtling“ möglich). 

Lösung

Dies ist nur für „Ukraineflüchtling“ möglich und nicht administrierbar.

Ausgangssituation

Sie möchten die Adresse einer Institution ändern. 

Hinweis

Bei einer Adressänderung von Institutionen ist zu prüfen, ob neben der Postanschrift auch eine Hausanschrift hinterlegt ist.

In der Übersicht wird immer nur die Hausanschrift angezeigt, auch greift die Suche immer auf die Hausanschrift zu. 

Ausgangssituation

Beim Import des Adressverzeichnisses wird folgende Fehlermeldung ausgegeben: „Ort: Kein Ort XY mit der AGS-Nummer Z gefunden.“

Information

Der AGS, welcher im Adressverzeichnis in der Zeile des entsprechenden Ortes/Eintrages hinterlegt ist, stimmt nicht mit dem AGS überein, die der Ort im Ortsverzeichnis hat. Teilweise ist es auch möglich, dass zu einem Ort zwei AGS angegeben werden. Grundsätzlich ist das ein Fehler im Adressverzeichnis.

Lösung

Er lässt sich wie folgt beheben:

• AGS im Adressverzeichnis in den betreffenden Zeilen anpassen
• AGS des Ortes in OK.JUS abändern
• ​​​betreffenden Datensätze einfach nicht importieren.

Ausgangssituation

Sie bereiten die Aktenaussonderung von Vorgängen in OK.JUS als auch der dazugehörigen eAkten in KomXwork vor.

Die Auswertung von eAkten soll über das Verfahren laufen, z. B. Eingabe der Aufbewahrungsfrist im Verfahren und die Weitergabe an die eAkte (über die Schnittstelle).

Die Vorgänge sollen nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus dem Verfahren gelöscht werden und somit auch die dazugehörige eAkte aus KomXwork.

Dazu benötigen Sie Infos, was ist hier bereits möglich bzw. vorgesehen?

Lösung

• Aufbewahrungsfristen können in OK.JUS für Kernprozesse bereits definiert werden (Admin-Funktion Archivierungs- und Löschungsregeln)
• Diese können dann Kernprozessen hinzugefügt werden (an der Admin-Funktion Kernprozesse, ganz unten)
• Beim Beenden von Vorgängen nach diesen Kernprozessen errechnet OK.JUS dann daraus die Aufbewahrungsfristen
• Hierbei kann diese Frist auch an komXwork übergeben werden (siehe hierzu die Releasenotes der 2.85.0 im Kapitel „1.1.2.5 Elektronische Akte – Übergabe des Löschdatums als Jahr jetzt möglich“)
• (für bereits beendete Vorgänge kann mittels der Bestandsaktion „Anwendung der Archivierungs- und Löschungsregel“ die Datumswerte für diese Vorgänge berechnet und automatisch gesetzt werden, ein Übertrag der Fristen nach komXwork findet hierbei allerdings nicht statt)
• Mittels den Bestandsfunktionen „Archivierung Vorgänge“ und „Löschung archivierter Vorgänge“ können die Vorgänge zuerst archiviert und dann gelöscht werden, sobald die entsprechenden Fristen erreicht sind (in einer manuellen Massenaktion)
• Die Löschaktion wird allerdings nicht an die Schnittstelle zu komXwork übergeben. Diese müssen dann manuell in komXwork gelöscht werden (sollte aber durch die Übergabe des Löschjahres mit entsprechenden Filtern einfach möglich sein)

Ausgangssituation

Sie möchten den Pfad sehen, der zu einer Eingabemaske geführt hat. Besonders nützlich ist diese Funktion z.B. im Rahmen der Administration von OK.JUS. Ein Klick auf den Vorgangsnamen löst z.B. eine Aktualisierung aller Einstellungen inkl. Dokumenterstellungsanbindung des gesamten Vorgangs aus.

Anleitung

Um den Pfad zu sehen, der zu dieser Eingabemaske führt, kann unter Administration > Benutzereinstellungen > Benutzerspezifische Einstellungen in der Bearbeitungsmaske der Haken für die Breadcrumbs gesetzt werden. Nach Aktivierung der Breadcrumbs wird innerhalb eines Menüpunkts der Pfad als Überschrift angezeigt, um zu sehen, wo im System man sich aktuell befindet und wie man dort hingelangt ist. Über diesen Pfad kann per Klick auf die einzelnen Menüpunkte wieder in einen anderen Bereich zurückgesprungen werden. Außerdem wird per Klick auf den Pfad des Menüpunkts die angezeigte Seite (bzw. der gesamte Vorgang) aktualisiert.

Ausgangssituation

Einer Ihrer Organisationsbereiche, z. B.  "Jugendgerichtshilfe" soll in "Jugendhilfe im Strafverfahren" umbenannt werden.
Hat dies Auswirkungen auf die Funktionalitäten in OK.JUS?

Lösung

Die Änderung des Namens hat keine Auswirkung auf die Funktionalitäten. 

Bei den Namenskürzeln kommt es darauf an, ob Sie die Kürzel im Filter der eAkte abfragen. Dann sollten Sie das Namenskürzel nicht ändern.
Wenn in der Archivanbindung bei der eAkte-Konfiguration kein Parameter mit dem Namen "komxwork.filter.[X]" und dem Wert "SW", "ORG_BEREICH_EAKTE_KURZTEXT" oder "ORG_BEREICH_PFAD" vorhanden ist, können Sie auch das Namenskürzel ändern. 

Eine weitere Möglichkeit wo das Kürzel eine Rolle spielen könnte, ist in der Vorlagenverwaltung. Wenn dort in einer Vorlage ein Skript auf Basis des Kürzels des Organisationsbereichs etwas ausgeben soll, muss das Skript entsprechend angepasst werden. 

Ausgangssituation

Sie möchten wissen, welche User im Verfahren angemeldet sind?

Lösung

Eine Auflistung der im Verfahren angemeldeten User finden Sie unter ADMINISTRATION - LIZENZVERWALTUNG - VERWALTUNG LIZENZSCHLÜSSEL 

Ausgangssituation

Sie möchten die von der AKDB ausgelieferten Kernprozesse an die Begebenheiten in Ihrem Amt anpassen. 

Hinweis

Die AKDB liefert einige Kernprozesse aus. Diese orientieren sich z.B. an den Kernprozessbeschreibung des Bayerisches Landesjugendamtes für den Bereich der Jugendämter. 

Lösung

In OK.JUS können diese Kernprozesse über die Kernprozessdefinition an die Begebenheiten des jeweiligen Amtes angepasst werden. Ebenso können neue Kernprozesse erstellt werden. Je mehr Anpassungen erforderlich sind, desto höher ist der zeitliche und personelle Aufwand hierfür und muss entsprechend berücksichtigt werden (Investition in reibungslose Sachbearbeitung der nächsten Jahre/Jahrzehnte).

Kernprozesse bestehen in OK.JUS aus Teilprozessen und diese wiederum aus Aktivitäten. 
Hinter den Aktivitäten verbergen sich Programmfunktionen (sozusagen der Inhalt bzw. die Funktionalität einer Aktivität). 

Und Programmfunktionen können fest vorgegeben oder (teilweise oder vollständig) individualisierbar sein. 

Beispiele für Individualisierbarkeit: Während bei "Aktivität dokumentieren" aus mehreren, jedoch vordefinierten Eingabe- und Pflichtfeldern eine gewünschte Programmfunktion erstellt werden kann, kann ein "Formularbaukasten" durch eine Vielzahlt von Eingabefeldern sehr frei gestaltet werden. Bei anderen Programmfunktionen wie z.B. im KWG-Bereich können im Rahmen der Aktivitäts-Administration Vorgeben angepasst werden (z.B. Umfang der Vor-Ort-Abklärung).

Ausgangssituation

Bei einem Benutzer werden in der Übersicht der angelegten Personen nicht mehr alle Reiter angezeigt, z. B. fehlt der Reiter "(7) Migrationsdaten". Der Benutzer kann außerdem keine Hilfeanlässe mehr sehen, bei denen er nicht selbst Sachbearbeiter ist, aber beispielsweise in Vertretung tätig werden müsste. Die Einstellungen des Benutzers in der Benutzerverwaltung sind identisch zu den Benutzern derselben Gruppe. Was ist zu tun?

Lösung

Es muss geprüft werden, ob der Benutzer den entsprechenden Organisationsbereichen zugeordnet ist und welche Rechte diesem zugeordnet sind. Dies kann über Administration – Konfiguration – Übergreifende Konfiguration – Organisation, Prozesse und Aktivitäten – Organisationsbereiche geprüft werden. Dort findet man alle angelegten Organisationsbereiche. In den einzelnen Organisationsbereichen kann zudem zu bestimmten Reitern ausgewählt werden, ob diese in der Personenanlage sichtbar sein sollen oder nicht.

Ausgangssituation

Vorgänge, die beendet sind, sollen nach einer bestimmten Zeit archiviert werden. Wie kann das in OK.JUS administriert werden?

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Gehen Sie dazu zunächst in die Administrationsfunktion Archivierungs- und Löschungsregeln. Dort hinterlegen Sie zunächst Titel, Kürzel und Zeitraum, für den eine Archivierungs- und Löschungsregel gültig sein soll.
Geben Sie an, ob es sich um den Kontext Beurkundungsakte, Hilfeanlass oder Projekt handelt und befüllen Sie die 
weiteren Felder der Archivierungsregel.
Diese Regel legt dann fest, nach welchem Zeitraum (ab einem definierten Startzeitpunkt) ein Vorgang aus dem gewählten Kontext archiviert werden kann.

Die so erzeugte Archivierungs- und Löschungsregel steht dann in der Administrationsfunktion Kernprozesse für den jeweils gültigen Bereich (Hilfeanlass, Beurkundung oder Projekt) über das DropDown-Feld Archivierungs- und Löschungsregeln zur Auswahl.

Wählen Sie dort die für diesen Kernprozess passende Archivierungs- und Löschungsregel aus. Diese kann dann in den einzelnen Vorgängen zu diesem Kernprozess verwendet werden. Die Archivierung wird im Vorgang dann in der Programmfunktion Vorgang beenden, über den Bereich Archivierung und Löschung aktiviert. Sie können dabei die hinterlegte Archivierungsregel anwenden und bei Bedarf auch ein abweichendes Archivierungsdatum eingeben, falls dies für einen einzelnen Vorgang nötig sein sollte. 

Gehen Sie dann in die Bestandsaktion "Anwendung der Archivierungs- und Löschregeln" und führen Sie dort einen Aktualisierungslauf durch, damit die Vorgänge mit den hinterlegten Archivierungs- und Löschregeln erfasst werden. 
Nach Ablauf des ermittelten Archivierungsdatums kann der Vorgang über die Bestandsaktion Archivierung Vorgänge über die dortige Suchfunktion gesucht und archiviert werden.

Ausgangssituation

Dem Genehmiger werden zu genehmigende Einträge nicht angezeigt bzw. wird der Genehmigungsantrag des Sachbearbeiters nicht bearbeitet. Was ist zu tun?

Prüfung/Lösung

Sofern eine Genehmigungspflicht in OK.JUS konfiguriert ist, müssen den Fachkräften Genehmiger zugeteilt werden. Alternativ können Sachbearbeiter ihre eigenen offenen Genehmigungen genehmigen, wenn es in der Administration entsprechend eingestellt ist. Sollten beide Einstellungen nicht vorhanden sein, können offene Genehmigungen nicht genehmigt werden, da diese in der Bestandsaktion nicht zugewiesen werden können.

1. In der Administration muss der Punkt SACHBEARBEITER/INNEN geöffnet werden.
2. Im letzten Abschnitt "Genehmigungspflicht" kann jedem Sachbearbeiter das Recht "eigene offene Genehmigungen genehmigen" hinzugefügt oder ein Genehmiger zugewiesen werden.
3. Nach dem Speichern lassen sich die offenen Genehmigungen unter den Bestandsaktionen einsehen und bearbeiten.

Im Kundenportal finden Sie ein Video mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung der Genehmigungspflicht in OK.JUS.

Ausgangssituation

Beim Export einer Formularmaske werden nicht alle Fälle ausgegeben, wenn Sie mit einem begrenzten Zeitraum filtern. Warum?

Lösung

Das Datum, das beim Export herangezogen wird, filtert die Vorgänge anhand des Erstellungsdatum des Eintrags. Das bedeutet, dass alle Vorgänge gefunden werden, bei denen in der Formularmaske ein neuer Eintrag in diesem Zeitraum erstellt wurde. Der Filter geht nicht irgendein in der Formularmaske eingebautes Datumsfeld. Es kann auch Formularmasken ohne irgendein Datumsfeld geben, diese könnten dann gar nicht exportiert werden. 

In der Tabelle kann man sich das "Erstellt am" einblenden lassen (siehe Screenshot). Das ist das ausschlaggebende Datum für den Zeitraumfilter in der Export-Funktion.

Ausgangssituation

Das Bankenverzeichnis muss regelmäßig aktualisiert werden. Die Bundesbank stellt das Verzeichnis im txt-Format im Downloadbereich unter Serviceangebot zur Verfügung. Jedoch können im Fall von bestimmten Aktionen wie das Auflösen einer Bank nach Bankenfusionen, diese NICHT in OK.JUS über diesen Import abgebildet werden. Neue Banken sind in den Institutionen zu finden.
 

Lösung

Wenn Klienten ihre neue Bankverbindung mitteilen, wird diese in der Personenverwaltung eingetragen und mit aktiv/Standard gekennzeichnet.
Die alte Bankverbindung wird auf inaktiv gesetzt. Im Zusammenspiel mit dem Finanzverfahren sollte die Änderung ebenfalls mitgeteilt werden (teilweise werden dort mehrere aktive Bankverbindungen geführt, was im Fall der Bankenfusion nicht sinnvoll ist).

Ausgangssituation

Das Bankverzeichnis muss regelmäßig aktualisiert werden. Die Bundesbank stellt das Verzeichnis im txt-Format  im Downloadbereich unter Serviceangebot zur Verfügung.

Lösung

Der Import im OK.JUS geschieht über Administration --> Importe --> Bankenverzeichnis importieren.

Wird das Bankenverzeichnis in OK.JUS importiert, werden neue Banken hinzugefügt.

Hinweis

Andere Aktionen wie das Auflösen einer Bank oder Bankenfusionen können in OK.JUS NICHT über diesen Import abgebildet werden.
Sie müssen manuell eingepflegt werden!

Ausgangssituation

Sie möchten die Beendigungsarten für Teilprozesse hinterlegen oder ändern. 

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Unter Administration > Konfiguration > Übergreifende Konfiguration > Organisation, Prozesse und Aktivitäten > Kernprozessdefinitionen und Personalbemessung können Beendigungsarten hinterlegt werden. Hier kann in der Bearbeitung der Kernprozessdefinition in der Konfiguration der Teilprozesse unter "Beendigungsart" eingestellt werden, wie sich die Beendigung des Teilprozesses zur Beendigung des Vorgangs verhält. Grundsätzlich sind folgende Einstellungen möglich:

• Automatisch: Der Teilprozess wird automatisch beendet, wenn auch der Vorgang beendet wird.
• Manuell: Der Vorgang kann nicht beendet werden, solange der Teilprozess nicht beendet wurde. Sobald "Vorgang beenden" ausgewählt wird, erscheint ein entsprechender Hinweis, dass der Teilprozess noch beendet werden muss.
• Nicht notwendig: Kann hinterlegt werden, wenn ein Teilprozess nicht beendet werden muss (z.B. wenn beim Teilprozess keine Personalbemessungszeiten hinterlegt sind oder keine Auswertung erforderlich ist).

Grundsätzlich greift diese Einstellung nur, wenn mindestens 1 Aktivität im entsprechenden Teilprozess durch die Fachkraft bearbeitet wurde.

Hinweise

Sie können in einer Hilfeart die Befristungsart und das Befristungsende festlegen.
Diese Einstellungen haben Auswirkungen auf die Programmfunktionen Hilfeplanung anlegen und Leistungspakete verwalten. Je nach Auswahl wird das Bis-Datum berechnet und mit dem berechneten Wert vorbelegt.
Jeder Wechsel der Hilfeart hat Auswirkung auf die Neuberechnung des Bis-Datums, wenn bereits ein Von-Datum vergeben wurde. Sie erhalten eine Hinweismeldung, dass das Bis-Datum angepasst wird.
In der Bearbeitung der Hilfeart haben Sie die Möglichkeit, die Befristungsart und das Befristungsende festzulegen.

Es gibt folgende Befristungsarten:
> offen, bis auf weiteres
> bis zur Vollendung des X. Lebensjahres (jüngster Klient / Hilfeempfänger)
> X Monate nach Erstbewilligung

> X Monate nach Erstbewilligung, aber längsten bis zur Vollendung des X. Lebensjahres (jüngster Klient / Hilfeempfänger)
> X Monate pro Bewilligungszeitraum
> X Monate pro Bewilligungszeitraum, aber längsten bis zur Vollendung des X. Lebensjahres (jüngster Klient / Hilfeempfänger)

Für die Befristungsarten Monate nach Hilfebeginn gibt es jeweils die Option, die Anzahl der Monate pro Bewilligungszeitraum oder ab der Erstbewilligung festzulegen.
Im Feld Verlängerung der Befristung haben Sie die Möglichkeit festzulegen, dass die Fachkraft im Vorgangskontext ein berechnetes Bis-Datum nach Rückfrage auch überschreiten darf.

Es gibt folgende Möglichkeiten für das Befristungsende:
> Taggenau
> Monatsletzter
> Vormonatsletzter

Das Befristungsende können Sie nur dann auswählen, wenn Sie in der Befristungsart nicht offen, bis auf weiteres gewählt haben.
Wenn Sie bei der Befristungsart offen, bis auf weiteres gewählt haben, wird das Bis-Datum in den Programmfunktionen Hilfeplanung anlegen und Leistungspakete verwalten mit dem Datum 31.12.2099 vorbelegt.

Auswirkungen von Befristungsart und Befristungsende
Zur Berechnung des Datums Befristungsende wird bei mehreren Klienten der jüngste Klient / Hilfeempfänger ermittelt.

Ausgangssituation

Sie möchten in der Benutzerverwaltung einen User aktivieren / deaktivieren. Über "Konto" - "Bearbeiten" gibt es aber keine Möglichkeit den Status zu ändern. Wie kann ein Benutzer deaktiviert werden?

Lösung

Die Änderung wird nicht im Bereich "Konto" vorgenommen. Sie müssen im Bereich "Benutzer" auf "Bearbeiten" klicken. Nur hier haben Sie die Möglichkeit den Status zu ändern.

Ausgangssituation

Sie möchten einen Benutzer anlegen, der ausschließlich Zugriff auf die gesetzlichen Statistiken haben soll (Einsicht, keine Generierung der Daten). Mit welchen Rechten muss dieser angelegt werden?

Lösung

Mit dem Recht "StatistiklaufGesetzlicheStatistik.Lesen" kann die Bestandsaktion "Gesetzliche Statistiken" geöffnet und gelesen, sowie Echtläufe heruntergeladen werden, es können aber kein eigenen Läufe durchgeführt werden. 

Ein Benutzer braucht allerdings auch immer die Rollen "QKonUserRole" und entweder die "OK.JUS-Sachbearbeitung" bzw "OK.JUS-Benutzer", je nachdem was bei Ihnen vorhanden ist. Sonst kann OK.JUS nicht benutzt werden.

Ausgangssituation

Sie möchten einen Benutzer entsperren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Folgende Schritte müssen ausgeführt werden, um einen Benutzer zu entsperren:

1. Rufen Sie mit einem Admin Account das Fachverfahren auf.
2. Wählen Sie links unten SYSTEMEINSTELLUNG.
3. Wählen Sie BENUTZERVERWALTUNG - AUTHENTIFIZIERUNG - BENUTZER.
4. Geben Sie den Benutzernamen ein und starten die Suche.
5. Markieren Sie den Benutzer und wählen Sie Bearbeiten.
6. Wählen Sie die Registerkarte 2 Konto.
7. Entfernen Sie den Haken bei Konto gesperrt und wählen Sie Speichern.

Hinweis:
In der neuen QBEN-Weboberfläche (ohne Zusatz "klassisch") ist der Pfad Benutzerverwaltung - Benutzer - markieren Sie den betroffenen Benutzers (ggf. nach einer Suche) und klicken Sie auf Weitere Aktionen - ent/sperren.

Ausgangssituation

Die Benutzer-Information, die zB bei einer erkannten Verrechnungssituationen als Hinweis erschienen ist, wurde mit Klick auf „nicht mehr anzeigen“ geschlossen. Diese Benutzer-Information erscheint nun nicht mehr. Wie kann dies wieder rückgängig gemacht werden, sodass sie wieder angezeigt wird?

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Gehen Sie dazu in die Administrationsfunktion Benutzerspezifische Einstellungen. Dort klicken Sie auf Dialogeinstellungen zurücksetzen. Dann wird Ihnen alle Benutzer-Informationen wieder angezeigt.

Ausgangssituation

Bei dem PopUp "Benutzer-Information" wird versehentlich der Haken bei „Diesen Dialog nicht mehr anzeigen“ gesetzt und der Dialog geschlossen. Nun tauchen die Dialogfenster bei diesem User nicht mehr auf.

Lösung

Man öffnet die Administrationsfunktion "Benutzerspezifische Einstellungen". Dort klickt man auf "Dialogeinstellungen zurücksetzen". Dann wird die Benutzer-Information wieder angezeigt.

Ausgangsfrage

Ist es möglich, eine Benutzerkennung z.B. nach einer Namensänderung des Benutzers zu ändern?

Antwort

Nein. Die Benutzerkennung ist nicht mehr änderbar, der Name kann aber im entsprechenden Feld in der Benutzerverwaltung angepasst werden.

Ausgangssituation

Sie möchten, bspw. für mehrere Rechnungsprüfer, einen lesenden Zugang zu allen Modulen erstellen. Die einzelnen Bereiche haben alle Schreibrechte. Gibt es eine Möglichkeit, eine globale Gruppe zu errichten, die nur Leserechte hat? Müssen alle Rollen dupliziert werden und alles auf lesen umgestellt werden?

Lösung

Es ist in OK.JUS möglich eine globale Gruppe mit ausschließlich Leserechten über die Benutzerverwaltung und das Rollen-/Rechtesystem zu erstellen.

Die Empfehlung ist Rollen einer Gruppe zuzuordnen statt direkt einzelnen Benutzern, um den Administrationsaufwand zu reduzieren.

Ein Benutzer kann mehreren Gruppen angehören, aber höhere Rechte überschreiben niedrigere. Daher sollte man sicherstellen, dass keine andere zugewiesene Rolle Schreibrechte einräumt.

Um eine einheitliche, abteilungsübergreifende Leseberechtigung zu schaffen, muss eine eigene Rolle erstellt werden, in der alle benötigten Rechte ausschließlich auf „Lesen“ gesetzt sind. Diese Rolle kann anschließend allen betroffenen Benutzern oder Gruppen zugewiesen werden.

Die bestehenden fachspezifischen Rollen mit Schreibrechten können nicht automatisch auf Leserechte reduziert werden; sie müssten entweder dupliziert und angepasst oder separat ergänzt werden.

Innerhalb dieser neuen Rolle müssen alle relevanten Funktionsschutzobjekte/Datenschutzobjekte einzeln aufgenommen und jeweils mit dem Recht „Lesen“ versehen werden, statt „Schreiben“ oder „Ausführen“.

Ohne diese separate Rolle würde ein Benutzer durch Zuweisung von schreibberechtigten Rollen automatisch mehr Rechte erhalten, als gewünscht.

Ausgangssituation

Ein Sachbearbeiter soll für einen Organisationsbereich nur über ausgewählte Rechte verfügen. Dafür wurde eine eigene Rolle in der Systemeinstellung Benutzerverwaltung angelegt. Der Sachbearbeiter wurde dieser Rolle als Benutzer hinzugefügt und der Rolle die ausgewählten Rechte zugeordnet. Nun kann sich der Sachbearbeiter nicht mehr in OK.JUS anmelden. 

Lösung

Damit sich der Sachbearbeiter weiter in OK.JUS anmelden kann, muss zu der Rolle eine Gruppe erstellt werden, der diese  Rolle zugeordnet wird. Dieser Gruppe müssen folgende weitere Rollen hinzugefügt werden, damit eine Anmeldung an OK.JUS überhaupt möglich ist: 

QKonUserRole
Der Benutzer benötigt diese Rolle, damit der Anwendungsrahmen startet.

OK.JUS-Benutzer
Der Benutzer benötigt diese Rolle, damit er als Sachbearbeiter nach OK.JUS importiert wird.

und ggbf.
QDESUser
QDVSUser
Der Benutzer kann damit Vorlagen verwenden und Dokumente auf Basis von Vorlagen erstellen.

Aktualisieren Sie im Anschluss die Sachbearbeiter in der Administrationsfunktion SachbearbeiterInnen. Danach sollte eine Anmeldung an OK.JUS wieder möglich sein.

Ausgangssituation

Sie möchten eine Änderung in den Kernprozessen vornehmen und diese auch in laufenden Vorgängen übernehmen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Änderungen in Kernprozessen werden nur für zukünftige Vorgänge übernommen, bereits bestehende sind davon nicht berührt und bleiben so bestehen, wie sie bei Anlage administriert wurden. Um Änderungen am Kernprozess auch in bestehende Vorgänge zu übernehmen, müssen diese separat bearbeitet werden. Unter Administration > Konfiguration > Übergreifende Konfiguration > Organisation, Prozesse und Aktivitäten > Kernprozessdefinitionen und Personalbemessung kann der entsprechende zu bearbeitende Kernprozess markiert und anschließend über den Button Bestehende Vorgängebearbeiten auch für bestehende Vorgänge übernommen werden. Dabei gibt es generell die drei folgenden Bearbeitungsmöglichkeiten:

•  Aktivität einfügen
• Teilprozess einfügen
• Aktivität verschieben

n der Bearbeitungsmaske kann dann wiederum ausgewählt werden, ob die Änderung angewendet werden soll auf

• alle laufenden Vorgänge = in allen laufenden Vorgängen wird die Änderung übernommen
• nur auf Vorgang mit Vorgangsnummer = nur in dem Vorgang, dessen Vorgangsnummer eingegeben wurde, wird die Änderung übernommen (die entsprechende Vorgangsnummer kann über Suche Hilfeanlass und Person herausgesucht werden)

Neben den entsprechenden Eingaben muss auch eine Begründung hinterlegt werden, warum der Vorgang nachträglich bearbeitet wurde. Über Änderung anwenden kann die Einstellung gespeichert und somit für bestehende Vorgänge übernommen werden.

OK.JUS ist grundsätzlich bereits webbasiert, aktuell (Q1/2025) erfolgt der Start jedoch über einen ausgelieferten Desktop Launcher. In 2025 ist geplant, das Startverhalten auf openwebstart umzustellen, so dass der Launcher in der aktuellen Form nicht mehr benötigt wird und ein Start über einen URL-Aufruf aus dem Browser heraus erfolgen wird.

„Browser-Anwendung“ oder „Cloud-Anwendung“  

• Eine reine browserbasierte Version gibt es aktuell nicht. Dies ist auch mit Blick auf die angebundene Drittkomponenten (z.B. Nachbearbeitung von Dokumenten im Verfahren, angebundene Berechnungsblätter mit Datenübernahme) so ohne weiteres nicht möglich.
• OK.JUS kann auch aus der Cloud / dem Rechenzentrum bezogen werden, so dass es nicht mehr vor Ort betrieben werden muss. Hier reduzieren sich die Einsatzvoraussetzungen auf die des Clients, da in diesem Fall der Serverbetrieb nicht mehr vor Ort erfolgt.

Ausgangsfrage

Wie werden in OK.JUS Buchungsstellen mit Unterkonten hinterlegt?

Lösung

Um Buchungsstellen mit Unterkonten zu hinterlegen, muss für jedes Unterkonto eine eigene Buchungsstelle sowie eine eigene Buchungsstellenkontoart hinterlegt werden, in welchen jeweils das Feld "Unterkonto" mit der Nummer des entsprechenden Unterkontos gefüllt wird.

Beispiel: Es soll die Buchungsstelle 1234.5678 mit jeweils den Unterkonten 001, 002 und 003 hinterlegt werden. Dafür müssen dann zunächst drei Buchungsstellen 1234.5678.001, 1234.5678.002 und 1234.5678.003 angelegt werden. Anschließen müssen ebenfalls drei Buchungsstellenkontoarten 5678.001, 5678.002 und 5678.003 angelegt werden.

Ausgangssituation

Für eine Organisationseinheit wurde ein Projekt in OK.JUS angelegt. Nun kann diese Organisationseinheit den Button "Suche Projekte" nicht sehen. Welche Rechte benötigen die Sachbearbeiter des Organisationsbereiches, um diese Schaltfläche zu sehen?

Lösung

Um Button und das Widget "Suche Projekt" zu sehen, benötigt man das Recht Projekt.Suche.Ausfuehren.  
Weitere benötigte Rechte sind - je nachdem, welche Befugnisse damit verbunden sein sollen: Projekt.lesen, Projekt.schreiben und, wenn durch die Fachkräfte auch neue Vorgänge zu bestimmten Projekten angelegt werden dürfen, Projekt.Vorgang.anlegen.Ausfuehren.
 

Ausgangssituation

Sie erhalten beim Datenimport einer Personen2-Datei folgende Fehlermeldung (der Zeitraum ist nur beispielhaft, die Fehlermeldung kann sich auch auf den Vater beziehen) "Die Person mit der FachID <JUGFALL90795> wohnt bei der Mutter, es konnte jedoch für den Zeitraum 23.11.1990 - 16.03.2008 keine eindeutige Mutter bestimmt werden." 

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1) Überprüfen Sie im Protokoll der dazugehörigen Personen1-Datei, ob das Elternteil eventuell hier als fehlerhaft abgewiesen wurde. Korrigieren Sie ggf. den Fehler und importieren Sie die Personen1 und anschließend die Personen2 neu. 

2) Falls 1) nicht zu einer Lösung geführt hat, überprüfen Sie unter Suche Hilfeanlass und Person, ob die Person bereits in OK.JUS vorhanden ist. 

3) Wenn ja, überprüfen Sie das Geschlecht der Person. Wenn dieses als "unbekannt" angelegt ist, kann kein Bezug zu den Personen2 hergestellt werden, da das Kind ja bei einer Person mit einem konkreten Geschlecht "Mutter" oder "Vater" liegt. 

4) Ändern Sie die Angabe Geschlecht beim Elternteil und importieren Sie anschließend die Personen2 neu. 

Um  die verschiedenen Rechte in OK.JUS zu verstehen, muss man sich zunächst mit der Autorisierung über Rollen/Gruppen und mit Organisationsbereichen in OK.JUS auseinandersetzen.

Ein Benutzer in OK.JUS kann einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden - Gruppen haben eine oder mehrere Rollen - Und eine Rolle besteht aus einem oder mehreren Rechten. 

Warum aber macht man das so kompliziert? - Der Grund ist, dass die Rechtevergabe so übersichtlicher und einfacher zu administrieren ist. 

Angenommen, ein neuer Mitarbeiter fängt an.

Dieser soll in OK.JUS auf alle notwendigen Funktionalitäten zugreifen können. Ohne Rollen müsste der Administrator diesem neuen Mitarbeiter alle benötigten Rechte einzeln zuweisen. 

Mit einer vordefinierten Rolle, welche bereits alle erforderlichen Rechte enthält, kann man dem neuen Nutzer in OK.JUS unter Systemeinstellungen > Benutzerverwaltung > Autorisierung > Rollen einfach mit einem Klick alle Rechte zuweisen. 

Um das Ganze noch feingranularer gestalten zu können, gibt es die Gruppen.

Der neue Kollege kann z. B. zunächst einer Gruppe "Sachbearbeiter_Einarbeitung" zugeordnet sein. In dieser Gruppe ist, neben anderen Rollen (Rolle 1, Rolle 2, Rolle 3) die Rolle "OK.JUS-Sachbearbeitung.LesenRecht" enthalten. Nach einer Einarbeitungszeit wird er mit nur einem Klick (Systemeinstellungen > Benutzerverwaltung > Authentifizierung > Gruppen) der Gruppe "Sachbearbeiter" zugeordnet. Diese Gruppe enthält genau wie die Gruppe "Sachbearbeiter_Einarbeitung" die Rolle1, Rolle 2 und Rolle 3, aber anstatt der Rolle "OK.JUS-Sachbearbeitung.LesenRecht" die Rolle "OK.JUS-Sachbearbeitung.SchreibenRecht". Das bedeutet, der neue Mitarbeiter darf nach seiner Einarbeitungszeit in Vorgängen nicht nur lesen, sondern jetzt auch schreiben (also Vorgänge bearbeiten).

Ziel ist also, Benutzer möglichst schnell und einfach zu administrieren. Außerdem sollten Änderungen möglichst einfach und wenig anfällig gegenüber Fehlern sein. 

Was man in OK.JUS tun oder eben nicht tun kann (Systemberechtigungen), hängt davon ab, welchen Gruppen (und Rollen und damit Rechten) man zugeordnet ist. 

Welche (Sicht-/Bearbeitungs-)Rechte man aber auf Personendaten und Hilfeanlassvorgänge hat, regeln die Organisationsbereiche. 

Organisationsbereiche (Einstellbar unter Administration > Organisation, Prozesse und Aktivitäten > Organisationsbereiche) enthalten die jeweiligen Sachbearbeiter. 

Arbeitet der neue Kollege beispielsweise im Fachbereich Unterhaltsvorschuss, muss er bei Arbeitsstart neben der entsprechenden Gruppe vom Administrator auch dem Organisationsbereich (ggf. einem konkreten Team als Unterorganisationsbereich) Unterhaltsvorschuss zugewiesen werden.
Damit erhält er die entsprechenden Lese- oder Schreibrechte entsprechend seiner Organisationseinheit.

Zusätzlich wird hier auch (vom Administrator) eingestellt, welche anderen Organisationsbereiche welche Rechte auf die Hilfeanlassvorgänge des Bereiches haben.

Hier gibt es folgende Rechte. 

Kein Recht
Der Benutzer sieht/weiß nicht, dass ein Datensatz existiert.
Benutzer sieht den betreffenden Menüpunkt nicht.

Sehen
Der Benutzer sieht, dass ein Datensatz existiert – jedoch ist kein Inhalt ersichtlich.

Lesen
Benutzer sieht den Inhalt eines Datensatzes, kann jedoch nichts darin verändern, hinzufügen oder löschen.
Der betreffende Menüpunkt ist sichtbar, aber die Schaltflächen „Neuen Eintrag hinzufügen“ und „Bearbeiten“ können nicht geklickt werden.

Schreiben
Der Nutzer hat volle Zugriffsrechte auf einen Datensatz.
Der betreffende Menüpunkt ist sichtbar und es können Einträge hinzugefügt und bearbeitet werden.

Je nachdem, wie die Einstellung hier getätigt wird, könnte der neue Mitarbeiter ggf. auch Vorgänge aus dem Fachbereich Beistandschaft bearbeiten, die Vorgänge aus dem Bereich Wirtschaftliche Jugendhilfe nur lesen, aber nicht bearbeiten und Hilfeanlassvorgänge aus dem Bereich Kindeswohlgefährdung gar nicht sehen.

Diese wären also bei "Suche Hilfeanlass und Person" nicht sichtbar (kein Recht), nicht anklickbar (sehen), anklick- und einsehbar aber nicht bearbeitbar (lesend) oder anklick- und bearbeitbar für den Sachbearbeiter. 

Ausgangssituation

In der Personenverwaltung wurde ein Eintrag bei Dringender Hinweis hinterlegt. Es wurden jedoch nicht alle zuständigen Fachkräfte per Informationsversand über den Eintrag informiert. Der Hinweis ist auch nicht in allen Vorgängen ersichtlich. 
Welche Einstellungen sind nötig, damit alle Fachkräfte über den Eintrag bei Dringender Hinweis informiert werden und dieser auch in den entsprechenden Vorgängen erscheint?

Lösung

Der dringende Hinweis steht in Zusammenhang mit den Personen, die im Hilfeanlass selbst hinterlegt sind. 

Wurde die Person, bei der der Dringende Hinweis eingetragen wurde nicht im Hilfeanlass (als Klient oder antragstellende Person) hinterlegt, wird keine Information darüber versandt und im Vorgang nichts dazu angezeigt.

Ausgangssituation

Wenn bspw. für den Organisationsbereich Koki für eine Person eine Auskunftssperre hinterlegt ist und nun eine Person, die nicht der Organisationseinheit Koki angehört, eine Dublette dieser geschützten Person anlegt – bekommt der Anlegende dann den Hinweis, dass die Person bereits existiert oder nur die Koki?

Lösung

Der Anlegende des anderen Organisationsbereiches bekommt keinen Hinweis, er kann die Person anlegen. Jedoch bekommen die Kollegen, die dem Organisationsbereich zugeordnet sind, eine Information, dass die Person von einem anderen Organisationsbereich erneut angelegt wird:

Ausgangssituation

Die Aktenzeichen enthalten die Fallnummer aus OK.JUG, es soll aber in OK.JUS keine Dubletten (neue Vorgangsnummer) geben. Gibt es hier eine Lösung? 

Lösung

Ja. Die Vorgangsnummern in OK.JUS basieren auf einem einfach Zähler, der mit 1 beginnt und dann mit jedem neu angelegten Vorgang nach oben zählt. Es ist möglich, mit diesem Zähler an die höchste Fallnummer in OK.JUG (plus idealerweise noch etwas Puffer) anzuschließen, in dem man ihn direkt auf der OK.JUS Datenbank verändert. Sprechen Sie dafür mit dem OK.JUS Kundenservice/Ihrem Projektleiter. 

Ausgangsfrage

Im Bereich der Systemeinstellungen - Archivanbindung - Konfiguration wird Ihnen keine Konfiguration für die eAkten-Anbindung angezeigt. Wie wird die hier notwendige Konfiguration hergestellt?

Lösung Schritt für Schritt

1. Rollen sicherstellen :

   • Stellen Sie sicher, dass Sie über folgende Rollen in der Benutzerverwaltung verfügen: QDMSAdmin und QDMSUser .

2. Schritte zur Konfiguration :

   • Gehen Sie wie folgt vor:
     • Öffnen Sie die Administration in OK.JUS.
     • Suchen und öffnen Sie den Menüpunkt eAkte Konfiguration.
     • Klicken Sie auf den Button Bearbeiten 
     • Klicken Sie nun auf den Button QDMS Standardkonfiguration herstellen.
     • Die Konfiguration wird somit automatisch erzeugt und ist unter Systemeinstellungen - Archivanbindung - Konfiguration zu finden.

3. Überprüfung der Konfigurationsdatei :

   • Stellen Sie sicher, dass die Pfadangabe zur komX.Connector.exe korrekt ist. Überprüfen Sie hierzu die folgenden Felder in der erstellten Konfiguration und fragen ggf. um Unterstützung Ihrer internen IT-Abteilung.
     • erdok.kommando : C:\Program Files\digitalfabriX\komXwork\LivingData.komX.Connector.exe - Kommando für: erzeuge Dokument
     • loedok.kommando : C:\Program Files\digitalfabriX\komXwork\LivingData.komX.Connector.exe - Kommando für: lösche Dokument
     • nachdok.kommando : C:\Program Files\digitalfabriX\komXwork\LivingData.komX.Connector.exe - Kommando für: Nachbearbeiten des Dokuments
     • redok1.kommando : C:\Program Files\digitalfabriX\komXwork\LivingData.komX.Connector.exe - Kommando für: recherchiere Vorgänge
     • redok2.kommando : C:\Program Files\digitalfabriX\komXwork\LivingData.komX.Connector.exe - Kommando für: recherchiere Dokumente
     • scan.kommando : C:\Program Files\digitalfabriX\komXwork\LivingData.komX.Connector.exe - Kommando für: scanne und archiviere Dokument

Ausgangssituation 

Sie möchten das Eingabefeld "Aktenzeichen" als Pflichtfeld festlegen. 

Lösung

Das Eingabefeld "Aktenzeichen" in der Aktivität "Hilfeanlass-Vorgang Grunddaten bearbeiten" kann über die Administrationsfunktion KERNPROZESSE für jeden Kernprozess über eine Checkbox als Pflichtfeld aktiviert oder deaktiviert werden.

Aktenzeichenpflicht bedeutet, dass dann für Vorgänge auf der Basis dieses Kernprozesses immer ein Aktenzeichen angelegt und gespeichert werden muss. In der Regel werden die Aktenzeichen über die Bildungsregel automatisch gebildet. Eine manuelle Aktenzeichenvergabe ist aber ebenfalls möglich.

Ausgangssituation

Sie möchten eine Genehmigungspflicht für Sollstellungen einrichten und diese aktivieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

In der Administrationsfunktion "Parameter" wählt man den Parameter Genehmigungspflicht Sollstellungen aus.
Dort muss global oder pro Organisationsbereich oder für bestimmte Sachbearbeiter ein Wert für die Genehmigungspflicht gesetzt werden, damit die Sollstellungen generell oder stichprobenartig genehmigungspflichtig sind. 
(Prozentangabe 100 = alles wird genehmigungspflichtig, 80 = Stichprobenprüfung, d.h. 80 % werden genehmigungspflichtig).

Dieser Parameter alleine aktiviert aber noch nicht die Genehmigungspflicht an sich, sondern nur die verschiedenen Parameter die es bzgl. der Genehmigungspflicht der Sollstellungen gibt.   

Mit den folgenden Parametern können dann verschiedene Genehmigungspflichten konfiguriert werden, wenn der oben genannte Parameter Genehmigungspflicht Sollstellungen „aktiv“ ist:

Parameter Genehmigungspflicht bei Erstbewilligung
Parameter Genehmigungspflicht Änderung Betrag Sollstellung
Parameter Genehmigungspflicht bei Neuanlage/Änderung Zahlungsempfänger/in Sollstellung
Parameter Genehmigungspflicht Sollstellungen Zusatzprüfungen

Im Kundenportal finden Sie ein Video mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung der Genehmigungspflicht in OK.JUS.

Ausgangsfrage

Warum erhalten sowohl ASD als auch WJH Fachkräfte Prüflisten mit Fehlermeldungen zur Korrektur der Statistikblätter?

Problembeschreibung: Es werden Hinweislisten zur Kontrolle der Statistikblätter an alle Fachkräfte der Wirtschaftlichen Jugendhilfe (WJH) geschickt, obwohl diese keine Berechtigung zum Befüllen der Statistik haben und die Hinweislisten eigentlich nicht erhalten sollten. Die Fachkräfte des Sozialdienstes (ASD) haben hingegen Zugriff auf die Statistikdaten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Kontrollieren Sie anhand der Hinweislisten, ob alle Hilfearten betroffen sind oder das Problem nur bei bestimmten Hilfearten auftritt. Je nachdem erfolgt die weitere Konfiguration. Falls das Problem bei allen Hilfearten auftritt, müssen Sie bei jeder Hilfeart (die eine Konfiguration zur Statistik erfordert) den anlegenden Organisationsbereich ausfüllen.

2. Gehen Sie in die Administration von OK.JUS und öffnen Sie die Einstellungen der Hilfearten.

3. Öffnen Sie die betroffene Hilfeart, bei der die Fehlermeldungen auftreten.

4. In der Bearbeitungsmaske der Hilfeart navigieren Sie zum Bereich "Anlegende Organisationsbereiche".

5. Wählen Sie die für Ihre Organisation relevanten Organisationsbereiche aus.

6. Bestätigen Sie die Änderungen durch Klicken auf den Button "OK" oben rechts in der Bearbeitungsmaske.

Durch diese Konfiguration stellen Sie sicher, dass nur die Fachkräfte mit entsprechender Berechtigung die Hinweislisten zur Kontrolle der Statistikblätter erhalten, während die WJH-Fachkräfte diese nicht mehr unnötig erhalten.

Ausgangssituation

In einem Hilfeanlass werden versehentlich 2 Klienten hinterlegt. Für beide Klienten wird jeweils ein Vorgang im selben Hilfeanlass angelegt und Buchungen durchgeführt. Der Versuch einen dieser beiden Klienten wieder aus dem Hilfeanlass zu löschen scheitert, mit der Fehlermeldung, dass der Klient bereits einem Vorgang zugeordnet ist.
Wie können die Klienten/Vorgänge/Hilfeanlässe wieder getrennt werden?

Anleitung

Dies kann über die Bestandsaktion Vorgang verschieben durchgeführt werden. Für einen der beiden Klienten muss dazu ein eigener Hilfeanlass angelegt werden. Dann kann der betroffene Vorgang über die Bestandsaktion Vorgang verschieben in den neuen Hilfeanlass verschoben werden und der zum verschobenen Vorgang gehörige Klient aus dem alten Hilfeanlass entfernt werden. 

Ausgangssituation

Zur Analyse von bestimmten Fehlersituationen werden die ServerLogs benötigt. Im autonomen Betrieb müssen diese durch die IT vor Ort zur Verfügung gestellt werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die ServerLogs können wie folgt erzeugen werden:

1. Auf  dem Applikationsserver OK.JUS gibt es folgende Verzeichnisstruktur:

   <Laufwerk>:\akdbprg\<Name JBoss Server>\jboss\standalone\log

   z.B. D:\akdbprg\jbossjusnb-3\jboss\standalone\log
    

2. Den Log Ordner kopieren, zippen und an über das Ticket senden. In diesem Log Ordner sind alle verfügbaren Logs zu OK.JUS.

Ausgangssituation

Bei der Projekteinführung sollen neue Kernprozesse erstellt werden. Hierzu können die ausgelieferten Prozesse exportiert, der Namen geändert und wieder importiert werden.

In diesen neuen, importierten Prozessen können Sie dann die gewünschten Änderung vornehmen. Der ursprüngliche ausgelieferte Prozess steht Ihnen dennoch weiterhin zur Verfügung.

Lösung / Hinweis / Tipp: Schritt-für-Schritt-Anleitung

In der Administrationsfunktion Kernprozesse, kann man über die Weiteren Funktionen, einen ausgewählten Schlüssel (Kernprozess) exportieren. Damit können Sie alle Daten des Kernprozesses sowie die dahinterliegende Kernprozessdefinition und Personalbemessungsdaten exportieren.

Vor dem Import muss sichergestellt sein, dass der neue und der alte Kernprozess von OK.JUS unterschieden werden kann. Diese Unterscheidung wird über die FachID und den Namen des Kernprozesses getroffen.

Dazu sind zwei Vorgehensweisen möglich:

1. Export des Kernprozesses, danach Änderung des Namens und der FachID dieses Kernprozesses in OK.JUS (z.B. § 27_AKDB oder WJH_ALT).

2. Alternativ kann der exportierte Kernprozess im XML umbenannt werden → sollte hier ein Fehler passieren und z.B. eine spitze Klammer mit gelöscht werden, scheitert der Import.
Die exportierte XML kann man öffnen und bearbeiten. Zu ändern ist die FachID und der Wert (siehe Beispiel). Danach kann der Kernprozess wieder importiert und in OK.JUS komplett verändert werden, ohne den ursprünglich ausgelieferten Prozess zu verändern.

Beispiel für die notwendige Anpassung der Daten bei einem §§ 27 SGB VIII Prozess
<Daten>
<Schluessel>
<Kernprozess>
<FachId>KPS_§27ff_Neu</FachId>
<Wert>§§ 27ff SGB VIII - Hilfen zur Erziehung_Neu</Wert>
<Von>01.01.2021 00:00:00.000</Von>
<Bis>31.12.2099 23:59:00.000</Bis>
<ProzessDefinition>
<AenderungsZaehler>0</AenderungsZaehler>
<Frist>

Ausgangssituation

Ein User ist doppelt angelegt und Sie möchten das wieder ändern. 

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Gehen Sie in die SYSTEMEINSTELLUNGEN 
    
2. Wählen Sie BENUTZERVERWALTUNG - AUTHENTIFIZIERUNG - BENUTZER 
    
3. Wählen Sie den doppelten User und deaktivieren Sie ihn.
    
4. Nun aktualisieren Sie die User über ADMNINISTRATION - KONFIGURATION - ÜBERGREIFENDE KONFIGURATION - ORGANISATION, PROZESSE UND AKTIVITÄTEN - SACHBEARBEITER/INNEN mit dem Button Sachbearbeiter/innen aus der Benutzerverwaltung aktualisieren. 

Ausgangssituation

In der Personenverwaltung erscheint bei der Abfrage über die Personenauskunft eine Fehlermeldung. 

Lösung

Bei der nicht-landesweiten Suche über die Personenauskunft muss der AGS, der in der Suchmaske eingegeben wird, korrekt in der Administrationsfunktion Orts-, Postleitzahl- und Straßenverzeichnis hinterlegt sein, ansonsten kann die Anfrage nicht verarbeitet werden.

Bitte überprüfen Sie, ob der AGS korrekt ist.

Ausgangssituation

Bei der Administrationsfunktion Serverseitige Dateien verwalten erscheint, bei dem Versuch die Daten auf der Übersichtsseite zu laden, folgende Fehlermeldung: 

Es ist ein unbekannter Fehler aufgetreten.

In der Klasse de.akdb.ok.jus.commons.frontend.htmluebersicht.presenter.AbstractHtmlUebersichtFuerMehrereDatensaetzeAsynchronPresenter$DatenNachtraeglichLadenWorker ist ein unbekannter Fehler aufgetreten.

Es ist dann nicht mehr möglich, die serverseitig gespeicherten Dateien (Sepa-Datei o.ä.) zu öffnen und herunterzuladen.

Lösung

Es müssen seitens der IT serverseitig Dateien gelöscht werden, da das Laden der Seite aufgrund von Speicherproblemen in einen TimeOut läuft. Um dies generell zu vermeiden, sollten die Dateien unter der Administrationsfunktion Serverseitige Dateien verwalten regelmäßig archiviert und aus der Funktion gelöscht werden. Dies ist in der Administrationsfunktion selbst über den Button Löschen möglich. Die regelmäßige Löschung der serverseitig gespeicherten Dateien führt in dieser Administrationsfunktion auch zu einer verbesserten Performance.

Ausgangssituation

Sie möchten einen Vorgang löschen, jedoch erscheint eine Fehlermeldung, dass Sie keinen Zugriff besitzen.

Lösung

Üblicherweise geht das Löschen von Vorgängen in den Bestandsaktionen mit Administrationsrechten einher. Wenn Sie nun dennoch die oben genannte Fehlermeldung erhalten, liegt es daran, dass Sie in den Organisationsbereichen keine ausreichenden Zugriffsrechte auf den Organisationsbereiche haben, welchem dieser Vorgang zugeordnet ist.

Ausgangslage

Störung der Personenauskunft mit folgender Fehlermeldung:  „Es existiert kein gültiges OSCI XMeld format!“

Lösung

Die Fehlermeldung weist daraufhin, dass nicht das aktuellste OK.KOMM-Update bei Ihnen installiert ist (z.B. Version 6.3.0 - Stand Juli 2024).
Bei einer älteren Version werden die Anfragen direkt von OK.KOMM mit dem Fehler „Es existiert kein gültiges OSCI XMeld format!“ abgewiesen.

Hier hilft ein Update auf die aktuellste OK.KOMM-Version. 

Ausgangssituation

Beim Import eines aktuellen Bankverzeichnisses der Bundesbank (txt-Datei) erscheint folgende Fehlermeldung in der Bestandsaktion HINTERGRUNDAKTIONEN: 
Fehlerhaft beendet (Dieser Job ist in einen Fehlerfall gelaufen und musste vorzeitig beendet werden).

Lösung

Laden Sie sich die aktuelle Bankverzeichnis Datei von der Internetseite der Bundesbank als .zip Datei herunter. Entpacken Sie diese lokal auf Ihrem PC und laden Sie die entpackte txt-Datei dann über die Administrationsfunktion Bankverzeichnis-Import nach OK.JUS hoch. 

Ausgangssituation

Sie möchten eine Person löschen, allerdings kommt eine Fehlermeldung, dass die Löschung nicht möglich ist. 

mögliche Lösungen

Wenn beim Löschen einer Person eine Fehlermeldung kommt, bedeutet dies höchstwahrscheinlich, dass sie noch an einer anderen Stelle in Verwendung ist. In diesem Fall klicken Sie bitte auf die Details der Fehlermeldung. Dort sollte – neben technischen Inhalten – auch beschrieben stehen, in welchen anderen Datensätze diese Person Verwendung findet. Häufig handelt es sich dabei um Hilfeanlassvorgänge, aber auch andere Personen (Sorgerecht oder Adressen), Formularmasken oder Pflegestellen etc. sind möglich. Löschen Sie bitte zuerst diese Datensätze und versuchen Sie es anschließend erneut.

Falls die Verweise in der Fehlermeldung nicht aussagekräftig sind (es handelt sich meistens um Nummern, z.B. Vorgangsnummern), ist es notwendig, diese zu recherchieren.

Eine Hilfe bei dieser Recherche sind die erweiterte Vorgangssuche für Vorgangsnummer sowie - bei Verweise auf Personenbeziehen, häufig Eltern-Kind-Beziehungen - die Verweise auf Personen-IDs. Diese finden Sie in der erweiterten Personensuche unter dem Suchschema "Identifikationsnummer". Falls es Hinweise auf "Buchhaltung" gibt, können Sie die Person in der Bestandsaktion "Recherche Buchungskonto" suchen. 

In Übersichtstabellen von Aktivitäten kann über das Tabellensymbol auch die interne ID eingeblendet werden (z.B. von Leistungspaketen oä).

Sollte die Referenzierung trotzdem nicht auflösbar sein, wenden Sie sich bitte an den Kundenservice.

Ausgangssituation

Die Anlage einer FAD aus OK.JUS bricht mit einem Fehler ab.

Lösung

Wenn der Fehler sich auf die OK.KOMM Route bezieht und genauer auf den Benutzernamen, der in der Route hinterlegt ist, kann es folgenden Grund haben. 

Im Benutzername darf NICHT * eingetragen sein, sondern $TECHUSER$. 

Dies durch den technischen Kundenservice (ggf. mit Beteiligung OK.KOMM) prüfen und ggf. ändern lassen.

Ausgangsfrage

Warum liefert die Bestandsaktion Formularmasken Datenexport keine Werte für Verwaltungsprozesse bzw. für Formularmasken, die in den Verwaltungsprozessen von Institutionen eingebunden sind?

Lösung

Der Formularmasken Datenexport aus einer in einen Verwaltungsprozess eingebundenen Formularmaske funktioniert nicht. Der Datenexport ist derzeit nur aus den Hilfeanlässen heraus möglich.

Ausgangssituation

In OK.JUS finden sich immer wieder "Freie Felder", die amtsspezifisch administriert werden können. Wo können sie umbenannt oder ausgeblendet werden?

Lösung

Unter Administration - Konfiguration - Freie Felder können diese für die unterschiedlichen Bereiche umbenannt oder auch ausgeblendet werden. 

Hinweis: Es wird empfohlen, die "Freien Felder" auszublenden, wenn diese nicht benötigt werden, da diese sonst beliebig von den Sachbearbeitern befüllt werden könnten. Wird ein Feld später umbenannt zur konkreten Verwendung, sind die bisherigen Einträge dort weiterhin vorhanden und führen vermutlich zu Irritationen.

Ausgangssituation 

Sie möchten in OK.FIS vorhandene FAD nach OK.JUS übernehmen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Neuanlage einer FAD in OK.FIS und Übernahme von OK.FIS nach OK.JUS, wenn für die Person noch keine FAD in OK.FIS vorhanden ist

Die Umsetzung ist folgendermaßen:

An den Stellen in OK.JUS, in denen FAD Nummern eingeben werden können (z.B. Personenverwaltung, PF Institution Grunddaten bearbeiten, PF Pflegestelle Grunddaten bearbeiten) ist es unter den entsprechenden Umständen (passende Berechtigung, keine FAD vorhanden) möglich, eine Datenabfrage auf OK.FIS zu starten. Dadurch öffnet sich ein Fenster, in dem die Suchkriterien vorbelegt sind. 

1.           Validierungen bzgl. OK.KOMM-Route, Zeichensatz, Typ und Länge

2.           Erstellen einer xml-Struktur für die Schnittstelle Finanzdatenauskunft

3.           Übergabe der xml-Struktur per konfigurierter OK.KOMM-Route an OK.FIS

4.           Verarbeiten der Antwort-xml von OK.FIS. Ergebnis: Entweder Fehlermeldung oder Anzeige der von OK.FIS gelieferten FAD-Sätze im Modalen Dialog.

Ein Klick auf Übernehmen löst aus:

1.           Validierung auf vorhandene FAD-Nummer 

2.           Die markierte FAD-Nummer wird nach OK.JUS in die Ausgangsmaske in das Anzeige-Feld der FAD-Nummer übernommen.

3.           Der modale Dialog wird geschlossen und die Ausgangsmaske wird angezeigt.

Das tatsächliche Speichern der FAD-Nr. erfolgt erst durch Speichern der Ausgangsmaske.

Neuanlage

OK.JUS schickt FAD-Daten ohne FAD-Nummer an OK.FIS. OK.FIS integriert automatisch und liefert mit „OK“ auch die neu angelegte FAD-Nr. zurück. Diese FAD-Nr. wird in OK.JUS übernommen. Die Neuanlage ist jeweils aus dem modalen Dialog zur FAD-Auskunft heraus möglich. So ist sichergestellt, dass VOR einer Neuanlage zumindest versucht wurde, eine bereits vorhandene FAD-Nummer in OK.FIS zu suchen.

Anmerkung: Das funktioniert natürlich nur, wenn die jeweiligen Institutionen/Personen auch ähnlich angelegt und gepflegt sind, so dass sie in OK.FIS auch auffindbar sind. Ideal wäre eine einheitliche Regel, welche Daten vorhanden sein müssen.

Für die Neuanlage dient der Button Neuen FAD-Satz in OK.FIS anlegen. Der Klick auf den Button Neuen FAD-Satz in OK.FIS anlegen löst folgende Aktionen aus:

•             Validierung: Ist die Person/Institution bereits gespeichert?

•             Schließt modalen Dialog "FAD-Auskunft aus OK.FIS" und

•             öffnet modalen Dialog "FAD-Neuanlage in OK.FIS" mit Vorbelegungen

Klick auf Button FAD neu anlegen löst aus:

•             Validierungen zu OK.KOMM-Route, Pflichtfeldern, Zeichensatz, Typ und Länge, Staat

•             Rückfrage: Es wird zu den angegebenen Daten in OK.FIS ein FAD-Satz angelegt.

•             Erstellen der xml-Struktur für die Anfrage

•             Übergabe der xml-Struktur per konfigurierter OK.KOMM-Route (s.o.) an OK.FIS

•             Verarbeitung der Antwort-xml von OK.FIS

•             Validierung auf bereits vorhandene FAD-Nummer

•             Zurückgemeldete FAD-Nummer wird (sofort) gespeichert.
(Die ganze Person/ Institution wird gespeichert, daher erfolgt bei Aufruf der Neuanlage eine Rückfrage, falls die Person/Institution noch nicht gespeichert ist)

Das Ergebnis ist dann, dass die Person/Institution sowohl in OK.FIS als auch OK.JUS mit derselben FAD-Nummer existiert.

Hinweis
Es handelt sich um ein kostenpflichtiges Modul. Wenn die FAD-Auskunft oder Neuanlage nicht möglich ist, prüfen Sie bitte, ob Sie eine entsprechende Lizenzdatei haben. 

Ausgangssituation
Wie wird die Genehmigungspflicht für Hilfepläne eingerichtet?

Lösung
Ein Hilfeplan wird dann genehmigungspflichtig, wenn die Hilfeart genehmigungspflichtig ist und die angemeldete Fachkraft der Genehmigungspflicht unterliegt und die Phase der Hilfeplanung genehmigungspflichtig ist. Dies müssen Sie über folgende Parameter festlegen:

• Parameter "Genehmigungspflicht Hilfeplanung Hilfeart"

• Parameter "Genehmigungspflicht Hilfeplanung Fachkraft"

• Parameter "Genehmigungspflicht Hilfeplanung Phase"

​​​​​​​Bei den Sachbearbeitern, die betroffen sind, müssen Sie dann über die Administrationsfunktion "SachbearbeiterInnen" noch den Genehmiger hinterlegen (wie bei der Genehmigungspflicht "Sollstellungen").

Ein Hilfeplan der sich in der Genehmigung befindet erhält den Status „in Genehmigung“.

Analog zum Status „Verabschiedet“, kann eine Fachkraft den Hilfeplan sowie die zugeordneten Leistungen des Hilfeplans auch im Status „in Genehmigung“ nicht bearbeiten!

• Den Button „Status zurücksetzen“ kann man betätigen, wenn der Hilfeplan-Status „verabschiedet“ oder „in Genehmigung“ ist.
• Wird ein genehmigter Hilfeplan vom Status „Verabschiedet“ zu „in Bearbeitung“ zurückgesetzt, so wird für jedes Leistungspaket, dem der Hilfeplan zugeordnet ist, eine Information an die Fachkraft des jeweiligen Leistungspaketes gesendet werden.

Der zu genehmigende Hilfeplan kann über folgende Bestandsaktion genehmigt werden:

• Bestandsaktionen →Genehmigungen → Offene Hilfeplanungen

Ausgangssituation

Sie möchten neue Sozialräume anlegen und wissen, wann diese aktiv werden und ob bestehende Sozialräume verändert oder gelöscht werden können.  

Lösung

Erstellte Sozialräume wirken sich erst aus, wenn Sie in der Adminfunktion SOZIALRÄUME den markierten Button (s. Screenshot) Adresse zu Sozialraum-Zuordnungstabelle neu errechnen gedrückt haben.

Bereits bestehende Sozialräume können verändert oder gelöscht werden. Damit Änderungen aktiv werden, müssen Sie den Button drücken.  

Ausgangssituation

Wenn die Ansicht von OK.JUS zu klein oder zu groß dargestellt wird, kann man die Größe anpassen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

In den Systemeinstellungen --> Konfiguration --> Konfiguration anpassen kann man im zweiten Reiter Größe zwischen den verfügbaren Größen 75%, 100%, 125% und 150% wählen.

Sobald man auf "Übernehmen" geklickt hat, ist zwingend ein Neustart von OK.JUS erforderlich, damit die neue Größe übernommen wird.

Ausgangssituation

Wie wird ein Hilfeanlass archiviert, der mehrere Vorgänge beinhaltet? Was passiert, wenn alle Vorgänge zu dem Hilfeanlass beendet wurden und nach einiger Zeit wird ein neuer Vorgang für diesen Hilfeanlass benötigt?

Erklärung

Mit dem letzten Vorgang, den Sie aus einem Hilfeanlass archivieren, wird auch der Hilfeanlass selbst automatisch mit "archiviert". Benötigen Sie diesen Hilfeanlass später für einen neuen Vorgang erneut, können Sie die archivierten Vorgänge und den zugehörigen Hilfeanlass über die erweiterte Vorgangssuche wiederfinden, wenn Sie den Haken bei der Checkbox archiviert setzen.

Klicken Sie auf den entsprechenden Hilfeanlass in der Ergebnistabelle, dann öffnet sich dieser Hilfeanlass und Sie können darunter neue Vorgänge anlegen. Damit ist der Hilfeanlass wieder aktiv. 

Ausgangssituation

In einem Bereich besteht die Problematik, dass ein Hilfeanlass mit mehreren Vorgängen nicht mehr gefunden wird. Ein Sachbearbeiter kann den eigenen Vorgang nicht mehr finden. Er ist jedoch dem entsprechenden Organisationsbereichen zugeordnet. Auch alle anderen Sachbearbeiter des Bereiches haben festgestellt, dass sie den Hilfeanlass nicht mehr sehen können. 

Lösung

Wenn die Person von den betroffenen Sachbearbeitern in der Suche auch nicht gefunden wird, dann ist sehr wahrscheinlich eine Anonymisierung eingerichtet.

In der Personenverwaltung unter dem Reiter "Zugriffsschutz" kann man eine Person für bestimmte Organisationsbereiche und/oder bestimmte Fachkräfte "ausblenden". Nur zugriffsberechtigte Personen oder Organisationsbereiche können hieran Änderungen vornehmen! Deshalb ist es immer ratsam, ausreichend Personen oder besser einen Organisationsbereich zu berechtigen.

Alternativ kann es zu einer Fallübergabe gekommen sein, bei der nun ein neuer Organisationsbereich für den Vorgang zuständig ist.

Ausgangsfrage

Wie können in einem bereits bestehenden Vorgang weitere Antragsteller hinterlegt werden?

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Antragsteller des Vorgangs sind immer eine Teilmenge der Antragsteller des Hilfeanlasses. Ist der Vorgang bereits angelegt, können in den Hilfeanlass-Grunddaten weitere Antragsteller hinzugefügt werden. Sofern ein neuer Antragsteller verwendet werden soll, muss dieser zuerst im Hilfeanlass selbst als Antragsteller angelegt werden und kann danach über die Aktivität "Vorgangsgrunddaten bearbeiten" hinzugefügt werden.

Anlegen eines Antragstellers für den spezifischen Vorgang

1. "Hilfeanlass" - "Bearbeiten" - Reiter "Antragsteller" - "Antragsteller hinzufügen"
2. "Hilfeanlass" - "Neuen Vorgang anlegen" - "Übernehmen" - "Vorgangsgrunddaten bearbeiten" - "Bearbeiten"

Ausgangssituation

Sie haben einen Vorgang gelöscht und möchten auch die im Vorgang hinterlegte Person löschen.

Lösung

Wird ein Vorgang gelöscht, kann in den Löschoptionen angegeben werden, dass auch die im Vorgang hinterlegten Personen gelöscht werden. Solange Personen allerdings in anderen Vorgängen hinterlegt sind, werden sie nicht gelöscht, auch wenn dies in den Löschoptionen ausgewählt wurde. Eine Person kann nur dann mit gelöscht werden, wenn sie in keinem anderen Kontext mehr verwendet wird.
Während der Löschung des Vorgangs erscheint keine Fehlermeldung o.ä., die Person steht weiterhin zur Verwendung zur Verfügung,.

Ausgangssituation

Sie möchten eine Bankleitzahlendatei importieren, allerdings schlägt der Import fehl. 

Lösung

Es kann sein, dass in der heruntergeladenen txt-Datei Umlaute durch andere Zeichen dargestellt werden und die Datei somit fehlerhaft ist. In diesem Fall muss die Bankleitzahlendatei der Bundesbank erneut heruntergeladen und neu eingespielt werden.

Ausgangssituation

Sie möchten Zusatzinformationen oder Handlungsanweisungen zu bestimmten Aktivitäten oder Teilprozessen hinterlegen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Unter Administration > Organisation & Konfiguration > Übergreifende Konfiguration > Organisation, Prozesse und Aktivitäten > Aktivitäten können unter der gewünschten ausgewählten Aktivität jeweils unter "Zusatzinformation" weitere Informationen bzw. Handlungsanweisungen für die Sachbearbeitung hinterlegt werden.

Unter Administration > Organisation & Konfiguration > Übergreifende Konfiguration > Organisation, Prozesse und Aktivitäten > Kernprozessdefinitionen und Personalbemessung kann wiederum in der Bearbeitung des gewünschten Kernprozesses jeweils pro Teilprozess ganz unten in der Bearbeitung ebenfalls eine Zusatzinformation bzw. Handlungsanweisung hinterlegt werden.

Die hier eingegebenen Informationen werden dann in der Bearbeitung des Vorgangs jeweils unter dem entsprechenden Teilprozess bzw. der entsprechenden Aktivität oben rechts unter "Info" angezeigt.

Es kann einfacher Text verwendet werden aber auch Verweise auf interne Arbeitsdokumente (auf einem Netzlaufwerk) oder Internetlinks. Die genaue Syntax finden Sie im Handbuch Administration.

Ausgangssituation

Sie möchten eigene Links zu Dateien in den Zusatzinformationen hinterlegen.

Lösung

Sie können Links zu Dateien (oder URLs) in den Zusatzinformationen sowohl bei Aktivitäten als auch für Teilprozesse hinterlegen. Diese erscheinen im Info-Panel.
Sie sollten darauf achten, dass alle Nutzer auch entsprechende Zugriffsrechte auf diese Dateien haben.

1. Wählen Sie dafür Administration --> Konfiguration --> übergreifende Konfiguration --> Organisation, Prozesse und Aktivitäten und anschließend Aktivitäten oder Kernprozessdefinitionen und Personalbemessung. 
2. Wählen Sie die entsprechende Aktivität oder den Kernprozess aus und klicken Sie bearbeiten.
3. Falls Sie einen Teilprozess mit einer Zusatzinformation versehen wollen, wählen Sie den entsprechenden Teilprozess aus. 
4. Scrollen Sie auf der sich öffnenden Maske nach unten und geben Sie Ihre gewünschte Zusatzinformation ein. Hier ist es auch möglich, einen Hyperlink einzufügen. 

Ausgangssituation

Sie möchten den Zeitraum eines Oberlandesgerichtes verändern, allerdings erscheint eine Fehlermeldung. 

Lösung

Ist in der Administrationsfunktion Leitlinien Oberlandesgericht bei dem Oberlandesgericht, dass Sie bearbeiten möchten, der Haken in der Checkbox "Standard-OLG" gesetzt, kann kein neuer Zeitraum angelegt und gespeichert werden. 

Entfernen Sie zunächst den Haken aus der Checkbox und legen Sie dann einen neuen Zeitraum an. Dann können die Eingaben gespeichert werden. (Die Meldung bzgl. der Überschreibung erscheint auch in diesem Fall, kann aber bejaht werden).

Wenn Sie die Eingaben gespeichert haben, setzen Sie wieder den Haken bei "Standard-OLG".
 

Ausgangssituation

Ein Sachbearbeiter kann einen Kernprozess nicht auswählen. 

Lösung

Hier kann die Ursache sein, dass der Benutzer noch keinem oder nicht dem korrekten Organisationsbereich zugeordnet ist.

1. Wählen Sie in der ADMINISTRATION - KONFIGURATION - ÜBERGREIFENDE KONFIGURATION - ORGANISATION, PROZESSE UND AKTIVITÄTEN - ORGANISATIONSBEREICHE
2. Ordnen Sie den entsprechenden Benutzer als Sachbearbeiter/in zu. 

Bei vorhandenen Unterorganisationsbereichen ist auf die Auswahl bzw. Zuordnung in den richtigen Organisationsbereich zu achten. 

Alternativ ist zu prüfen, ob der Kernprozess selbst für den entsprechenden Organisationsbereich des betroffenen Benutzers freigegeben wurde. Diese Einstellung können Sie im obigen Pfad unter Kernprozesse prüfen (unterer Bereich Organisationsbereiche).

Die Klassifikation Aktivität stellt ein Filtermerkmal dar, welches im Rahmen der Administration von Aktivitäten zugewiesen werden kann und anschließend die Zuordnung von Aktivitäten im Rahmen der Kernprozessdefinition erleichtert. Mögliche Werte sind z.B. die Organisationsbereiche (Allgemeiner Sozialer Dienst etc.).

Achtung:

Die Klassifikationen Aktivität Dokumentieren dagegen sind verschiedene Arten der Dokumentation (z.B. Telefonat, Gespräch im Amt, Hausbesuch, etc.), welche Sie unter Aktivitäten mit der Programmfunktion Aktivität Dokumentieren auswählen und für Auswertungen nutzen können.

Ausgangsfrage

Welche Schritte muss ich ausführen, um eine bestehende FAD-Nummer zu ändern?

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Navigieren Sie zur Administration

1. Öffnen Sie die ADMINISTRATION.

2. Wählen Sie KONFIGURATION - BUCHHALTUNG - FAD-NUMMER

3. Wählen Sie dort KORREKTUR FAD-NUMMER. (Alternativ können Sie diesen Begriff auch direkt in die Suche unter Administration eingeben).

Schritt 2: Korrektur der FAD-Nummer

Hier haben Sie die Möglichkeit, die falsche FAD-Nummer zu korrigieren.

1. Geben Sie die zu ändernde FAD-Nummer ein und klicken auf den Button Suchen.

2. Geben Sie Ihre Korrektur ein.

3. Bestätigen Sie die Änderung mit dem Button OK.

Schritt 3: Manuelle Berechnung der betroffenen Sollstellung

1. Sollte die Änderung sich nicht automatisch auf den Vorgang auswirken, dann berechnen Sie die Sollstellung manuell neu.

2. Gehen Sie in einen entsprechenden Vorgang in die Aktivität "Sollstellung anzeigen und neu bilden".

3. In dieser Aktivität finden Sie den Button Neu berechnen. Klicken Sie darauf, um die Sollstellung manuell neu zu berechnen.

Hinweis

FAD-Nummern können nur 1x in OK.JUS vergeben werden! Bitte achten Sie darauf, keine Leerzeichen mit einzugeben.

Ausgangssituation

Das Leistungspaket wird vom ASD geschnürt und an die WIJU übergeben. Das Leistungspaket kann zum Ende der Maßnahme nur von dort verändert werden. Die Aktivität HzE/VSM-Statistik wird vom ASD bearbeitet.
Zum Ende der Maßnahme wird vom ASD ein Dokument über das Leistungsende erzeugt und an die WIJU übergeben. Das Statistikblatt zum Ende kann jedoch nicht direkt als nächster Arbeitsschritt im gleichen Teilprozess ausgefüllt werden, da hier noch die Daten des bisherigen Leistungspaketes enthalten sind, das von der WIJU angepasst werden muss.
Das Statistikblatt wird also nicht korrekt erzeugt und kann mit den richtigen Daten (Einstellungsdatum/Monat) gespeichert werden.

Lösung

Das Endedatum des Leistungspaketes kann ebenso vom ASD, auch nach Übergabe des Leistungspaketes an die Wirtschaftliche Jugendhilfe verändert werden.

Um dies zu aktivieren, muss man in der Administrationsfunktion Aktivitäten in der Aktivität Leistungspakt verwalten die Checkbox Bis Datum ändern erlauben aktiviert werden. Dann kann der ASD, auch nach Übergabe des Leistungspaketes an die Wirtschaftliche Jugendhilfe, das Endedatum (verkürzen oder verlängern) des Leistungspaketes ändern.

Ausgangssituation

Sie erhalten die Anzeige:

Wo kann man sehen, wie viele Lizenzen vorhanden sind?

Lösung

Dies sehen Sie in der Administrationsfunktion "Lizenzverwaltung" ("Anzahl Arbeitsplätze" und "Aktuell aufgeschaltete Fachkräfte" sowie "Aktuell verbrauchte Lizenzen").

Hier können Sie prüfen wie viele Lizenzen Sie haben, und wieviel bereits in Gebrauch sind.

Ausgangssituation

Sie möchten die Beurkundungsakte löschen und wissen nicht, welche Schritte dafür notwendig sind. 

Lösung

Löschen Sie alle zugehörigen Vorgänge über die Bestandsfunktion VORGANG LÖSCHEN. Anschließend können Sie die Beurkundungsakte löschen. 

Ausgangsfrage

Wie kann ich einen beendeten und bereits archivierten Vorgang löschen?

Anleitung

Im Vorfeld muss dazu in der Administrationsfunktion Archivierungs- und Löschungsregeln eine gültige Archivierungs- und Löschungsregel eingegeben worden sein.
Die Löschungsregel legt fest, nach welchem Zeitraum (ab einem definierten Startzeitpunkt) ein Vorgang aus dem gewählten Kontext gelöscht werden kann.

Die so erzeugte Archivierungs- und Löschungsregel steht dann in der Administrationsfunktion Kernprozesse für den jeweils gültigen Bereich (Hilfeanlass, Beurkundung oder Projekt) über das DropDown-Feld Archivierungs- und Löschungsregeln zur Auswahl.

Wählen Sie dort die für diesen Kernprozess passende Archivierungs- und Löschungsregel aus. Diese kann dann in den einzelnen Vorgängen zu diesem Kernprozess verwendet werden. Diese Löschungsregel wird im Vorgang dann in der Programmfunktion Vorgang beenden über den Bereich Archivierung und Löschung aktiviert. Sie können dabei die hinterlegte Löschungsregel anwenden und bei Bedarf auch ein abweichendes Löschungsdatum eingeben, falls dies für einen einzelnen Vorgang nötig sein sollte. 

Gehen Sie dann in die Bestandsaktion "Anwendung der Archivierungs- und Löschregeln" und führen Sie dort einen Aktualisierungslauf durch, damit die Vorgänge mit den hinterlegten Archivierungs- und Löschregeln erfasst werden. 
Nach Ablauf des ermittelten Löschungsdatums, kann der Vorgang (wenn er vorab bereits archiviert worden ist) über die Bestandsaktion Löschung archivierter Vorgänge über die dortige Suchfunktion gesucht und gelöscht werden.

Ausgangssituation

Sachbearbeiter haben die Möglichkeit, im Vorgang eine Aktivität per Rechtsklick auf diese als "erledigt" zu markieren, ohne die Aktivität tatsächlich zu bearbeiten. In der Administration der entsprechenden Aktivität kann dies auf Wunsch unterbunden werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Unter Administration > Konfiguration > Übergreifende Konfiguration > Organisation, Prozesse und Aktivitäten > Aktivitäten ist es möglich, in der Bearbeitung der Aktivität den Haken bei Manuelles Erledigen verboten zu setzen. Ist dieser Haken gesetzt, ist es im Vorgang wiederum nicht möglich, per Rechtsklick die Aktivität auf "erledigt" zu setzen.
Stattdessen muss tatsächlich in die Bearbeitung der Aktivität geklickt und diese befüllt bzw. Inhalte hinterlegt werden. Erst nach Speichern einer Bearbeitung erscheint der grüne Haken und es werden z.B. Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten freigeschaltet.

Ausgangssituation

Anreden sind doppelt oder mehrfach hinterlegt - z.B. durch OK.JUG-Import.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

In der Administration können unter Konfiguration > Übergreifende Konfiguration > Personenverwaltung > Anreden verschiedene Anreden mit Angaben zur Briefanrede hinterlegt werden. Wenn Anreden doppelt oder mehrfach hinterlegt sind - z.B. durch OK.JUG-Import - können Dubletten gelöscht werden, indem im Bearbeitungsmodus einer Anrede Löschen ausgewählt wird.

Wenn eine Anrede allerdings bereits referenziert, sprich in Datensätzen verwendet wird, kann sie nicht gelöscht werden!

In diesem Fall müssen erst die Anreden aus den entsprechenden Datensätzen gelöscht werden, bevor das Entfernen der eigentlichen Anrede möglich ist. 

Am Besten benennen Sie hierzu die Anrede um, die künftig nicht mehr verwendet werden soll (z.B. Frau_alt), damit die Dubletten voneinander unterschieden werden können. Wenn alle Einträge mit "Frau_alt" einer andere Anrede zugeordnet wurden, kann "Frau_alt" gelöscht werden.

Hinweis: 
Am Besten prüfen Sie bereits zu Beginn der OK.JUS-Einführung, ob Sie Personen aus OK.JUG migrieren werden und importieren die Anreden frühzeitig. Dann können Sie doppelte Anreden frühzeitig löschen (Anrede mit JUG...-Kürzel bleiben bestehen, Anrede mit OK.JUS-Kürzel werden gelöscht!) und auch Testdaten referenzieren die richtigen Anreden.

Ausgangssituation

Bei einem User erscheint ein Hinweis bezüglich fehlender Benutzerrechte. 

Lösung

Entfernen Sie zunächst den betroffenen User in der Administrationsfunktion Organisationsbereiche aus dementsprechenden Organisationsbereich und fügen ihn dann erneut zu den Sachbearbeitern des Organisationsbereiches hinzu.
Löschen Sie danach clientseitig (C:) im Synergo-Ordner den Unterordner machine-cache und kopieren Sie den aktuellen Machine Cache in den Synergo-Ordner.

Ausgangssituation

Im Migrations-Protokoll wird folgende Fehlermeldung ausgegeben: Die Hilfeart "Statistik alle Arten ASD i.V.m. §41 " kann nur unvollständig migriert werden, da die LDS-Hilfeart nicht eindeutig ist (01/02/03/04/05/06).

Information

Bei der angegebenen Hilfeart sind mehr als eine Art der Hilfe (laut Statistik-Katalog) zugeordnet.

Lösung

In OK.JUG (Maske: JUGKWSFA) muss die Zuordnung zum Statistikblatt korrigieren werden. Es darf nur eine (korrekte) Art der Hilfe zugeordnet sein. Danach müssen die Hilfearten erneut ex- und importiert werden.

Ausgangsituation

Nach einer Vorgangsneuzuordnung (Wechsel einer Fachkraft) ist nicht automatisch unter Sollstellung anzeigen und neu bilden die neu zugeordnete Fachkraft hinterlegt. Muss hier die neue zuständige Fachkraft für jeden Vorgang manuell die Sollstellung neu berechnen, damit auch hier die Fachkraft wechselt?

Lösung

Nein! Durch Verwendung der Bestandsaktion "Vorgangsneuzuordnung" entsteht ein Grund für die Bestandsumrechnung. Wenn Sie im nächsten Schritt in der Bestandsaktion "Bestandsumrechnungslauf" diesen Grund auswählen und den Bestandsumrechnungslauf durchführen, wird die neue Fachkraft in allen Vorgängen in die Sollstellungen geschrieben. 

Frage:

Wie fügt man nachträglich eine Aktivität in bestehende Vorgänge ein?

Lösung:

Gehen Sie hierzu in die Administration -> Organisation, Prozesse und Aktivitäten ->  Kernprozesse und Personalbemessung

Markieren Sie die Kernprozessdefinition, welche die Basis für den Vorgang ist (z.B. WIJU oder § 18 Abs. 3 begleiteter Umgang).

Sie können entscheiden, ob bestehende Vorgänge oder die Kernprozessdefinition insgesamt bearbeitet werden soll.

Bitte wählen Sie aus: bestehende Vorgänge bearbeiten

Nun können Sie eine Aktivität auswählen und angeben, wo genau diese eingefügt werden soll (-> Teilprozess benennen -> einfügen vor oder nach). 

Tipp: Die Änderung kann für alle laufenden Vorgänge oder einen speziellen Vorgang ausgeführt werden. Bitte treffen Sie dazu die entsprechende Auswahl (alle laufenden Vorgänge oder Angabe einer speziellen Vorgangsnummer).

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Aktualisierung von Namensänderungen in der Benutzerverwaltung und den Sachbearbeiter/innen in OK.JUS:

Durch Befolgen dieser Schritte stellen Sie sicher, dass Namensänderungen in der Benutzerverwaltung auch auf die Sachbearbeiter/innen in OK.JUS übertragen werden. Beachten Sie, dass Sie das Benutzerkonto nach der Aktualisierung wieder deaktivieren können, wenn es nicht mehr benötigt wird.

Schritt 1: Navigieren Sie zur Benutzerverwaltung

1. Öffnen Sie die Systemeinstellungen in OK.JUS.

2. Suchen Sie nach der Option "Benutzerverwaltung" und klicken Sie darauf.

3. Wählen Sie dann "Authentifizierung" und schließlich "Benutzer".

Schritt 2: Aktivieren des Benutzerkontos

1. Finden Sie das Benutzerkonto, für das Sie eine Namensänderung aktualisieren möchten.

2. Öffnen Sie das gewünschte Konto durch Doppelklick.

3. Stellen Sie sicher, dass das Benutzerkonto als "aktiv" gekennzeichnet ist. Wenn es nicht aktiv ist, aktivieren Sie es. Dies wird durch ein Ankreuzfeld "Benutzer aktiv" gekennzeichnet.

Schritt 3: Aktualisierung der Sachbearbeiter/innen

1. In OK.JUS, klicken Sie auf "Administration".

2. Wählen Sie "Konfiguration".

3. Klicken Sie auf "Übergreifende Konfiguration".

4. Wählen Sie "Organisation, Prozesse und Aktivitäten" aus.

5. Gehen Sie zur Administrationsfunktion "Sachbearbeiter/innen" in OK.JUS.

Schritt 4: Durchführung der Aktualisierung

1. Innerhalb der "Sachbearbeiter/innen"-Funktion finden Sie den Button "Sachbearbeiter/innen aus der Benutzerverwaltung aktualisieren". Klicken Sie darauf.

2. Die Aktualisierung der Benutzerverwaltung in OK.JUS wird gestartet. Dies stellt sicher, dass Namensänderungen auch auf Ebene der Sachbearbeiter/innen berücksichtigt werden.

Schritt 5: Deaktivieren des Benutzerkontos (optional)

1. Wenn das Benutzerkonto aktuell nicht mehr benötigt wird, können Sie es deaktivieren.

2. Gehen Sie zur Benutzerverwaltung gemäß Schritt 1.

3. Finden Sie das Benutzerkonto und deaktivieren Sie es.

Ausgangssituation

Bei den Admin-Funktionen oder Bestandsfunktionen fehlt Ihnen eine bestimmte neue Funktion (Neuerung aus den Releasenotes oä), obwohl Sie als Administrator bereits alle Rechte haben?

Lösung

Neue Rechte werden nicht automatisch bestimmten Rollen hinzugefügt. Bitte ergänzen Sie deshalb die Rollen, die dieses Recht inne haben wollen, entsprechend in den Systemeinstellungen unter Rechte/Rollen.

Ausgangsfrage

Wie kann in OK.JUS eine aktuelle Adressdatei des Vermessungsamtes installiert werden?

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine neue Adressdatei kann über die Administrationsfunktion Adressverzeichnis-Importe importiert werden. Die Adressdatei, die Sie vom Vermessungsamt erhalten muss in UTF-8 Format codiert sein. 
Vor der Einspielung der neuen Adressdatei sollten Sie zunächst die doppelten Straßen prüfen. Diese müssen vor einem neuen Import entfernt werden, wenn es sich dabei um Dubletten handelt (keine Dubletten sind Straßen für die es unterschiedliche Postleitzahlen gibt).

Sind keine doppelten Straßen vorhanden, können Sie die Adressdatei einspielen.
Für den Aufbau stehen Ihnen entweder "Hauskoordinaten" oder "Straßenverzeichnis" zur Verfügung, eine Vermischung oder ein mehrmaliger Import machen keinen Sinn. Die Ortsteile werden beim Import als Straßenverzeichnis mit importiert, es muss dann nur 1 Lauf durchgeführt werden.

Ausgangssituation

Verwendet Ihr Amt eine spezielle (ggf. lizenzpflichtige) Schriftart, die nicht in LibreOffice zur Verfügung steht, muss diese installiert werden.

Lösung 

Die Schriftart muss sowohl client- als auch serverseitig installiert werden.

clientseitige Installation:

Zum Installieren ist nichts mehr zu tun als das .ttf – File herunterzuladen, doppelt anzuklicken, dann wird es mit der Schriftartverwaltung von Windows geöffnet, dort dann Installieren wählen.

serverseitige Installation:

Ticket im Kundenportal OSRZ für Rechenzentrumskunden oder Kontakt mit Ihrer internen IT bei autonomer OK.JUS Installation

Ausgangssituation

Ein Benutzer in OK.JUS benötigt zur Anmeldung an das Fachverfahren ein neues Passwort. Dies kann aber durch den Administrator nicht erstellt werden. Beim Versuch, das neue Passwort in den Systemeinstellungen - Benutzerverwaltung zu speichern und per Mail an den Sachbearbeiter zu senden, erscheint eine Fehlermeldung. 

Lösung

Prüfen Sie in OK.JUS unter der Administrationsfunktion "Ereignisse" über den Button "E-Mail Versand prüfen" die in der Benutzerverwaltung hinterlegte Mailadresse des Benutzers. Falls dies eine Fehlermeldung liefert, ist die Mailadresse in der Benutzerverwaltung falsch hinterlegt. Korrigieren Sie dort die Mailadresse des Benutzers, dann kann das Passwort gespeichert und per Mail an den Sachbearbeiter versendet werden. 

Ausgangsfrage

Wofür wird die Programmfunktion "Dokumente verwalten" benötigt?

Lösung

Die Programmfunktion "Dokumente verwalten"  ermöglicht den Upload von Dokumenten in OK.JUS Sie ist also nicht relevant, wenn bereits eine E-Akte an das Fachverfahren angebunden oder im Amt genutzt wird. Denn sobald man eine eAkte verwendet, sollten alle Dokumente dort gespeichert werden. Die Verwendung von "Dokumente verwalten" im Kernprozess hätte dann nur eine redundante doppelte Dokumentablage und damit unnötigen Arbeitsaufwand für die Fachkräfte zur Folge.

Ausgangssituation

Beim Öffnen der Vorgangsgrunddaten kommt die Meldung "Der Eingabewert XY(Name des Organisationsbereichs) ist nicht mehr in der Liste Organisationsbereich enthalten. Der Eingabewert wurde geleert, bitt ggf. korrekt befüllen" oder der gewünschte Organisationsbereich lässt sich nicht mehr auswählen. 

Lösung

Der entsprechende Organisationsbereich wurde nachträglich am Kernprozess (Administration --> Kernprozesse) entfernt. Sie können ihn dort (mit Administrationsrechten) wieder hinzufügen. 

Ausgangsfrage

Wo in OK.JUS findet man die Passwortrichtlinie?

Lösung

Die Passwortrichtlinie finden Sie unter "Systemeinstellungen" - "Benutzerverwaltung" - "Mandanten". Klicken Sie in der Tabelle auf die Checkbox neben Ihrem Mandantennamen. Damit aktivieren Sie u.a. den unten stehenden Button "Bearbeiten".

Über diesen Button gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske "Mandant XYZ bearbeiten".  Klicken Sie dann auf den Reiter "3 Passwortregeln". Dort können Sie die Mandantspezifische Passwortrichtlinie einsehen und bearbeiten. 

Hinweis:

In der Weboberfläche von QBEN (ohne Zusatz "klassisch) finden Sie die Einstellung unter "Benutzerverwaltung" - "Mandanten "- Klick auf Pfeil "Details" am Ende der Zeile des gewünschten Mandanten - "Passwortrichtlinie" - "Bearbeiten".

Ausgangssituation

Einem Benutzer wurde ein neues Passwort gesetzt. Beim Versenden dieses aus OK.JUS heraus erhalten Sie einen Fehler.

Lösung

1) Bitte schauen Sie als erstes, ob die E-Mail-Adresse in "Systemeinstellungen", "Benutzerverwaltung", "Benutzer" hinterlegt ist bzw. prüfen Sie diese auf evtl. Tippfehler.

2) Schauen Sie in der Administrationsfunktion "E-Mail-Empfänger" und  "Sachbearbeiter", ob der SB in OK.JUS mit der korrekten E-Mail-Adresse hinterlegt ist und aktualisieren die Sachbearbeiter aus QBEN.

Hinweis: Das neu gesetzte Passwort muss nicht zwingend per E-Mail aus OK.JUS dem Benutzer mitgeteilt werden, es kann auch auf anderem Weg mitgeteilt werden.

Ausgangssituation

Sie haben eine Person, welche keinen Vornamen hat. Die Daten wurden in OK.JUS lt. Meldeamt übernommen, hier ist der Vorname mit "+" als Platzhalter hinterlegt. Dadurch ergibt sich in der Statistik die Problematik, dass der Vorgang auf der Hinweisliste mit dem Vermerk "Vorname enthält ungültige Zeichen (+)" erscheint. Wie kann dies gelöst werden?

Lösung

Als Lösung schlagen wir vor, im Vornamen statt des "+"-Zeichens das "~"-Zeichen zu verwenden.

Ergänzende Information

Eine Umsetzung durch ein Abfangen dieser Problematik gemäß DIN 91379 im Rahmen des Datentransfers verursacht einen unverhältnismäßig hohen Entwicklungsaufwand. Aufgrund des ungünstigen Kosten-Nutzen-Verhältnisses wird eine solche Anpassung nicht umgesetzt.

Ausgangsfrage

Ist es möglich, Pflegestellen und Pflegestellenvorgänge zu löschen?

Anleitung

Ja, es ist möglich, Pflegestellen zu löschen. Dies geschieht aber nicht in Bestandsaktionen unter Vorgang löschen, sondern direkt in der Pflegestellenverwaltung in den Grunddaten der Pflegestelle. 

Der erste Eintrag in der Programmfunktion "Pflegestelle Grunddaten verwalten" legt die Pflegestelle an. Wenn dieser Eintrag gelöscht wird, wird auch die Pflegestelle gelöscht. Beim Löschen der Pflegestelle ist es möglich, die Pflegepersonen direkt mit zu löschen. 

Wenn der Pflegestellen Grunddaten Vorgang gelöscht wird, werden auch die Verwaltungsvorgänge Tagespflege und Vollzeitpflege verwalten mit gelöscht. 

Vorsicht: Das Löschen ist nur möglich, wenn die Pflegestelle nicht an anderer Stelle (z.B. wirtschaftliche Jugendhilfe) in Gebrauch ist. 

Ausgangssituation

Können für Mitarbeiter mit Rot-Grün-Schwäche die Releasenotes in einer anderen Schriftfarbe als "Rot" für Änderungen in OK.JUS zur Verfügung gestellt werden? 

Lösung

Die von Ihnen gesuchten Einstellungen können in Windows auf die Bedürfnisse der Benutzer angepasst werden. Dies ist eine Standard Funktion im Betriebssystem.

Es gibt die Möglichkeit unter verschiedenen Varianten der Farbfehlsichtigkeit zu wählen:

Ausgangssituation

In der Administrationsfunktion "Parameter" ist der Parameter "Runden von UVG-Rückzahlungen nach § 7 bei Option "wie Auszahlungsbetrag"" ist der Parameterwert "Auf einen Euro aufrunden" gesetzt. Der Rückzahlungsbetrag wird dennoch nicht gerundet.

Lösung

Runden von Beträgen:

Ob der Rückzahlungsbetrag gerundet wird, ist abhängig vom Parameter: Runden von UVG-Rückzahlungen nach § 7 bei Option "wie Auszahlungsbetrag"

• Nicht runden: Der Betrag wird am Ende der Berechnung auf die 2. Nachkommastelle (Cent-genau) kaufmännisch gerundet.
• Auf einen Euro aufrunden: Der Betrag wird am Ende der Berechnung auf volle Euro aufgerundet
  
  Funktioniert der Parameter nicht, beachten Sie bitte den Zeitraum, ab wann der Parameter gültig ist und prüfen Sie, ob der Auszahlungszeitraum des nicht gerundeten Betrages ggf. außerhalb des Gültigkeitszeitraumes des Parameters liegt.

Ausgangssituation

Das Aktenzeichen, das in den Vorgangsgrunddaten bzw. bei der Anlage eines neuen Vorganges automatisch erzeugt wird, stimmt nicht mehr mit dem vergebenen SB-Kürzel überein, dass in der Administrationsfunktion "Sachbearbeiter/innen" über eines der "freien Felder" definiert und eingegeben ist, obwohl an der Aktenzeichenbildungsregel nichts geändert wurde. 
Woher bildet OK.JUS bei einer Vorgangs-Neuanlage das SB-Kürzel?

Lösung
Das Sachbearbeiterkürzel wurde unter der Administrationsfunktion "SachbearbeiterInnen" durch ein "freies Feld" als "SB-Kürzel" definiert. Dieses freie Feld wird dann wiederum bei den Aktenzeichenfeldern als "SB-Kürzel-Feld" hinterlegt und dann in der Aktenzeichenbildungsregel verwendet.

Wenn Sie dann die automatische Aktenzeichenbildung verwenden, wird Ihnen bei der Anlage des neuen Vorgangs die Bildungsregel angeboten, die genau das SB-Kürzel verwendet, dass Sie in der Administrationsfunktion "SachbearbeiterInnen" hinterlegt haben.

Ebenso können Sie im Vorgang in den Vorgangsgrunddaten die Funktion "Aktenzeichen erzeugen" verwenden, das ebenso die hinterlegte Bildungsregel verwendet.

Bei einem Fehler bzgl. der Aktenzeichenbildung prüfen Sie bitte, ob das Aktenzeichen ggf. händisch vergeben wurde oder ob eine Vorgangsübergabe stattgefunden hat ohne Aktenzeichenneubildung.

Die Organisationsbereiche steuern die unterschiedlichen Sichtrechte auf Hilfeanlässe und Vorgänge.

Zu Organisationsbereiche können verschiedene Unter-Organisationsbereiche angelegt, Benutzer zugeordnet und Sichtrechte vergeben werden.
Es wird definiert, welche Organisationsbereiche welche Rechte (Bearbeiten, Lesen, Sehen, keine Rechte) auf den Organisationsbereich haben, den man gerade bearbeitet. 
Zusätzlich kann man an dieser Stelle auch administrieren, welche Reiter in der Personenanlage Mitglieder des Organisationsbereichs sehen und bearbeiten dürfen.

Hinweis:
Sollen jeweils nur die eigenen Fachkräfte ihre eigenen Vorgänge sehen, erhält der Organisationsbereich kein Recht auf sich selbst.

Ausgangssituation 

Sie möchten weitere Spezifikationen von Institutionen hinzufügen. 

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Falls die unter "Art der Institution" angelegten Unterscheidungen nicht ausreichen, können unter ADMINISTRATION - KONFIGURATION - ÜBERGREIFENDE KONFIGURATION - SPEZIFIKATION INSTITUTION weitere Spezifikationen hinzugefügt werden.

Über Neuen Eintrag hinzufügen kann die Spezifikation benannt und einer Art der Institution zugeordnet werden. Zum Beispiel könnte auf diese Weise die vorhandene Art der Institution "Gericht" nochmals in "Betreuungsgericht" und "Familiengericht" unterteilt werden, indem diese beiden Spezifikationen angelegt und jeweils der Art der Institution "Gericht" zugeordnet werden.
In der jeweiligen Institution selbst kann in der Aktivität Grunddaten der Institution verwalten die entsprechende Spezifikation ausgewählt werden, um die Institution mit dieser Spezifikation zu verknüpfen.

So kann zusätzlich zur Art der Institution in der Institutionsverwaltung auch nach den jeweils hinzugefügten Spezifikationen gefiltert werden.

Während der Einführung von OK.JUS erfolgt die Spiegelung über die Projektleitung.

Im Hotlinebetrieb geht die Anfrage über das OSRZ (1x pro Monat kostenfrei). Bitte eröffnen Sie hierzu ein entsprechendes Ticket über das Kundenportal für das OSRZ.

Ausgangssituation

In der Personenverwaltung lässt sich unter dem Reiter Grunddaten eine bestimmte Sprache (als Beispiel: "ukrainisch") nicht auswählen. 

Lösung

Die Sprachen sind ein frei administrierbarer Schlüssel. Im Amt können fehlende Einträge selbst ergänzt werden unter der Administrationsfunktion Sprache. 

Nach erfolgtem Eintrag kann dieser im Reiter Grunddaten ausgewählt werden (ggf. Personenverwaltung neu öffnen).

Ausgangssituation

Der Prüflauf scheitert mit der Meldung „Berichtsempfänger und Berichtseinheit ID fehlen“

Lösung 

Die fehlenden Eingaben müssen unter "Administration" -  "Konfiguration" - "Allgemeine Schnittstellen" - "Steuerdaten Schnittstellen" - "Bearbeiten" hinterlegt werden.

In dieser Administrationsmaske können Sie die Steuerdaten verwalten, die Voraussetzung für die Durchführung des Statistiklaufes sind sowie weitere wie die Steuerdaten für die Meldung an die Zentrale Zulagenstelle für Altersvorsorge (ZfA)).

-> Wählen Sie:

ADMINISTRATION – ALLGEMEINE SCHNITTSTELLEN – STEUERDATEN STATISTIK

Authentifizierung

Eine Authentifizierung ist eine Identitätsüberprüfung. 

Es wird folgende Frage gestellt: Bin ich der, für den ich mich ausgebe?
In OK.JUS geschieht das durch Überprüfung von Benutzername, Kennwort/Passwort und Mandant.

Hier werden Benutzer verwaltet und Gruppen (und Mandanten) zugeordnet. Ebenso werden die Gruppen verwaltet. In der Regel werden nicht Berechtigungen an einzelne Benutzer vergeben, sondern an Gruppen. Das vereinfacht die Verwaltung im laufenden Betrieb.

Autorisierung

Eine Autorisierung ist die Rechtevergabe. 

Es wird folgende Frage gestellt: Welche (System-)Berechtigungen habe ich?
Dies erfolgt in OK.JUS (nach der Authentifizierung) durch Überprüfung der zugewiesenen Rechte. Rechte werden üblicherweise in Rollen gebündelt.

Zur Vereinfachung der Verwaltung werden diese Rollen dann Gruppen zugewiesen.

Wichtig: Ein Benutzer kann mehreren Gruppen angehören und damit mehrere Rollen inne haben.
Im Falle der Einrichtung einer Vertretung erhält der vertretende Benutzer die Berechtigungen des Vertretenen (nur so kann die vollumfängliche Vertretungsarbeit gewährleistet werden). Das kann zu Erweiterungen in den Berechtigungen führen und sollte entsprechend berücksichtigt werden.

Die Einstellungen bzgl. der Authentifizierung als auch bzgl. der Autorisierung in den Systemeinstellungen getroffen. Mit den neuen QBEN-Weboberflächen (ohne Zusatz "klassisch" ist diese Unterscheidung nicht mehr als gesonderte Menüberschriften hervorgehoben. Sie können die jeweiligen Menüpunkte direkt ansteuern.

Ausgangssituation

Ein Useraccount wurde in OK.JUS in der Systemeinstellung - Benutzerverwaltung - Authentifizierung - Benutzer nach der Rückkehr einer Fachkraft ins Amt wieder reaktiviert. Die hinterlegten Daten in der Benutzerverwaltung sind alle korrekt eingegeben, der Benutzer ist aktiv und ein neues Passwort wurde vergeben. Warum erscheint dennoch eine Fehlermeldung beim Versuch, sich mit dem gültigen Benutzernamen und neuem Passwort anzumelden?

Lösung

In OK.JUS müssen, nach dem auf "aktiv" setzen des Benutzers und der Vergabe eines neuen Passwortes in der Systemeinstellung, in der Administrationsfunktion Sachbearbeiter/innen die Sachbearbeiter über den Button Sachbearbeiter/innen aus der Benutzerverwaltung aktualisieren aktualisiert werden. Danach funktioniert die Anmeldung in OK.JUS.

Ausgangssituation

Einige User sollen künftig nur über eingeschränkte Benutzerrechte verfügen. Wie kann dies in der Systemeinstellung - Benutzerrechte hinterlegt werden?

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1.  Gehen Sie in SYSTEMEINSTELLUNGEN - BENUTZERVERWALTUNG - AUTHENTIFIZIERUNG - BENUTZER und klicken Sie auf Aktualisieren
    
2. Wählen Sie aus der Liste aller Benutzer den gewünschten Benutzer zur Bearbeitung aus. 
    
3. Um einem Benutzer nun ein Recht zu entfernen, gehen Sie in den Reiter RECHTE. Wählen Sie dann das Recht, dass Sie entfernen wollen aus und klicken Sie auf Entfernen und Speichern.

Hinweis

Ist der User einer Gruppe zugeordnet, muss er aus der Gruppe entfernt werden und eine neue Gruppe erstellt werden, in der nur die Rechte vorhanden sind, die der User haben soll. Aktualisieren Sie danach in der Administrationsfunktion SACHBEARBEITERINNEN die Sachbearbeiter.   

Die neue Einstellung ist ab der nächsten Anmeldung des Benutzers an Synergo wirksam.

Ausgangssituation

Sie sind ein autonomer Kunde und können OK.JUS nicht öffnen. 

Vorgehen

Ihre im Amt zuständige IT-Stelle hat bereits geklärt, dass die Verbindungsprobleme nicht durch interne Probleme verursacht werden, dann eröffnen Sie bitte eine Anfrage über unser Kundenportal an unseren technischen Kundenservice:

https://kundenportal.akdb.de/verfahren/technischer-kundenservice/service-anfrage/

Ausgangssituation

Sie sind ein OSRZ-Kunde und können OK.JUS nicht öffnen. 

Vorgehen

Für eine erste Analyse gehen Sie bitte auf: https://osrz.dvpn.bayern.de/synergo/okjus/synergo-launcher/ 

Kann der Link geöffnet werden und beigefügtes Bild erscheint, funktioniert die Verbindung zum OSRZ. 

Sollte der Link nicht geöffnet werden können, eröffnen Sie bitte direkt ein Ticket bei unserem Rechenzentrum: 0800 / 25 53 222-99

Sollte der o. g. Link geöffnet werden können, wenden Sie sich bitte an den in Ihrem Amt zuständige IT-Stelle, da von einer amtsinternen Störung oder Behördennetz-Störung ausgegangen werden kann.

Ausgangssituation

Sie möchten festlegen, bei welchen Änderungen eine Information versandt wird. 

Anleitung

Hinsichtlich des Versandes von Informationen über Änderungen, z.B. in den Personendaten, können Sie in der Administration von OK.JUS unter "Ereignisse" bspw. folgende Einstellung vornehmen, um bestimmte Kollegen über die Änderungen zu informieren:
Aktivieren Sie z.B. die Checkboxen bei "Zu informieren ist"

• Zuständige Fachkraft
• Vertreter/in

Die zuständige Fachkraft sind alle Fachkräfte, die zum heutigen Tag zuständige Fachkraft eines offenen Vorgangs in einem Hilfeanlass sind, dessen Klient die Person in einem Hilfeanlass ist.
Der Vertreter ist der Vertreter der zuständigen Fachkraft eines Vorganges (QBEN).

Bei Änderungen in der Personenverwaltung ist es dann z.B.  folgendermaßen:

Mehrere Änderungen an einer Person:
Finden mehrere Änderungen an mehreren Reitern oder innerhalb eines Reiters einer Person statt, wird dafür nur eine Information versendet. Diese beinhaltet alle getätigten Änderungen an der Person.

Es erhalten unter der Berücksichtigung des Zugriffsschutzes bzgl. der Personenverwaltung (konfigurierbar am Organisationsbereich) alle zuständigen Fachkräfte, weitere Fachkräfte bzw. Vertreter eine entsprechende Information. D.h., dass nur Fachkräfte, welche die Berechtigung haben einen Reiter in der Personenverwaltung zu sehen bzw. zu lesen, auch Informationen über diese geänderten Reiter erhalten.

Änderungen von Beziehungen: Zutreffend für das Ereignis "PERSON_AENDERUNG_BEZIEHUNGEN" ("Änderung der Beziehung einer Person"):
Bei Änderungen von Beziehungen am Reiter "Beziehungen" wird jeweils an die zuständige Fachkraft beider betroffener Personen eine Information/Wiedervorlage versendet.

Ausgangssituation

In der Administrationsfunktion KERNPROZESSDEFINITIONEN UND PERSONALBEMESSUNG gibt es die Funktion Aktivitäten verschieben. Dies funktioniert, wenn Aktivitäten von einem Teilprozess in einen anderen verschoben werden, nicht aber innerhalb eines Teilprozesses. Wie kann ich eine Aktivität innerhalb eines Teilprozesses verschieben? 

Lösung

Über einen Zwischenschritt ist das trotzdem möglich:
In einem ersten Schritt verschiebt man die Aktivität in den davor oder danach liegenden Teilprozess und in einem zweiten Schritt zurück in den ursprünglichen Teilprozess an die gewünschte Position.

Ausgangssituation

Sie möchten in OK.JUS für einen Benutzer eine oder mehrere Vertretungen hinterlegen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

In OK.JUS kann für jeden Benutzer eine oder mehrere Vertretungen hinterlegt werden. Dafür unter den Systemeinstellungen > Benutzer die entsprechende Person suchen, markieren und über den Button "Vertretungen" die Bearbeitungsmaske öffnen. Es wird zwischen "(1) Vertreten durch" und "(2) Vertretung für" unterschieden. Über "Hinzufügen" kann eine oder mehrere Personen ausgewählt werden. Ein Enddatum kann, muss aber nicht, hinterlegt werden.

Hinweise:

• Für die Bearbeitung der Vertretungsregelung benötigt man entsprechende Rechte.
• Alle Rechte werden bei der Vertretungsregelung weitergegeben. Vertritt ein Sachbearbeiter (SB 1) einen Administrator, erhält dieser (SB 1) die erweiterten Rechte des Administrators. Wird der SB 1 durch einen SB 2 vertreten, der bisher nur lesende Rechte hat, erhält dieser (SB 2) ALLE Rechte von SB1, also auch schreibende Rechte.

Ausgangssituation

Sie möchten Ihre Lizenzdatei hochladen.

Hinweis

Um die Administrationsfunktion bearbeiten zu können, wird das Schutzobjekt VerwaltungLizenz benötigt, welches nur den befugten Administratoren zugewiesen sein sollte.

ACHTUNG

Verändern Sie unter keinen Umständen den Namen oder den Inhalt Ihrer Lizenzdatei. Durch die enthaltenen Verschlüsselungen würde diese ungültig werden. Öffnen Sie diese daher bitte nicht.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Wählen Sie: ADMINISTRATION – LIZENZVERWALTUNG – VERWALTUNG LIZENZSCHLÜSSEL
    
2.  Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Bearbeiten.
    
3. Laden Sie die Lizenzdatei vom Typ .sek hier hoch.
    
4. Speichern Sie die Lizenzdatei mit Klick auf OK.

Hinweis

Die Inhalte der neuen Lizenzdatei wirken sich erst bei einem Neustart von OK.JUS beim jeweiligen Benutzer aus (außer beim Hochladenden selbst).
Bitte beachten Sie auch, dass die Lizenzdatei sowohl in der Echtumgebung als auch in der Testumgebung hochgeladen werden muss.

Tipps

In der Übersicht, sehen Sie die Details zu Ihrer Lizenz. Außerdem wird Ihnen hier die Anzahl der aktuell aufgeschalteten Fachkräfte angezeigt.
Durch das Aktivieren der Lizenzdatei werden die Funktionen in der Administration und Sachbearbeitung sowie die Bestandsaktionen freigeschaltet, die zu den von Ihnen gekauften Modulen gehören.

Hinweis

Es wird immer nur eine Lizenz pro Fachkraft konsumiert, unabhängig davon, wie oft eine Fachkraft OK.JUS gestartet hat.

Ausgangssituation

In der Administration soll über VERWALTUNGSPROZESSDEFINITION UND PERSONALBEMESSUNG für Pflegestellen eine neue Aktivität eingefügt werden. Steht diese  Aktivität sofort in den bestehenden Vorgängen an genau dieser Position zur Verfügung? Müssen zum Zeitpunkt des Einfügens alle bestehenden Vorgänge mit dieser Prozessdefinition geschlossen sein?

Lösung/Antwort

Wenn Sie eine Aktivität in die VERWALTUNGSPROZESSDEFINITION UND PERSONALBEMESSUNG für den Pflegekinderdienst hinzufügen, ist diese in den bestehenden Vorgängen der Pflegestellen sofort vorhanden. 
Nachdem Sie die neue Aktivität hinzugefügt haben, müssen Sie offene Vorgänge neu laden, um die neue Aktivität zu sehen.
 

Ausgangssituation

Wie können Verwendungszweck-Bildungsregeln definiert werden? Woher weiß OK.JUS, welche Definition angewendet wird?

Lösung

In den Administrations-Funktionen zu den Verwendungszweck-Bildungsregeln können Sie Verwendungszweck-Felder zunächst definieren und diese dann in einer Bildungsregel hinterlegen. Über die beiden Parameter Verwendungszweck Bildungsregel für Einnahmen und Verwendungszweck Bildungsregel für Ausgaben können Sie anschließend auf die konfigurierten Bildungsregeln zugreifen.

Bitte wählen Sie: ADMINISTRATION – KONFIGURATION – ÜBERGREIFENDE KONFIGURATION – VERWENDUNGSZWECK – VERWENDUNGSZWECK-BILDUNGSREGELN

Die Verwendungszweck-Felder, die Sie definieren, stehen Ihnen beim Erstellen von Verwendungszweck-Bildungsregeln zur Auswahl.

Bitte wählen Sie: ADMINISTRATION – KONFIGURATION – ÜBERGREIFENDE KONFIGURATION – VERWENDUNGSZWECK – VERWENDUNGSZWECK-FELDER

Ausgangssituation 

Sie haben in einem Textfeld eine für Sie gebräuchliche Abkürzung verwendet, die rot unterstrichen wird. Nun möchten Sie diese Abkürzung dem Vokabular hinzufügen. 

Lösung

Vokabular für alle User des Mandanten

Über die ADMINISTRATION - BENUTZEREINSTELLUNGEN können Sie das Vokabular mit Neuen Eintrag hinzufügen ergänzen. So können für alle amtsübergreifend Wörter wie amtsinterne Abkürzungen hinzugefügt werden. Diese werden dann für alle User des Mandanten erkannt. 

Benutzerspezifische Wörter

Die benutzerspezifischen Wörter fügt man in den Aktivitäten innerhalb des Kernprozesses hinzu. Wird z.B. ein Wort in der Aktivität "Gespräch dokumentieren" im Inhaltsfeld rot unterstrichen, kann dieses über den Button ABC dem Vokabular hinzugefügt werden. 

In der VOKABULAR-ÜBERSICHT kann über Zuordnung einschränken ein Filter gesetzt werden, welche Wörter (Amtsspezifisch/Benutzerspezifisch) angezeigt werden sollen. Ebenfalls können diese über Benutzerwörter löschen oder Amtswörter löschen gesamthaft gelöscht werden.

Ausgangssituation

In der Bestandsaktion VORGANGSNEUZUORDNUNG muss nach der Neuzuordnung der Fachkraft oft auch noch das Aktenzeichen neu vergeben werden. Dies ist in der Bestandsaktion ein extra Lauf. Führt man dann den neuen Lauf durch, müssen wieder die Vorgänge, bei denen sich soeben die Fachkraft geändert hat und zu denen das Aktenzeichen vergeben werden soll, neu gesucht werden. Wie kann dies verbessert werden?

Lösung

Nach der Vorgangsneuzuordnung kann man für denselben Lauf über den Button Erneute Neuzuordnung eine weitere Zuordnung durchführen. Damit ist es möglich, für die bereits gesuchten und neu zugeordneten Vorgänge die neue Aktenzeichenvergabe durchzuführen, ohne das diese Vorgänge nochmals gesucht werden müssen.

Ausgangssituation

Die Vorgangsneuzuordnung zu einer neuen Fachkraft scheitert teilweise. Es wurde nur ein Teil der Vorgänge an die neue Fachkraft übertragen. Warum wird der Lauf zur Vorgangsneuzuordnung insgesamt fehlerhaft beendet?

Prüfung/Lösung

Prüfen Sie, ob in einem der zu übertragenden Vorgänge die Aktivität "Vorgangsgrunddaten verwalten" fehlt. Dann werden alle Vorgänge bis zu diesem Vorgang neu zugeordnet und alle weiteren Zuordnungen scheitern, sodass der Lauf insgesamt fehlerhaft beendet wird.
Um den betroffenen Vorgang zu übertragen, fügen Sie die Aktivität "Vorgangsgrunddaten verwalten" nachträglich ein (ggf. in alle Vorgänge, die auf diesem Kernprozess beruhen).
 

Ausgangssituation

Sie sind nicht sicher, welche Rechtezuordnungen für die Sachbearbeiterrollen sinnvoll sind. 

Vorschläge

Die unten abgebildeten Rechtezuordnungen sind Vorschläge für eine Gestaltung der Sachbearbeiterrollen. Sie sollen eine grobe Orientierung geben. Die Entscheidung darüber, welcher Sachbearbeiter bzw. welche Gruppe konkret welcher Rechte bekommen soll, muss im Einzelfall individuell entschieden werden. Dies betrifft insbesondere sensitive Themen wie Buchungsläufe und das Anlegen von Institutionen.

ASD (Allgemeine Soziale Dienst)

Berechtigungen für Sachbearbeiterrollen

AV (Amtsvormundschaft); JuHiS (Jugendhilfe im Strafverfahren)

Berechtigungen für Sachbearbeiterrollen

BS (Beistandschaft) _Teil1

Berechtigungen für Sachbearbeiterrollen

BS (Beistandschaft) _Teil2

Berechtigungen für Sachbearbeiterrollen

PKD (Pflegekinderdienst)

Berechtigungen für Sachbearbeiterrollen

UVG (Unterhaltsvorschuss) _Teil1

Berechtigungen für Sachbearbeiterrollen

UVG (Unterhaltsvorschuss) _Teil2

Berechtigungen für Sachbearbeiterrollen

WiJu (Wirtschaftliche Jugendhilfe) _Teil1

Berechtigungen für Sachbearbeiterrollen

WiJu (Wirtschaftliche Jugendhilfe) _Teil2

Berechtigungen für Sachbearbeiterrollen

Fahrtzeiten werden in PEB pauschal über die Teilprozessbearbeitung berücksichtigt oder über individuelle Eingaben z.B. in den Programmfunktionen "Aktivität dokumentieren" oder Formularmasken.

Anbei ein Beispiel für die Konfiguration zu "Aktivität dokumentieren":

Über "Administration > Konfiguration > Übergreifende Konfiguration > Organisation, Prozesse und Aktivitäten > Klassifikationen Aktivität Dokumentieren" können neue Klassifikationen angelegt werden, welche dann später in die jeweilige, gewünschte Aktivität eingebunden werden. 

Wenn hierbei das Eingabefeld "Ort, Fahrzeit, gefahrene Kilometer und Verkehrsmittel" ausgewählt wird (im Bild oberhalb gelb markiert), erscheinen später folgende Eingabefelder bei der Aktivität im Vorgang: 

Die Zeiten, die hier eingetragen werden, werden zu den PEB-Zeiten des Teilprozesse addiert. Bitte achten Sie deshalb darauf, die Zeiten nicht im Teilprozess als auch über Aktivitäten zu erfassen/erfassen zu lassen!

Vorgänge können unter Bestandsaktionen > Löschung von Daten > Vorgang löschen gelöscht werden. Dafür muss die Vorgangsnummer des Vorgangs eingegeben werden, der gelöscht werden soll. Die Nummer des Vorgangs ist in den Grunddaten des Vorgangs zu finden bzw. in der Hilfeanlass-Übersicht in Klammern jeweils direkt vor dem Titel. Nachdem die Vorgangsnummer eingegeben wurde, werden in der Vorschau Informationen zum Vorgang angezeigt, die dabei helfen, auch wirklich den richtigen Vorgang zu löschen.

In den Löschoptionen stehen weitere Optionen in Bezug auf die Inhalte des Löschprotokolls sowie der im Vorgang hinterlegten Personen zur Auswahl. Außerdem muss ein Löschgrund angegeben werden. Über den Button Vorgang löschen wird der Vorgang aus dem System entfernt.

Ausgangsfrage

Ist es möglich die Wiederholung der Teilprozesse administrativ in OK.JUS zu begrenzen, damit diese nicht unendlich oft wiederholt werden können?

Lösung

Nein, es kann nur eingestellt werden, ob ein Teilprozess wiederholbar ist oder nicht.
Hier bietet es sich an, im Infopanel Informationen zur gewünschten Wiederholung zu hinterlegen (z.B. je Rechnungsprüfung oder alle 5 Jahre nach Überprüfung von Nachweisen).

OK.JUS bietet Ihnen einen Dialog, in dem Sie die zahlungsrelevanten Daten zu einer Institution erfassen können.

Dabei sind folgende Felder von Bedeutung:

Zahlweg

Der Standard-Zahlweg ist die Überweisung.
Eine Auszahlung mit dem Zahlweg innere Verrechnung bedeutet eine Buchung auf eine Einnahme-Buchungsstelle (ohne echten Geldfluss). Hierzu müssen Sie eine Einnahme-Buchungsstelle auswählen.
Hinweis:
Wenn einer Institution eine Einnahme-Buchungsstelle zugeordnet ist, wird im Vorgangskontext für diese Institution als Zahlungsempfänger auch der Zahlweg innere Verrechnung zur Auswahl angeboten.

Sammelüberweisung

Bei Sammelüberweisung = Ja werden alle Auszahlungspositionen der Institution als Zahlungsempfänger zu einer Überweisung kumuliert. Kumuliert werden nur Positionen mit gleicher Bankverbindung, Verwendungszwecke dürfen unterschiedlich sein. Die Institution erhält dann eine sogenannte G-Liste, in der die Einzelpositionen aufgelistet sind.

Fälligkeit

Hier können Sie die monatliche Fälligkeit von Auszahlungspositionen der Institution als Zahlungsempfänger für den Buchungslauf festlegen.

Auf Rechnung zahlen

Dieses Feld führt zu einer Vorbelegung in einem Bedarf im Vorgangskontext mit der Institution als Zahlungsempfänger.
Mit der Option Ja wird eine Abwicklung über den geprüften Rechnungseingang unterstützt. Derzeit kann im Vorgangskontext nur für Dienstleister und Einrichtungen über den Rechnungseingang gearbeitet werden.

Abschlag in Prozent

Dieses Feld hat nur eine Bedeutung im Zusammenhang mit dem Rechnungseingang. Wenn auf Rechnung gezahlt wird, kann vorher ein Abschlag für den Zahlungsempfänger ausgezahlt werden. Keine Angabe entspricht einem Prozentsatz von 0.

Ausgangssituation

Sie möchten eine Zugriffsprotokollierung der Mitarbeiter erstellen. Gibt es diese Möglichkeit mit der Benutzerkennung woraus hervorgeht, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit der Benutzer welche Fälle in OK.JUS eingesehen, bearbeitet hat?

Lösung

Es gibt eine Möglichkeit in OK.JUS unter der Administrationsfunktion "Protokollierung Lesende Zugriffe". Diese Protokollierung muss aktiviert werden. Erst nach der Aktivierung wird die Bearbeitung der Vorgänge protokolliert. Bitte stimmen Sie dieses Vorgehen vorab mit dem Personalrat ab. 

Man sieht dann wer welche Person und welchen Vorgang wann angesehen hat.

Hier kann man das aktivieren und dann im Nachhinein exportieren:

Hinweis

- Es ist nicht möglich es nachträglich auszulesen, also bevor es aktiviert wurde.

- Nicht jeder kann die Funktion sehen, es ist ein QBEN Recht, dass erst vergeben werden muss.

Ausgangssituation

Sie möchten Zugriffsrechte für die einzelnen Organisationsbereiche administrieren. 

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Es kann grundsätzlich pro angelegtem Organisationsbereich administriert werden, welche Zugriffsrechte jeweils die einzelnen Organisationsbereiche auf die Vorgänge des zur Bearbeitung ausgewählten Organisationsbereichs haben sollen.

Unter Administration > Konfiguration > Übergreifende Konfiguration > Organisation, Prozesse und Aktivitäten > Organisationsbereiche kann einerseits ein neuer Eintrag hinzugefügt werden - falls ein neuer Organisationsbereich definiert werden soll. Alternativ kann auch jeder bereits bestehende Organisationsbereich bearbeitet werden. In der Bearbeitungsmaske eines Organisationsbereichs kann im unteren Bereich definiert werden, welche Zugriffsrechte Nutzer aus verschiedenen Bereichen auf die Vorgänge haben sollen. Dabei stehen jeweils folgende drei Möglichkeiten zur Auswahl:

• Ausgewählte Organisationsbereiche mit schreibendem Zugriff: Vorgänge sind sichtbar und können bearbeitet werden
• Ausgewählte Organisationsbereiche mit lesendem Zugriff: Vorgänge sind sichtbar und können gelesen, aber nicht bearbeitet werden
• Ausgewählte Organisationsbereiche mit sehendem Zugriff: Vorgänge sind in der Übersicht sichtbar, aber ausgegraut und können dementsprechend weder gelesen noch bearbeitet werden 
• Ist ein Organisationsbereich gar nicht ausgewählt, hat er kein Zugriffsrecht. Vorgänge werden in der Übersicht nicht angezeigt, Suchen werden ggf. als "ohne Ergebnis" angezeigt.

Sind für einen Organisationsbereich mehrere Zugriffsrechte ausgewählt, überwiegt immer das stärkste Recht. Wichtig ist es, dem eigenen Organisationsbereich das stärkste Recht zuzuweisen. Handelt es sich zum Beispiel um den Organisationsbereich ASD, müssen Nutzer aus dem Bereich ASD auch das stärkste Recht erhalten, um die Vorgänge des eigenen Bereichs entsprechend bearbeiten zu können -> also schreibenden Zugriff.

Ausgangssituation

Der Benutzer "1" kann auf alle Projekte zugreifen, hier speziell Projekt "123". Die Benutzer "2" und "3" haben die gleichen Rechte (und mehr),aber keinen Zugriff auf das Projekt "123". Wie kommt das?

Lösung

Die Möglichkeit, Vorgänge und Projekte einzusehen, hat nur bedingt mit den Berechtigungen in OK.JUS zu tun.

Bitte prüfen Sie folgendes:

• Welcher Organisationsbereich ist für das Projekt zuständig? Prüfen Sie diesen Organisationsbereich unter
  • Administrationsfunktion Organisationsbereiche
  • ob im Bereich „Sachbearbeiter/in des Organisationsbereich“ die betroffenen Benutzer diesem Organisationsbereich zugewiesen sind.

• und ob im Bereich "Organisationsbereiche mit schreibendem Zugriff" der Organisationsbereich des Projekts eingetragen ist (also Schreibrechte auf sich selbst hat).
   

Der Zugriffsschutz für die Projekte wurde 2025 ausgeliefert und verhält sich genauso wie der Zugriffsschutz für Hilfeanlässe.
Alle Mitarbeitenden eines Organisationsbereich haben Zugriff auf die Vorgänge der Projekte.

Ausgangssituation
Der "Mandant-Administrator" konnte keine neuen Benutzer zu der gewünschten Gruppe hinzufügen.

Information
Hintergrund hierfür ist, dass eine zusätzliche Absicherung eingebaut ist, um das fehlerhafte Verteilen von "RZ-Rollen" zu verhindern. 
Diese sind gerade im Rechenzentrumsbetrieb relevant.
 
Workaround
Um das Verwalten der Gruppe wieder für "Mandant-Administratoren" zu ermöglichen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Unter „BENUTZERVERWALTUNG  / AUTHENTIFIZIERUNG / GRUPPEN“ die gewählte Gruppe bearbeiten

2. In dem Reiter „Rollen“ überprüfen, ob eine Rolle enthalten ist, welche der Kategorie „RZ-Adminrolle“ zugeordnet ist

3. Falls diese vorhanden ist = entfernen Sie diese "RZ-Adminrolle" und klicken auf speichern 

Anschließend sollte der "Mandant-Administrator" wieder in der Lage sein neue Benutzer zu dieser Gruppe hinzuzufügen.

Bitte beachten:
Wenn die "RZ-Adminrolle" in der Gruppe zwingend benötigt wird, muss das Verwalten der Benutzer innerhalb der Gruppe von einem entsprechend ausreichend berechtigten, "Rechenzentrums-Administrator" durchgeführt werden.

Ausgangssituation

Sie möchten weitere Familienstände hinzufügen. 

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Gehen Sie in die ADMINISTRATION
    
2. Wählen Sie KONFIGURATION - ÜBERGREIFENDE KONFIGURATION - PERSONENVERWALTUNG - FAMILIENSTÄNDE
    
3. Hier können Sie die Einträge der Familienstände verwalten. Alle offiziellen Familienstände werden bei der Installation angelegt, weitere können über Neuen Eintrag hinzufügen zusätzlich angelegt werden.

Ausgangssituation

Sie möchten die Kernprozesse für das Modul "Adoption" importieren (zip-Datei vom Kundenservice nach Vertragsabschluss). 

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Zuerst muss die XML-Datei „01_Zugangsgrund“ importiert werden (Dieser ist als Dummy bei allen Kernprozessen hinterlegt) 
2. Die tatsächlichen Zugangsgründe müssen im Nachgang  in der Administration „Kernprozesse“ auf die gewünschten Werte angepasst werden. 
3. Die nummerierte Reihenfolge in den Ordnern muss eingehalten werden – erst wenn der Echtlauf für die 1. Datei durchgeführt wurde, kann die 2. Datei importiert werden (ein Probelauf ist nicht ausreichend!) etc.
4. Bei den Aktivitäten muss nachgearbeitet werden – Beispiel: „Aktivität dokumentieren“ – hier werden die Klassifikationen nicht mit importiert und die Dualistbox ist leer. Wenn diese Aktivität nicht angepasst wird, kann der Sachbearbeiter ggf. nicht wie gewohnt damit arbeiten. 

Wenn Sie Unterstützung bei der Anpassung der Prozesse benötigen oder zur Erarbeitung eigener Prozesse Beratung in Anspruch nehmen möchten, wenden Sie sich gerne an Ihren Kundenservice!

Ausgangssituation

Bei einer Institution wurde der Träger geändert. Danach sind die Leistungsdaten im BuT Vorgang neu gespeichert worden um den aktuellen Träger zu hinterlegen. Mit der Sollstellungsneubildung ist nun aber eine Verrechnung entstanden.

Lösung

Hinterlegen Sie in der Institution zunächst wieder den ursprünglichen Träger  - prüfen Sie gbf. in der Historie, welcher dies war. Fügen Sie den neuen Träger, ab dem Zeitpunkt, ab dem er gültig sein sollte als neuen Zeitraum ein:

1. Bei der Institution wird der Zeitraum gesplittet. Dabei sollen die Zeiträume so angepasst werden, wie die Träger auch tatsächlich aktiv waren. Die Trägerwechsel werden also in einzelnen Zeiträumen eingetragen.
2. Danach muss ein ganz neuer Eintrag bei den Leistungsdaten BuT hinzugefügt werden, der alte sollte nicht mehr geändert werden. Bei dem neuen Eintrag wird dann automatisch der neue Träger herangezogen. Der Zeitraum sollte ab dem Zeitpunkt des neuen Trägers beginnen,
3. Danach sollte ein BSN-Grund erzeugt worden sein, den Sie in der BF Bestandsumrechnungslauf ausführen sollten. Das führt dazu, dass die Verrechnungen wieder gelöst werden, weil nun für die entsprechenden Zeiträume die richtigen Träger herangezogen werden und entstandene Verrechnungen wieder hinfällig werden.

Ausgangssituation

In der Bestandsaktion "Meldung XSozial BA SGBII-BuT" kann kein Stichtag ausgewählt werden. Was muss gbf. noch administriert werden, damit die Auswahl eines Stichtages möglich ist?

Lösung

Damit in der Bestandsaktion "Meldung XSozial BA SGBII-BuT" ein Stichtag ausgewählt werden kann, muss die Administrationsfunktion "Konfiguration XSozial BuT" konfiguriert werden. 

Ausgangssituation

Für einen BuT-Vorgang wurde eine Statistikmeldung für die Asyl-Quartalstatistik durchgeführt, allerdings erfolgte keine Übernahme der Beträge in die Statistikmeldung. 

Lösung

Prüfen Sie im betroffenen Vorgang die gesetzliche Grundlage. Ist hier keine gesetzliche Grundlage mit der Hilfeart Asylbewerberleistungen § 1 für das zu meldende Quartal (mit den entsprechenden Zeiträumen, zu der die gesetzliche Grundlage gelten soll) vorhanden, muss in der PF "BuT, Statistikdaten verwalten" entsprechend angegeben werden, dass der Vorgang für die AsylbLG-Statistik nicht berücksichtigt werden soll.

Ausgangssituation

In einem Vorgang der wirtschaftlichen Jugendhilfe wurde im Leistungspaket eine falsche Hilfeart ausgewählt, da die richtige Hilfeart noch nicht angelegt war. Über das Leistungspaket wurden bereits Rechnungen bezahlt und der Fall beendet.
Aufgrund der falschen Hilfeart wurden die Ausgaben auf die falsche Haushaltstelle gebucht.
Die fehlende Hilfeart wurde nachträglich in der Administration angelegt. Ebenso die dafür richtige Buchungsstellen-Kontoart.
Zur Berichtigung wurde nun versucht, im Leistungspaket die Hilfeart zu ändern, was OK.JUS auch zulässt.
Im Anschluss wurde versucht in der PF "Leistungsdaten verwalten" die Buchungsstellen-Kontoart zu ändern. Die PF Leistungsdaten verwalten lässt sich aber, nach Änderung der Hilfeart, nicht mehr öffnen und liefert folgende Fehlermeldung "Keine Buchungsstelle zu Konto und Produkt vorhanden".

Analyse

Durch die Änderung der Hilfeart im Leistungspaket zur neu angelegten Hilfeart, ergibt sich eine Buchungsstelle, die in der Administrationsfunktion "Buchungsstellen" nicht vorhanden ist, bestehend aus

* dem Produkt der neuen Hilfeart und
* dem Konto der Buchungsstellen-Kontoart, die noch in den Leistungsdaten ausgewählt ist.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Um die Leistungsdaten öffnen zu können und anschließend die korrekte Buchungsstellen-Kontoart auszuwählen, muss vorübergehend eine Buchungsstelle mit dem Produkt der neuen Hilfeart und dem Konto der Buchungsstellen-Kontoart aus den Leistungsdaten angelegt werden. Nachdem die richtige Buchungsstellen-Kontoart in der PF "Leistungsdaten verwalten" ausgewählt und der Zeitraum gespeichert wurde, kann diese Buchungsstelle wieder entfernt werden.
2. Es muss sichergestellt sein, dass auch die Buchungsstelle bestehend aus dem Produkt der neuen Hilfeart und der ausgewählten Buchungsstellen-Kontoart angelegt wurde.
3. Sicherheitshalber sollte die vorübergehend angelegte Buchungsstelle erst dann entfernt werden, wenn auch die Sollstellung neu gebildet wurde.

Ausgangssituation

Sie möchten den Namen einer Institution oder eines Trägers ändern und fragen sich, wie sich die Namensänderung auf die Buchung und das Kassensystem auswirkt. 

Lösung

Wird die Bezeichnung in der Administration geändert, ändern sich dieser auch rückwirkend für Sollstellungen im Buchungskonto in OK.JUS. Da aber keine Verrechnung ausgelöst wird, bleibt der Name in der Sollstellung in der Kasse so, wie er zum Zeitpunkt des Buchungslaufs übergeben wurde.
Grundsätzlich hat die Namensänderung also für Sollstellungen, die bereits durch den Buchungslauf verarbeitet wurden, keine Auswirkung.

Für alle Sollstellungen, die noch nicht über den Buchungslauf an die Kasse überstellt wurden, kann nach der Änderung der neue Name der Institution / des Trägers an die Kasse übergeben werden. Dies erfolgt allerdings nur entsprechend der Konfiguration der Kassenschnittstelle: An manche Kassenverfahren wird nur die FAD, nicht aber der Name der Zahlungsperson, übergeben – oder vom Kassensystem wird nur die FAD weiterverarbeitet, auch wenn der Name mit übergeben wird.

Für Kassen, an die FAD-Änderungen automatisch übertragen werden (das gilt nicht für OK.FIS), geht über die FAD-Datei die Änderung des Namens an das Kassensystem. Was an das Kassensystem übergeben wird, kann auch immer in der Kassenschnittstellen-Dateidefinition geprüft werden.
Für alle anderen Kassen gilt, dass die Namensänderung auf anderem Weg an die Kasse gehen und im Kassensystem manuell geändert werden muss.

Bei OK.FIS wird der Name der Zahlungsperson grundsätzlich nicht übergeben. Wenn mit OK.FIS gearbeitet wird, muss eine Namensänderung immer manuell in OK.FIS eingepflegt werden.

AUSGANGSSITUATION

Einnahme-Soll für das neue HHJ wird von IHV mit der Fehlemeldung "Das Konto <Konto> gehört nicht zum aktuell bewirtschafteten Haushaltsjahr." abgewiesen.

LÖSUNG
Einnahmen für das neue Haushaltsjahr dürfen erst in IHV hochgeladen werden, nachdem die offenen Einnahmen durch das LfF zentral in das neue Haushaltsjahr übernommen wurden.

Wird dies nicht befolgt, werden Buchungssätze, deren Kassenzeichen bereits beim LfF bekannt sind, abgelehnt, weil diese erst auf das neue HHJ umgestellt werden müssen.

"Einnahme-Soll zu bestehenden Kassenzeichen (Personenkontennummern) stellen für das LfF eine Änderungsanordnung dar. Eine Änderung ist erst möglich, nachdem die bestehende Anordnung, d.h. die offenen Einnahmen, in das neue HHJ übernommen wurden."

Die Sätze mit Kassenzeichen, die dem LfF noch nicht bekannt sind, werden als Erstanordnungen übermittelt und konnten deswegen bereits im Dezember verarbeitet werden. 

Die Fehlerbehebung kann wie folgt aussehen:

1. Die genau gleiche Datei kann nicht zweimal hochgeladen werden, damit verarbeitete Positionen nicht nochmals übernommen werden. Sie müssen zuerst prüfen, welche Sätze vom LfF verarbeitet werden konnten. Alle Positionen, die also vom LfF erfolgreich verarbeitet wurden, müssen aus der Datei gelöscht werden.
Da es vermutlich die Erstanordnungen waren, die bereits verarbeitet wurden, kann die IHV Datei nach den Erst- und den Änderungsanordnungen aufgeteilt werden. Die Erstanordnungen werden mit den vom LfF erfolgreich verarbeiteten Positionen verglichen.

Für die Unterscheidung zwischen Erst- und Änderungsanordnung kann das Feld 44 Ereigniskennzeichen betrachtet werden (12= Erstanlage, 13= Änderungsanordnung).
Eine Alternative wäre die Positionen mit dem Zusatz +0000000000.00 zu suchen. Dieser Zusatz symbolisiert eine Erstanordnung.

2. Die Datei, ohne alle bereits erfolgreich verarbeiteten Sätze, kann dann erneut hochgeladen werden. Da es dieses mal nicht die gleiche Datei ist, sollte diese auch fehlerfrei verarbeitet werden können.

Ausgangssituation

Das Bankenverzeichnis muss regelmäßig aktualisiert werden. Die Bundesbank stellt das Verzeichnis im txt-Format im Downloadbereich unter Serviceangebot zur Verfügung. Jedoch können im Fall von bestimmten Aktionen wie das Auflösen einer Bank nach Bankenfusionen, diese NICHT in OK.JUS über diesen Import abgebildet werden. Neue Banken sind in den Institutionen zu finden.
 

Lösung

Wenn Klienten ihre neue Bankverbindung mitteilen, wird diese in der Personenverwaltung eingetragen und mit aktiv/Standard gekennzeichnet.
Die alte Bankverbindung wird auf inaktiv gesetzt. Im Zusammenspiel mit dem Finanzverfahren sollte die Änderung ebenfalls mitgeteilt werden (teilweise werden dort mehrere aktive Bankverbindungen geführt, was im Fall der Bankenfusion nicht sinnvoll ist).

Ausgangssituation

Sie möchten bei Personen oder Institutionen mehrere Bankverbindungen hinterlegen. 

Lösung

In OK.JUS besteht die Möglichkeit sowohl bei Personen, als auch bei Institutionen mehrere Bankverbindungen zu erfassen. Eine dieser Bankverbindung kann als Standard definiert werden, sodass diese in allen Vorgängen mit einer Bankverbindung automatisch vorbelegt ist. Eine Auswahl der weiteren Bankverbindungen ist jederzeit über das Dropdown möglich. 

Es können einzelne/mehrere Bankverbindungen auf inaktiv gesetzt werden, wenn diese wegfallen/nicht mehr verwendet werden sollen.

Wenn die FAD-Abfrage aus OK.FIS genutzt wird, sollte eine Absprache mit der Kasse erfolgen, wie mit inaktiven Bankverbindungen umgegangen werden soll.

Ausgangssituation

Sie möchten in der Testumgebung mit Buchungen und Umbuchungen arbeiten. Wie können Sie nun sicherstellen, dass keine Daten tatsächlich an die Kasse gesendet werden?

Lösung

Entweder darf bei den Buchungsläufen keine Kassenschnittstelle angegeben sein und/oder die OK.KOMM-Route nicht vorhanden sein (letzteres wird beim Spiegeln der Echtumgebung auf die Schulungsumgebung bereits berücksichtigt). Also ohne OK.KOMM-Routen sind Sie auf der sicheren Seite. Bei den Buchungsläufen bleibt dann "warten auf Kasse" stehen. Arbeiten Sie mit einem anderen Kassenverfahren als OK.FIS, dürfen Sie entstandene Dateien nicht in die Produktivumgebung Ihres Kassenverfahrens einspielen.

Bei den Läufen muss bei „Banküberweisung integrieren“ und „Kassenschnittstellendatei integrieren“ jeweils „Nein“ stehen. Im Buchungslaufmuster dürfen keine Angaben im Punkt "Angaben zur Zahlungsabwicklung" stehen. Also mit "Nein" in diesen beiden Punkten sind Sie auf der sicheren Seite.

Ausgangsfrage

Nach dem Serverumzug von OK.FIS scheitert die Datenübernahme von OK.JUS nach OK.FIS. Serverseitig wurden alle nötigen Einstellungen durchgeführt. Wieso scheitert nach dem Buchungslauf die Kassenintegration nach OK.FIS?

Lösung

Wenn sämtliche serverseitigen Einstellungen korrekt vorgenommen wurden, muss in OK.JUS geprüft werden, ob in der Administrationsfunktion "OK.KOMM Routenkonfiguration" der korrekte Servername hinterlegt ist. Dieser muss im Eingabefeld "Ziel-URL" angepasst werden. Die neue Ziel URL lässt sich dann über den Button "Funktionen für Verbindungstest" prüfen. Lässt sich der Test fehlerfrei durchführen, ist die Konfiguration korrekt. Im Anschluss können die gescheiterten Buchungsläufe unter der Bestandsaktion "Buchungslauf" über den Button "Wiederhol-Funktion" wiederholt werden. 

Ausgangssituation 

Nach einem Buchungslauf scheitert die Verarbeitung eines Buchungssatzes, laut Hinweisliste, aufgrund einer inaktiven Bankverbindung einer Institution. Die im Vorgang verwendete Institution verfügt aber über eine aktive Bankverbindung. 

Anleitung

Prüfen Sie die Verwendung der IBAN in weiteren zugehörigen Institutionen und/oder Pflegestellen. Wird dieselbe IBAN in einer weiteren Institution oder Pflegestelle verwendet und ist dort auf inaktiv gesetzt, gilt sie insgesamt als inaktiv. Setzen Sie dann diese Bankverbindung auf aktiv oder löschen Sie sie (je nach Notwendigkeit) aus der Institution, dann kann der Buchungssatz im Buchungslauf verarbeitet werden.

Ausgangssituation

Es wurde der Buchungslauf für den Monat April mit Buchungslauf-Datum 30.04. gestartet. Obwohl der 30.04. nicht auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, werden im Buchungslauf Sollstellungen für den Monat Mai mit ausgezahlt. Es wurden keine Änderungen in der Administrationsfunktion Parameter - Fälligkeit vorgenommen.

Erklärung

Liegt die Fälligkeit normalerweise auf dem 01. des Monats, so wird die Fälligkeit für den 01. Mai automatisch auf den 30.04. zurückgesetzt. Der 1. Mai ist ein deutschlandweiter Feiertag und damit kein Bankarbeitstag. 
Damit Auszahlungen nicht verspätet geleistet werden, werden die Sollstellung mit Fälligkeitstag 01.05. im Buchungslauf, den Sie mit Fälligkeitstag Buchungslauf30.04. durchführen, mit verarbeitet. 

Tipp

Die Fälligkeit der Sollstellungen können Sie auch in der Aktivität Sollstellung anzeigen und neu bilden in den betroffenen Vorgängen nachprüfen.

Ausgangssituation

Wie kann man in UVG eine nicht kassenwirksame Stornierung eines Buchungssatzes durchführen?

Lösung

Um eine nicht kassenwirksame Stornierung durchzuführen muss ein Buchungslaufmuster Stornierung mit Zugriffsberechtigung für UVG anleget werden und die entsprechenden Buchungslauf-Listen ausgewählt werden, die Zahlungsabwicklung bleibt in diesem Fall dann leer. 

Ausgangssituation

Eine Rechnung wurde in der Aktivität "Rechnungen und einmalige Zahlungen" erfasst und dann aber eine Buchungslaufsperre gesetzt. Dennoch wurde diese Rechnung trotz Buchungslaufsperre mit dem Buchungslauf verarbeitet und ausgezahlt. Wieso greift die Buchungslaufsperre nicht?

Lösung

Prüfen Sie anhand der Aktivität Recherche Buchungskonto, wann der Buchungslauf genau durchgeführt wurde (Datum und Uhrzeit des Buchungslaufes beachten). Betrachten Sie dann in der Aktivität "Rechnungen und einmalige Zahlungen" unter "Weitere Funktionen" "Historie/Änderungsprotokoll", zu welchem Datum und welcher Uhrzeit die Buchungslaufsperre gesetzt wurde. Wenn die Buchungslaufsperre erst nach dem Buchungslauf gesetzt wurde, kann sie nicht mehr greifen.

Ausgangslage

Der Parameter Bildung Einnahme-Soll Beistandschaft ist auf Einzahlungen gesetzt. Es sollte nun auch möglich sein, für diese Parametereinstellung bei den Empfängerdaten in der Beistandschaft eine Buchungssperre zu setzen. Dies funktioniert jedoch nicht: In den Empfängerdaten wurde die Checkbox "Buchungssperre" bei aktuellem Soll und bei Rückstand gesetzt. Bei der Einzahlungsaufteilung wird der Betrag aber trotz Buchungssperre auf das laufende Soll gebucht und nicht auf das Verwahrgeld. Muss hier administrativ noch etwas eingerichtet werden?

Lösung

Es müssen in OK.JUS keine weiteren administrativen Einstellungen getätigt werden. Sie müssen nur die Empfängerdaten auf Buchungssperre setzen (aktuelles Soll und/oder Rückstand).
Wenn Sie die Buchungslaufsperre setzen, werden Sie bei der Einzahlungsaufteilung darauf hingewiesen, dass eine Buchungssperre gesetzt ist und die Einzahlung nicht zur Auszahlung führt. 

Wird der Einzahlungsbetrag nur auf gesperrte Sätze verteilt, erhalten Sie beim Speichern einen Hinweis, dass die Aufteilung nicht zu einer Auszahlung führt und die Einzahlungsaufteilung bleibt beim nächsten Buchungslauf unberücksichtigt und landet in der Hinweisliste mit dem Vermerk, dass eine Buchungssperre existiert (dies ist in diesem Fall auch in der Aktivität Sollstellung anzeigen und neu bilden ersichtlich, in der Spalte Buchungslaufsperre "ja" (bei BS Auszahlung und BS Einnahme!)

Das heißt, diese Einzahlungsaufteilung verbleibt unter den offenen Aufteilungen. 

Die richtige Vorgehensweise ist, den Betrag, der auf den gesperrten Empfänger aufgeteilt wird, bei der Einzahlungsaufteilung bereits komplett auf das Verwahrgeld zu buchen. Dann sehen Sie in der Aktivität Sollstellung anzeigen und neu bilden keine Buchungslaufsperre bei BS Einnahme, da alles auf Verwahr gebucht wurde und es entsteht keine BS Auszahlungs-Sollstellung.

Ausgangssituation

In den mit den Buchungsläufen erzeugten Buchungslauflisten sieht es so aus, als ob die Positionen für Zahlungspersonen mit Zahlweg = Innere Verrechnung doppelt verbucht werden und dies zu einer doppelte Auszahlung führt, da beide mit der Buchungskontoart "Auszahlung" bezeichnet sind. 

Lösung

Um diesen Anschein zu verhindern, kann man Buchungslauflisten verwenden, die die Buchungssätze getrennt nach Auszahlungen und Einnahmen darstellen. Diese sind in OK.JUS als Vorlagen in der Vorlagenverwaltung (Kontext V) vorhanden und können in der Administrationsfunktion "Buchungslaufmuster" den jeweiligen Buchungslaufmustern als Buchungslaufliste zugeordnet werden. Mit diesen Listen wird deutlich, dass es sich im Falle einer Inneren Verrechnung bei einem der beiden Buchungssätze um eine Auszahlung und beim anderen Buchungssatz um eine Einnahme handelt, auch wenn beide Buchungskontoarten gleichermaßen "Auszahlung" lauten.

Ausgangssituation

Beim Einnahme-Buchungslauf werden auch Sollstellungspositionen verarbeitet, deren konkretes Fälligkeitsdatum hinter dem angegebenen Fälligkeitsdatum im Buchungslauf liegt.

Erklärung

Bei Einnahme-Buchungsläufen in OK.JUS werden Sollstellungen nur anhand des Monats aus dem gesetzten Fälligkeitsdatum ermittelt. Der Filter funktioniert hier nicht taggenau (wie bei Auszahlungen), sondern es wird alles im angegebenen Monat mitgenommen. Das gleiche gilt für Einnahme-Verrechnungspositionen.

Ausgangssituation

Beim Einnahme-IST-Lauf sind bei Ihnen zwei Muster für unterschiedliche Organisationsbereichen administriert. Wenn ein Lauf durchgeführt wird, werden aber ALLE Einnahme-IST-Sätze mitgenommen. Was kann hier administriert werden, damit für jeden Bereich ein eigener Lauf durchgeführt werden kann?

Lösung

Die Zugriffsberechtigung im Einnahme-Ist-Lauf-Muster steuert über den Organisationsbereich, welche Bereiche in der Bestandsaktion Übernahme Einnahmen (Einnahme-Ist-Lauf) welche Einnahme-Ist-Lauf-Muster zur Auswahl haben (analog zum Buchungslaufmuster).

Ein Einnahme-Ist-Lauf zieht immer alle Daten je nach seiner Kassenschnittstellen-Definition an. Eine weitere Trennung ist hier nicht möglich.

Empfehlungen Muster-Konfigurationen

Empfehlungen für bayerische Kunden mit OK.FIS

Ein solcher Kunde sollte die Einnahme-Ist-Lauf-Muster

• OK.FIS
• UVG-Einnahmen-Rückforderung nach §5
• UVG-Einnahmen-Rückzahlung nach §7

verwenden.

Empfehlungen für bayerische Kunden ohne OK.FIS

Ein solcher Kunde sollte die Einnahme-Ist-Lauf-Muster

• Standard
• UVG-Einnahmen-Rückforderung nach §5
• UVG-Einnahmen-Rückzahlung nach §7

verwenden.

Empfehlungen für außerbayerische Kunden ohne OK.FIS

Die Einnahme-Ist-Lauf-Muster sind abhängig davon, ob die hauseigene Kasse die Einzahlungen für alle Bereiche gesammelt oder getrennt liefert.

Empfehlung für gesammelte Bereitstellung durch die Kasse: Einnahme-Ist-Lauf-Muster Standard

Empfehlungen für außerbayerische Kunden mit OK.FIS

Vermutlich laufen dann alle Einnahmen über die OK.FIS-Journalabfrage.

Empfehlung für gesammelte Bereitstellung durch die Kasse: Einnahme-Ist-Lauf-Muster OK.FIS

Bitte überprüfen Sie, ob das so vorliegt.

Ausgangssituation

Es wurden Einnahmedaten fälschlicherweise erfasst und mit dem Einnahme-Buchungslauf an die Kasse übermittelt. An der Kasse könnten die Buchungssätze storniert werden. Was muss in OK.JUS unternommen werden, damit das Buchungskonto wieder korrekt ist?

Anleitung

Löschen Sie die Einnahmedaten aus der Aktivität "Einnahmedaten verwalten" im betroffenen Vorgang oder setzen Sie den dort eingegeben Betrag auf Null. Die so entstehende Verrechnung wird mit dem nächsten Buchungslauf als Plus-Betrag an die Kasse übermittelt und gleicht den SOLL-Betrag wieder aus. D. h. aber auch, das der Buchungssatz an der Kasse nicht storniert werden darf.

Ausgangssituation:

Der Einnahme-IST-Lauf wurde mit der Fehlermeldung: "Bei der Kommunikation über OK.KOMM ist ein Fehler aufgetreten. Fehlertyp: (leer), Fehlertext: Der Benutzer 'zssadmin' hat keine Berechtigung für Sätze zu KU=1 und DIENST_NR=512, Fehlerwert: (leer), Fehlerfeld: (leer) at deployment.ok.jus -2.80.2.ear......." beendet.

Analyse:

Es handelt sich um eine Meldung aus OK.FIS.

Lösung:

Es muss der Kundenservice von OK.FIS hinzugezogen werden. Die Dienststellen-Nr. ist eine Berechtigungs-Einstellung in OK.FIS.

Ausgangssituation

Im Buchungslauf in der Beistandschaft fallen Ihnen Differenzen zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen auf. 

Lösung

Sofern Ihnen beim Buchungslauf in der Beistandschaft Differenzen zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen auffallen, kann es sein, dass Sie bei der Einzahlungsaufteilung einen Teil einer Überzahlung dem Verwahrgeld zugewiesen haben.

Prüfen Sie den Sachverhalt, indem Sie in den Bestandsfunktionen "Verwahrgelder verwalten" aufrufen und ohne Einschränkungen die Suche ausführen. Sollten Sie hier Treffer angezeigt bekommen, obwohl Sie für gewöhnlich nicht die Verwahrgeld-Funktion in OK.JUS nutzen, ist eine Anpassung der Einzahlungen über die Bestandsfunktion "Übersicht Einzahlungsaufteilung Beistandschaft" nötig.

Sehen Sie hierzu auch den FAQ Artikel "Einzahlungsaufteilung in der Beistandschaft korrigieren". Im Feld Verwahrgeld muss nach der Verteilung der Einzahlung 0,00 € stehen (ggf. durch Überbuchung des aktuellen/nächsten Monats oder der Rückstände), damit die oben beschriebene Konstellation nicht entsteht.

Ausgangssituation

Es wurde eine Buchung (Einzahlungsaufteilung AV) mit dem falschen Betrag durchgeführt. Daraufhin wurde die Auszahlung storniert und die Buchung mit dem korrekten Betrag nochmals durchgeführt. Beim Stornieren der Einzahlungsaufteilung erscheint folgende Fehlermeldung:

Auch über die Programmfunktion „AV, Einzahlung aufteilen – Korrekturbuchung“ kann die Buchung nicht korrigiert werden.

Wie kann eine AV-Einzahlung korrigiert werden?

Lösung

Falls bereits ein Buchungslauf durchgeführt worden ist, muss die Buchung folgendermaßen korrigiert werden:

Die AV-Einzahlungsaufteilung darf nicht in der Buchungskonto-Recherche gelöscht werden. Dies gilt auch für BS-Einzahlungsaufteilungen.

* In der AV-Einzahlungsaufteilung Korrekturbuchung: Den Satz auf Betrag 0 EUR ändern. => Dann erscheint der Satz auch in der Buchungskonto Recherche mit Betrag 0 EUR.

* In der Buchungskonto-Recherche die Buchungskonten für AV-Auszahlung und AV-Einnahme stornieren.

Falls noch kein Buchungslauf durchgeführt worden ist, können Sie in der  PF "AV, Einzahlung aufteilen - Nur Offene" den Betrag einfach ändern, dann steht er auch im Buchungskonto bei den Einzahlungsaufteilungen verändert drin.

Ausgangssituation

Sie möchten eine Einzahlungsaufteilung vornehmen und dafür einzelne Vorgänge suchen. 

Anleitung

In der Bestandsfunktion Einzahlungsaufteilung Beistandschaft können Vorgänge über verschiedene Filter gefunden werden.

Wenn es sich um einen aus OK.JUG migrierten Vorgang handelt, können Sie im Suchfeld "Vorgangsnummer" auch die bisherige OK.JUG Fallnummer angeben, um Ihren Vorgang zu finden und eine Einzahlungsaufteilung vornehmen zu können.

Ausgangssituation

Sie möchten die Einzahlungsaufteilung in der Beistandschaft korrigieren.

Lösung

Sofern die Einzahlungsaufteilung noch nicht durch einen Tagesabschluss verarbeitet wurde, kann diese noch kassenwirksam angepasst werden.

Die Korrektur ist entweder über die Bestandsfunktion Übersicht Einzahlungsaufteilung Beistandschaft oder im jeweiligen Vorgang in der Aktivität mit der Programmfunktion "BS, Einzahung aufteilen - Nur Offene" möglich.

Ausgangssituation

Sie haben eine Eltern-FAD (123456) angelegt und möchten diese gerne auf einen der Elternteile umschreiben. Die Person, welche die Eltern-FAD erhalten soll, hat aber noch eine weitere FAD (987654). Grund ist, das nun nicht mehr die Eltern gemeinsam zahlungspflichtig sind, sondern nur noch ein Elternteil. Außerdem wurde bereits im Buchungskonto zu dem aktuellen Vorgang auf die FAD (123456) gebucht. Ist es überhaupt möglich in einem solchen Fall die Eltern-FAD zu übertragen? 

Lösung

Als Lösung, um die FAD umzuschreiben, wäre folgendes möglich:

1. Zuerst wird die Eltern-FAD (123456) über die Admin-Funktion Korrektur FAD-Nummer geändert. Hier muss geprüft werden, welche Nummer vergeben werden soll.

   • Vorsicht bei der FAD-Nummern-Generierung mit laufender Nummer, weil sonst die gleiche FAD-Nummer an anderer Stelle erzeugt werden könnte. Das liegt daran, dass OK.JUS die händisch vergebene Nummer nicht kennt und der Zähler nicht automatisch hochzählt. Hier muss dann der Zähler "Finanzadresse global" in der gleichnamigen Admin-Funktion händisch hochgesetzt werden!

   • Ist im betroffenen Vorgang weiterhin als Zahlungspflichtiger "Eltern" ausgewählt, wird diese neue FAD dort dann auch verwendet. Was hier gewollt ist, muss dann geprüft und ggf. angepasst werden.

2. Danach kann auch die FAD von der Einzelperson (aktuell 987654) auf die "alte" Eltern-FAD (123456) geändert werden. 

   • Sollen die Einnahmedaten des betroffenen Vorgangs weiterhin auf die FAD-Nummer 123456 gehen? Dann muss hier der Zahlungspflichtige entsprechend angepasst werden, ansonsten wird die neue Eltern-FAD verwendet.

Es darf zeitgleich nie die gleiche FAD-Nummer für mehrere Personen geben, deswegen muss in der oben beschriebenen Reihenfolge vorgegangen werden.

Ausgangssituation

Sie haben bspw. bei einer Rechnung, für die Leistungsart Kinderhortgebühr um 100,00 € in einem Vorgang gekürzt. Nun werden diese 100,00 € mit der noch offenen Rechnung der Leistungsart Essensgeld verrechnet. Es handelt sich dabei zwar um den gleichen Leistungserbringer, aber um eine andere Leistungsart, mit anderer Buchungsstelle. Die Zahlung der Kinderhortgebühr war zum Zeitpunkt der Änderung bereits mit einem Buchungslauf verarbeitet. Die andere Leistungsart noch nicht. Wie kann die Verrechnung mit einer anderen Leistungsart verhindert werden?

Lösung

Prüfen Sie bitte zunächst was bei Ihnen für den  Parameter "Verrechnung, Leistungsart als Verrechnungskriterium" eingestellt ist. Wenn die Verrechnungen anhand der Leistungsart aufgeteilt werden sollen, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen.

Ausgangssituation

Es kam bei der Übertragung zu einer (technischen) Störung.

Durch diese konnte der Buchungslauf nicht komplett abgeschlossen werden. Es erfolgte keine Rückmeldung des "Ergebnis-Status OK.FIS", weder ein "OK" noch ein Fehler. Die Sollstellungen sind jedoch trotzdem in OK.FIS angekommen.

Daraufhin hat der Kunde nichts weiter unternommen. Der darauffolgenden Buchungslauf konnte jedoch nicht abgeschlossen werden und kam auch nicht in OK.FIS an. Folgende Fehlermeldung erschien:

• „Die letzte Übernahme erfolgte mit der lfd.-Nr. 48. Erwartet wird deshalb 49. Geliefert wurde jedoch 48, siehe <LFDNR> unter <KOPF_DATEN>.“

Der Grund hierfür ist der 1. Buchungslauf, welcher kein Ergebnis-Status geliefert hat. OK.JUS hat den Zähler nicht hochgesetzt, OK.FIS schon. 

Lösung

Der Buchungslauf welcher den Fehler meldet, muss bearbeitet und dann wiederholt werden.

1. fehlerhaften Buchungslauf anklicken. (In der Übersicht der Buchungsläufe, sollte die Spalte "Ergebnis-Status OK.FIS" eingeblendet werden.)

2.  Über den Button "Weitere Funktionen" die Option "Kassenlauf-Integrationsnummer bearbeiten" auswählen.

3. Die von OK.FIS erwartetet Integrationsnummer vergeben und abspeichern.

4. Den Buchungslauf wiederholen. 

Ausgangssituation

Der Einnahme-Soll Buchungslauf wurde mit "teilweise erfolgreich" beendet.
Der Status der Kassenintegration wird als "fehlerhaft beendet" gemeldet und es werden keine Kassenschnittstellendateien erzeugt. Bei der Wiederholung des Buchungslaufes erscheint der Hinweis, dass bereits eine Datei vorhanden ist und deswegen keine neue Kassendatei erzeugt werden kann. 

Die Fehlermeldung lautet: Fehler bei Verarbeitungsschritt 2 [subjob.kassendatei.kassendatei] Kassendatei //WINAPPLI/OKJUS/......../Kassenschnittstelle/ OKJUS_WJH.txt existiert bereits.
 

Lösung

Die Datei muss aus der Administrationsfunktion "Serverseitig gespeicherte Dateien verwalten" zunächst heruntergeladen werden und dann aus der Funktion "Serverseitig gespeicherte Dateien verwalten" gelöscht werden, wenn sie neu erstellt werden soll.

Ausgangssituation

Bei der Bearbeitung der Sollstellung eines migrierten Falles haben Sie o. g. Fehlermeldung erhalten.

Lösung

Bitte prüfen Sie ob in der Institution ein Träger/Abrechner hinterlegt ist. Sie müssen in der Administrationsfunktion "Institutionen" für die Institution die verwendet wird in der Funktion "Träger und Abrechner des Leistungsanbieters verwalten" einen gültigen Zeitraum hinzufügen und dort entsprechend einen Träger, Abrechner oder die Einrichtung als Standard-Zahlungsempfänger angeben. Dann kann die Sollstellung wieder bearbeitet werden.

Ausgangssituation 

Sie möchten in OK.FIS vorhandene FAD nach OK.JUS übernehmen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Neuanlage einer FAD in OK.FIS und Übernahme von OK.FIS nach OK.JUS, wenn für die Person noch keine FAD in OK.FIS vorhanden ist

Die Umsetzung ist folgendermaßen:

An den Stellen in OK.JUS, in denen FAD Nummern eingeben werden können (z.B. Personenverwaltung, PF Institution Grunddaten bearbeiten, PF Pflegestelle Grunddaten bearbeiten) ist es unter den entsprechenden Umständen (passende Berechtigung, keine FAD vorhanden) möglich, eine Datenabfrage auf OK.FIS zu starten. Dadurch öffnet sich ein Fenster, in dem die Suchkriterien vorbelegt sind. 

1.           Validierungen bzgl. OK.KOMM-Route, Zeichensatz, Typ und Länge

2.           Erstellen einer xml-Struktur für die Schnittstelle Finanzdatenauskunft

3.           Übergabe der xml-Struktur per konfigurierter OK.KOMM-Route an OK.FIS

4.           Verarbeiten der Antwort-xml von OK.FIS. Ergebnis: Entweder Fehlermeldung oder Anzeige der von OK.FIS gelieferten FAD-Sätze im Modalen Dialog.

Ein Klick auf Übernehmen löst aus:

1.           Validierung auf vorhandene FAD-Nummer 

2.           Die markierte FAD-Nummer wird nach OK.JUS in die Ausgangsmaske in das Anzeige-Feld der FAD-Nummer übernommen.

3.           Der modale Dialog wird geschlossen und die Ausgangsmaske wird angezeigt.

Das tatsächliche Speichern der FAD-Nr. erfolgt erst durch Speichern der Ausgangsmaske.

Neuanlage

OK.JUS schickt FAD-Daten ohne FAD-Nummer an OK.FIS. OK.FIS integriert automatisch und liefert mit „OK“ auch die neu angelegte FAD-Nr. zurück. Diese FAD-Nr. wird in OK.JUS übernommen. Die Neuanlage ist jeweils aus dem modalen Dialog zur FAD-Auskunft heraus möglich. So ist sichergestellt, dass VOR einer Neuanlage zumindest versucht wurde, eine bereits vorhandene FAD-Nummer in OK.FIS zu suchen.

Anmerkung: Das funktioniert natürlich nur, wenn die jeweiligen Institutionen/Personen auch ähnlich angelegt und gepflegt sind, so dass sie in OK.FIS auch auffindbar sind. Ideal wäre eine einheitliche Regel, welche Daten vorhanden sein müssen.

Für die Neuanlage dient der Button Neuen FAD-Satz in OK.FIS anlegen. Der Klick auf den Button Neuen FAD-Satz in OK.FIS anlegen löst folgende Aktionen aus:

•             Validierung: Ist die Person/Institution bereits gespeichert?

•             Schließt modalen Dialog "FAD-Auskunft aus OK.FIS" und

•             öffnet modalen Dialog "FAD-Neuanlage in OK.FIS" mit Vorbelegungen

Klick auf Button FAD neu anlegen löst aus:

•             Validierungen zu OK.KOMM-Route, Pflichtfeldern, Zeichensatz, Typ und Länge, Staat

•             Rückfrage: Es wird zu den angegebenen Daten in OK.FIS ein FAD-Satz angelegt.

•             Erstellen der xml-Struktur für die Anfrage

•             Übergabe der xml-Struktur per konfigurierter OK.KOMM-Route (s.o.) an OK.FIS

•             Verarbeitung der Antwort-xml von OK.FIS

•             Validierung auf bereits vorhandene FAD-Nummer

•             Zurückgemeldete FAD-Nummer wird (sofort) gespeichert.
(Die ganze Person/ Institution wird gespeichert, daher erfolgt bei Aufruf der Neuanlage eine Rückfrage, falls die Person/Institution noch nicht gespeichert ist)

Das Ergebnis ist dann, dass die Person/Institution sowohl in OK.FIS als auch OK.JUS mit derselben FAD-Nummer existiert.

Hinweis
Es handelt sich um ein kostenpflichtiges Modul. Wenn die FAD-Auskunft oder Neuanlage nicht möglich ist, prüfen Sie bitte, ob Sie eine entsprechende Lizenzdatei haben. 

Ausgangslage

Im Prüflauf zur Auszahlung Beistandschaft fehlt die Auszahlung an einen Klienten. Die Fälligkeit wurde geprüft, die Sollstellung ist nicht gesperrt. Weshalb fehlt dieser Betrag im Prüflauf?

Lösung   

Prüfen Sie in der Hinweisliste, ob es zu dem Empfänger einen Eintrag gibt, der auf eine inaktive Bankverbindung verweist.

Prüfen Sie dann, ob beim Empfänger in der Personenverwaltung die Bankverbindung geändert wurde und die Bankverbindung auch im entsprechenden Vorgang der Beistandschaft in allen Zeiträumen des Empfängers aktualisiert worden ist.

Falls nicht, führen Sie die Aktualisierung in allen Zeiträumen des Empfängers durch, dann können auch diese Sollstellungen verarbeitet werden. 

Gegebenenfalls ist die Änderung auch noch nicht genehmigt worden, so dass die Auszahlung nicht erfolgen kann.

Seit der Version 2.60 werden IST- Einnahmen auf Absetzungen unter "Gebuchte Sätze" bei der Bestandsaktion Übernahme Einnahmen dargestellt. 

Diese Buchungen sind unter der PF Einzahlungen recherchieren oder BA Recherche Einzahlungen zu finden:
Hier sind sämtliche IST-Sätze einsehbar. 

Ausgangsfrage

Welche Schritte muss ich ausführen, um eine bestehende FAD-Nummer zu ändern?

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Navigieren Sie zur Administration

1. Öffnen Sie die ADMINISTRATION.

2. Wählen Sie KONFIGURATION - BUCHHALTUNG - FAD-NUMMER

3. Wählen Sie dort KORREKTUR FAD-NUMMER. (Alternativ können Sie diesen Begriff auch direkt in die Suche unter Administration eingeben).

Schritt 2: Korrektur der FAD-Nummer

Hier haben Sie die Möglichkeit, die falsche FAD-Nummer zu korrigieren.

1. Geben Sie die zu ändernde FAD-Nummer ein und klicken auf den Button Suchen.

2. Geben Sie Ihre Korrektur ein.

3. Bestätigen Sie die Änderung mit dem Button OK.

Schritt 3: Manuelle Berechnung der betroffenen Sollstellung

1. Sollte die Änderung sich nicht automatisch auf den Vorgang auswirken, dann berechnen Sie die Sollstellung manuell neu.

2. Gehen Sie in einen entsprechenden Vorgang in die Aktivität "Sollstellung anzeigen und neu bilden".

3. In dieser Aktivität finden Sie den Button Neu berechnen. Klicken Sie darauf, um die Sollstellung manuell neu zu berechnen.

Hinweis

FAD-Nummern können nur 1x in OK.JUS vergeben werden! Bitte achten Sie darauf, keine Leerzeichen mit einzugeben.

Ausgangsfrage

Wie korrigiere ich einen Buchungssatz (Einnahmen)?

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Der zu korrigierende Satz (Einnahmesoll) muss zunächst bei der Kasse storniert werden.
   Treten Sie dazu mit einer Ansprechperson Ihrer Kasse in Kontakt.
   • Kontrollieren Sie in der Administration unter Buchungslaufmuster in der „Stornierung“, ob bei den „Angaben zur Zahlungsabwicklung“ nichts hinterlegt ist. In der Regel sollte dies so sein.
   • Dies hat zur Folge, dass die Stornierung nicht bei Ihrer Kasse ankommt.
   • Deshalb ist es wichtig, dass die Kasse selber diese Einnahme storniert.
      
2. Wenn dies erfolgreich abgeschlossen wurde, wird die entsprechende Einnahme auch in OK.JUS wie folgt storniert:
   • Suchen Sie in der Aktivität „Buchungen recherchieren“ nach der Einnahme. Nutzen Sie hier die Filtermöglichkeiten und entfernen das Häkchen bei „Auszahlung“.
   • Die gewünschte Einnahme markieren und rechts unten unter „Bearbeiten“ Stornieren wählen.
   • Wählen Sie einen entsprechenden Stornierungsgrund. Für den Fall, dass keine Stornierungsgründe hinterlegt sind, können Sie diese in der Adminfunktion "Stornierungsgründe" anlegen (lassen).
   • Tragen Sie eine Beschreibung ein.
   • Unter den Buchungskontosätzen finden Sie dann nach wie vor die eben stornierte Einnahme, zusätzlich wird aber ein weiterer Satz angelegt. Dieser ist unter der Tabellenspalte „Zahlweg“ auch mit "Stornierung" gekennzeichnet. Je nachdem, ob Sie einen negativen oder positiven Betrag stornieren, ist der Stornierungssatz das Gegenteil dessen.
      
3. Anschließend wird die Sollstellung neu eingegeben und dann mit der Korrektur über den nächsten Buchungslauf an die Kasse übertragen.
    
4. Sollte bei der Kasse eine Stornierung nicht möglich sein, eröffnen Sie bitte beim Kundenservice von OK.JUS ein Ticket.

Ausgangsituation

Nach einer Vorgangsneuzuordnung (Wechsel einer Fachkraft) ist nicht automatisch unter Sollstellung anzeigen und neu bilden die neu zugeordnete Fachkraft hinterlegt. Muss hier die neue zuständige Fachkraft für jeden Vorgang manuell die Sollstellung neu berechnen, damit auch hier die Fachkraft wechselt?

Lösung

Nein! Durch Verwendung der Bestandsaktion "Vorgangsneuzuordnung" entsteht ein Grund für die Bestandsumrechnung. Wenn Sie im nächsten Schritt in der Bestandsaktion "Bestandsumrechnungslauf" diesen Grund auswählen und den Bestandsumrechnungslauf durchführen, wird die neue Fachkraft in allen Vorgängen in die Sollstellungen geschrieben. 

• bei der Einrichtung eine weitere Bankverbindung hinzufügen (Dummy/dieselbe, inaktiv)
• in der Bearbeitung der Leistungsdaten im Vorgang wechseln
• die Zusatz-/Nebenleistungen bearbeiten indem man die Bankverbindung auf "Keine Auswahl" setzt
• die Sollstellungen neu berechnen

2. Neuaufsetzen der Zusatz-/Nebenleistungen

• "Zahlung an" muss auf den Träger gestellt sein
• die bestehende Zusatz-/Nebenleistung entfernen
• die Zusatz-/Nebenleistung neu anlegen
• wenn in "Zahlung an" "Träger" gewählt ist und man eine neue Zusatz/-Nebenleistung anlegt, dann bleibt die Bankverbindung leer

Ausgangssituation

Ist OKJUS kompatibel mit INFOMA bezüglich einer Einnahme-Ist Schnittstelle?
Gibt es eine Anleitung wie eine Einnahme-Ist Schnittstelle in OK.JUS eingerichtet und oder eingelesen werden kann?

Lösung

Das Einrichten der Schnittstellen zu Kassensystemen ist eine Dienstleistung, die nicht in der Wartung und Pflege nach AVBAKDB Abschnitt VII, §1-3 enthalten ist. Die Kosten richten sich nach dem derzeit gültigen Leistungs- und Preisverzeichnis (LuPV) je nach Zeitaufwand. Die Einrichtung erfolgt im Rahmen der Einführung von OK.JUS. Auch spätere Anpassungen müssen mit dem Kundenservice abgestimmt werden, um die Funktionsfähigkeit der Kassenschnittstelle zu erhalten.

Die Einnahme-Ist-Schnittstelle von Infoma (doppisch) ist bereits erfolgreich mit OK.JUS im Einsatz. Insofern kann bestätigt werden, dass OK.JUS mit Infoma (doppisch) kompatibel ist, auch in Bezug auf die Einnahme-Ist-Schnittstelle. 

Ausgangssituation 

Sie möchten recherchieren, in welchen Vorgängen ein Zahlungsrückstand besteht. 

Lösung

In den Bestandsaktionen können im Bereich "Recherche Zahlungsrückstand" die noch offenen Beträge, beispielsweise für anstehende Mahnläufe durch das Jugendamt, ausgegeben werden. Wichtig ist, dass vor der Recherche bzw. dem Suchlauf in den Bestandsaktionen im Bereich "Berechnung Zahlungsrückstand" für den jeweiligen Fachbereich und Monat der Berechnungslauf durchgeführt wird. Im zweiten Schritt erfolgt dann der Recherche-Suchlauf im Bereich  "Recherche Zahlungsrückstand".

Ausgangssituation 

Sie haben einen Buchungslauf durchgeführt und möchten eine SEPA.xml erstellen, was jedoch nicht möglich ist. 

Lösung

Wenn mit dem Buchungslauf in OK.JUS keine SEPA.xml erstellt werden kann und der Status der Banküberweisung nicht erfolgreich beendet ist, muss in der Administration unter Serverseitig gespeicherte Dateien verwalten zunächst die vorherige SEPA.xml gelöscht werden.

Vorab sollte sichergegangen werden, dass die bereits vorhandene Datei bereits abgespeichert wurde.

In der Bestandsaktion Buchungslauf kann daraufhin über die Wiederhol-Funktion die SEPA.xml erneut erzeugt werden.

Ausgangssituation

In einem UVG-Vorgang wird in der Aktivität mit der Programmfunktion Sollstellung anzeigen und neu bilden eine Fehlermeldung angezeigt: Es wird eine Sollstellung gebildet, in der ein Zeitraumsplit vorliegt, der nicht erwartet wird.

Analyse

Unter Administration - Konfiguration - Unterhaltsvorschuss - Konfiguration anrechenbares Einkommen UVG prüfen: Liegt hier ein entsprechender Zeitraumsplit vor?

Die Zeitraumsplits unter Konfiguration anrechenbares Einkommen UVG werden in der SN-Bildung auch berücksichtigt, wenn im Vorgang kein anrechenbares Einkommen gepflegt ist.

Lösung / Hinweis / Tipp: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Unter Administration - Konfiguration - Unterhaltsvorschuss - Konfiguration anrechenbares Einkommen UVG: Zeiträume so konfigurieren, dass jeder Zeitraum zum 1. eines Monats beginnt (und folglich zum Monatsultimo endet).

Ausgangssituation

Obwohl es anders erwartet wurde, werden Ihre Sollstellungen nicht von einem Buchungslauf erfasst

Lösung

Dies kann mehrere Ursachen haben:

Als erstes sollte überprüft werden, ob das Fälligkeitsdatum der Sollstellung durch das eingegebene Fälligkeitsdatum des Buchungslaufes erfasst wurde.

Stellen Sie ebenfalls sicher, dass die Sollstellung aktuell berechnet wurde und der Vorgang nicht ohne Neuberechnung verlassen wurde.

Falls dies geklärt wurde und sich noch kein Erfolg einstellt, muss das Buchungslaufmuster überprüft werden. Häufige Fehlerquellen sind hier die Buchungsstellenart sowie die Hilfeart. Das Buchungslaufmuster stellt einen Filter dar, der aus allen möglichen Sollstellungen in OK.JUS diejenigen herausfiltert, die tatsächlich erfasst werden sollen. Falls nicht das richtige erfasst wird, liegt es wahrscheinlich an den Einstellungen des Filters. 

Ausgangssituation

Der Bezirk zahlt an die Jugendämter einen Pauschalbetrag aus.

Daraufhin muss das Amt jährlich oder quartalsweise nachweisen, was tatsächlich von den gezahlten Geldern ausgegeben wurde. Dies wird in diesem Kontext als Spitzabrechnung bezeichnet.  

Die Anforderung besteht nun darin, die Datengrundlage für diese Abrechnung aus OK.JUS zu erhalten.

Lösung

1. Zunächst muss über das Buchungskonto in OK.JUS die Grundlage zur Datenanalyse generiert werden.
2. Die erzeugte Excel-Datei kann über Excel-spezifische Funktionen (z.B. Pivot Tabelle) analysiert werden.

Hinweis

Gelegentlich sollen Berechnungen in Vorlagen durchgeführt werden. Bitte setzen Sie dies nur sehr bedacht sein, da dort berechnete Werte von OK.JUS-berechneten Werten abweichen können!

Ausgangssituation

Beträge sollen weiterverwendet werden, beispielsweise für Berechnungen wie Addition. Allerdings liegen die Beträge als String-Werte vor, was Probleme bei mathematischen Operationen verursacht.

Lösung

Um die Beträge für Berechnungen zu nutzen, müssen die Platzhalter in Zahlen (Nummern) umformatiert werden. Es ist wichtig, die Umformatierung in mehreren Schritten durchzuführen, um möglichen Problemen in LibreOffice vorzubeugen, insbesondere wenn mehrere Operationen in einem assign-Befehl verwendet werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Umformatierung des Strings und Ersetzen von Komma durch Punkt:

   [#assign GRUNDP=zusatzfelder@GRUNDPAUSCHALEEINGEW?replace(",",".")] 

   • GRUNDPAUSCHALEEINGEW: Beispielwert "1,200.50 €"
   • Nach diesem Schritt ist GRUNDP gleich "1.200.50 €".

2. Entfernen des Euro-Zeichens aus dem String:

   [#assign GRUNDP2=GRUNDP?substring(0,GRUNDP?length-2)] 

   • Jetzt ist GRUNDP2 gleich "1.200.50".

3. Umformatierung des verbleibenden Strings zu einer Nummer:

   [#assign GRUNDPN=GRUNDP2?number] 

   • GRUNDPN ist jetzt eine Zahl, nämlich 1200.50.

Wiederholen Sie diese Schritte für andere Beträge, zum Beispiel BETRAGQUALIFIZIERUNG und BETRAGSACHAUFWANDEIN.

4. Durchführung der gewünschten Rechenoperation:

   [#assign SUBTR1=zusatzfelder@BETRAGQUALIFIZIERUNG?replace(",",".")] [#assign SUBTR12=SUBTR1?substring(0,SUBTR1?length-2)] [#assign SUBTR1N=SUBTR12?number] 

   • BETRAGQUALIFIZIERUNG: Beispielwert "500.75 €"
   • Wiederholen Sie diese Schritte für BETRAGSACHAUFWANDEIN.

   [#assign AUTOCALC1=GRUNDPN-SUBTR1N-SUBTR2N] 

   • Jetzt ist AUTOCALC1 der Wert der Berechnung "1200.50 - 500.75 - 100.00".

Hinweis

Wenn Sie Nachkommastellen in der Ausgabe wünschen, können Sie die letzten beiden Zeilen des vorherigen Beispiels verwenden:

[#assign X=GRUNDPN-SUBTR1N-SUBTR2N] [#assign AUTOCALC1 = X?string("0.00")] 

Hier wird AUTOCALC1 den formatierten String "599.75" haben.

Bis OK.FIS-Version 09/2023:

1. Warum konnte die Stundungsfunktion in OK.JUS nicht automatisch überwacht werden?

   Antwort: Bis zur Version 09/2023 konnte die Stundungsvereinbarung in OK.JUS nur im Beschreibungsfeld notiert werden, und eine automatische Überwachung von Ratenzahlungen war nicht möglich.

2. Warum durfte die Stundungsfunktion in OK.FIS nicht für OK.JUS-Einnahme-Soll verwendet werden?

   Antwort: Bis zur Version 09/2023 ging bei der Verwendung der Stundungsfunktion in OK.FIS das Verfahrensmerkmal (JUSPK) verloren, was dazu führte, dass die automatische Übernahme von Einnahme-IST nach OK.JUS nicht mehr möglich war.

3. Wie wurden Stundungen bis zur OK.FIS-Version von 09/2023 behandelt?

   Antwort: Für Stundungen bis zur Version 09/2023 von OK.FIS musste das auf das Stundungs-Soll in OK.FIS gebuchte IST manuell in OK.JUS nachgebucht werden. Die automatische Übernahme von OK.FIS nach OK.JUS war nicht möglich, und Stundungen wurden nur im Beschreibungsfeld notiert.

Ab OK.FIS-Version 09/2023:

1. Was ändert sich ab der OK.FIS-Version von 09/2023 im Zusammenhang mit Stundungen in OK.JUS?

   Antwort: Ab der Version 09/2023 von OK.FIS kann die Stundungsfunktion auch im Zusammenspiel mit OK.JUS verwendet werden. Stundungsraten erhalten nun das Verfahrenskürzel aus der ursprünglichen Forderung, und das Kassenzeichen wird ebenfalls aus der ursprünglichen Forderung übernommen.

2. Was geschieht mit Stundungen, die vor der OK.FIS-Version von 09/2023 vereinbart wurden?

   Antwort: Für Stundungen bis zur Version 09/2023 von OK.FIS muss das auf das Stundungs-Soll in OK.FIS gebuchte IST manuell in OK.JUS nachgebucht werden. Die automatische Übernahme von OK.FIS nach OK.JUS ist nicht möglich, und Stundungen werden in OK.JUS nur im Beschreibungsfeld notiert. Eventuelle Mahnungen müssen manuell überwacht werden.

3. Gibt es besondere Hinweise oder Besonderheiten bei der Nutzung der Stundungsfunktion ab der OK.FIS-Version von 09/2023 in OK.JUS?

   Antwort: Mit der neuen OK.FIS-Version (09/2023) können Stundungsraten nun über die Journalauskunft gefunden werden. Das passende Kassenzeichen wird automatisch zurückgeliefert, und die manuelle Nachbuchung von IST in OK.JUS entfällt. Eventuelle Mahnungen werden automatisch generiert, und die Stundungsfunktion kann nun vollständig genutzt werden.

Ausgangssituation

Die erweiterte Vorgangssuche bringt bei der Suche nach FAD (das Feld dafür ist vorhanden) keinen Treffer.
Die Personensuche mit FAD funktioniert, die Vorgangssuche nicht. 

Lösung

Die Suche mit FAD bezieht sich derzeit nur auf Leistungsempfänger von Leistungspaketen.
Leistungsempfänger aus UVG werden bei dieser Suche nicht berücksichtigt. 

Verrechnungssituationen entstehen, wenn bereits gebuchte Sätze (Sollstellungen, die bereits in einem Buchungslauf verarbeitet wurden = Einträge im Buchungskonto) nachträglich geändert werden. Diese Änderungen werden an den entsprechenden Stellen im Vorgang eingepflegt, anschließend wird durch einen Klick auf die Aktivität Sollstellungen anzeigen und neu bilden die Sollstellung den Änderungen angepasst. OK.JUS erkennt automatisch, ob es sich um eine Verrechnungssituation handelt. Diese Verrechnungssituationen werden automatisch in der PF Verrechnungskonto verwalten angezeigt.
Dabei gibt es folgende Situationen:

Nachträgliche Erhöhung der Einnahme-Sollstellung: Verminderung

Nachträgliche Verminderung der Einnahme-Sollstellung: Abgang

Nachträgliche Erhöhung eines Auszahlungsbetrags: Nachzahlung

Nachträgliche Verminderung eines Auszahlungsbetrags: Überzahlung. Nur bei der Überzahlung sind weitere Handlungsoptionen vorgesehen.

Falls es sich beim Grund der Verrechnung um eine Überzahlung handelt, existieren folgende Optionen für den Umgang mit Überzahlung:

Einbehaltung: Mit jedem weiteren Auszahlungs-Buchungslauf wird versucht, den zu viel gezahlten Betrag einzubehalten, bis der volle Betrag einbehalten wurde. Es kann nur jeweils maximal der Betrag einbehalten werden, der auch ausgezahlt würde. An die Kasse wird dann nur der um den Einbehaltungs-Betrag gekürzte Auszahlungsbetrag gemeldet.

Bsp.: Für 01/2020 besteht ein Einbehaltungs-Soll über 50 €. Mit dem nächsten Buchungslauf wird für 02/2020 ein Auszahlungs-Soll von 170 € verarbeitet, das sich für die Einbehaltung eignet. Mit diesem Buchungslauf wird an die Kasse nur ein Auszahlungs-Soll über 120 € übermittelt. Falls nicht der Gesamtbetrag auf einmal eingezogen werden soll, kann eine Rate (in EUR) vorgegeben werden. In diesem Fall wird mit jedem weiteren Auszahlungs‑Buchungslauf versucht, die Rate einzubehalten.

Im Buchungskonto ist dies unter der Buchungskontoart Einbehaltung erkennbar. Dieser Umgang ist nur sinnvoll, wenn weitere Auszahlungen zu erwarten sind.

Einbehaltung durch Absetzung: Mit dem nächsten Buchungslauf wird der gesamte Überzahlungsbetrag negativ an die Kasse übermittelt, d. h. es resultiert eine Absetzungsanordnung. Im Buchungskonto unter der Buchungskontoart Einbehaltung durch Absetzung erkennbar.  Es ist zu klären, ob die Kasse diese Absetzung mit einer weiteren Auszahlungsanordnung (z. B. aus einem anderen Vorgang) aufrechnen darf bzw. wie die Überwachung der Forderung erfolgt.

Erlass: Die Verrechnungsposition wird nicht weiterverarbeitet, auch mit keinem weiteren Buchungslauf, d. h. es erfolgt keine Übermittlung an die Kasse.

Niederschlagung: Analog Erlass.

Rückforderung: Die Verrechnungsposition wird nicht weiterverarbeitet, auch mit keinem weiteren Buchungslauf, d. h. es erfolgt keine Übermittlung an die Kasse.  Manuell kann über die Programmfunktion Einnahmedaten verwalten ein Einnahme‑Soll über den Forderungsbetrag erfasst und überwacht werden. Für den Bereich UVG unter PF Rückforderung §5 verwalten.

Verrechnungskonto für UVG

Nachträgliche …

Nur was kassenwirksam wird, gelangt auch ins Buchungskonto. Die anderen Verrechnungsoptionen bei Überzahlung (Rückforderung, Niederschlagung, Erlass) bleiben offen. Es wird empfohlen diese nicht weiter zu bearbeiten.

Ausgangssituation

Die UVG Einnahmesollstellungen wurden beim Buchungslauf für den Januar des neuen Haushaltsjahres nicht mitgenommen. Die Ausgabensollstellung im Gegensatz dazu schon.

Analyse

Für UVG Einnahmen wird eine Folgefälligkeit erzeugt, die sich am Parameter "Folgefälligkeit" (Administration - Parameter - Folgefälligkeit) orientiert. Im Gegensatz zu den UVG Ausgaben, bei der Januarsollstellungen mit einer Fälligkeit zum 01.01. des neuen Jahres mitgenommen werden, werden die Fälligkeiten der UVG Einnahmen hinsichtlich der im Parameter eingestellten Folgefälligkeit geprüft. Ist im Parameter bspw. eine Folgefälligkeit von T15 eingegeben, werden diese 15 Tage auf die Fälligkeit "01.01." hinzugerechnet und bei einer im Buchungslauf eingegebenen Fälligkeit "01.01." nicht mitgenommen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Der UVG Einnahmebuchungslauf muss demzufolge mindestens mit einer Fälligkeit von Datum: 01.01. plus 15 Tage (=konkreter Parameterwert) durchgeführt werden (Eingabe dieser Fälligkeit unter Bestandsaktion "Buchungslauf").
2. Sie können zur Verifizierung einen Prüflauf durchgeführen mit der oben ermittelten Fälligkeit, um sicherzugehen, dass die gewünschten Sollstellungen für Januar auch berücksichtigt werden.

Ausgangssituation

Das Pflegegeld für Januar 2025 wurde noch mit dem alten Kindergeldabzug ausbezahlt. Mit der Februarauszahlung sollte dann eine Differenz von 1€ verrechnet werden. Da noch Nachzahlungen aus 2024 ausstanden, wurde zuerst ein Buchungslauf mit dem Haushaltsjahr (HHJ) 2024, Fälligkeit 31.12.2024 angestoßen. Die Verrechnungsposten aus Januar 2025 wurden im Testlauf mit ausgegeben, obwohl diese sowohl ein anderes Haushaltsjahr als auch eine andere Fälligkeit betreffen. Die Haushaltsjahre dürfen in einem Buchungslauf nicht vermischt werden! 

Lösung

Verrechnung im HHJ Wechsel werden beim Setzen des Filters HHJ bzw. eines entsprechend Fälligkeitsdatums nicht berücksichtigt. Das gilt nur in Verbindung mit Einbehaltung, da diese immer so schnell wie möglich verarbeitet werden soll.

Hier drei mögliche Workarounds für das Problem:

• Buchungslauf für 2025 zuerst vornehmen, wenn die Verrechnungen alle in 2025 erzeugt wurden.
• Verrechnungspositionen, die nicht ausbezahlt werden sollen, mit dem HHJ 2024 Lauf für den Buchungslauf sperren.
• Bei Einbehaltungen können Raten angegeben werden, die beim Buchungslauf berücksichtigt werden. Soll nur ein Teil einbehalten werden, kann erstmal die Rate für den Buchungslauf eingestellt werden. Diese Rate kann auch erstmal auf 0 € gesetzt werden. Danach falls 2025 der gesamte Betrag ausbezahlt werden soll, kann die Rate wieder entfernt werden und dann der Buchungslauf ausgeführt werden.

Ausgangssituation

Wie hinterlegt man bei einer neuen Institution in OK.JUS die Beträge, die man z. B. nicht fest beziffern kann, denn diese fallen oft auch unterschiedlich aus? Wie muss man in diesem Fall vorgehen?

Lösung

In den Leistungen der Institution werden diese mit 0,00 EUR beziffert.

Wenn später die Fachkraft in einem konkreten Vorgang die Leistungsdaten erfasst, kann die angelegte Leistung ausgewählt werden und es muss nur noch der richtige Betrag eingegeben werden

Ausgangsfrage

Ist die Zahlart "Lastschrift" bei Auszahlungen in OK.JUS möglich?

Hinweis

Die Zahlart "Lastschrift" ist für Ausgaben in OK.JUS nicht möglich. 
Dies ist in OK.JUS nicht administrierbar und so auch nicht vorgesehen. 

OK.JUS bietet Ihnen einen Dialog, in dem Sie die zahlungsrelevanten Daten zu einer Institution erfassen können.

Dabei sind folgende Felder von Bedeutung:

Zahlweg

Der Standard-Zahlweg ist die Überweisung.
Eine Auszahlung mit dem Zahlweg innere Verrechnung bedeutet eine Buchung auf eine Einnahme-Buchungsstelle (ohne echten Geldfluss). Hierzu müssen Sie eine Einnahme-Buchungsstelle auswählen.
Hinweis:
Wenn einer Institution eine Einnahme-Buchungsstelle zugeordnet ist, wird im Vorgangskontext für diese Institution als Zahlungsempfänger auch der Zahlweg innere Verrechnung zur Auswahl angeboten.

Sammelüberweisung

Bei Sammelüberweisung = Ja werden alle Auszahlungspositionen der Institution als Zahlungsempfänger zu einer Überweisung kumuliert. Kumuliert werden nur Positionen mit gleicher Bankverbindung, Verwendungszwecke dürfen unterschiedlich sein. Die Institution erhält dann eine sogenannte G-Liste, in der die Einzelpositionen aufgelistet sind.

Fälligkeit

Hier können Sie die monatliche Fälligkeit von Auszahlungspositionen der Institution als Zahlungsempfänger für den Buchungslauf festlegen.

Auf Rechnung zahlen

Dieses Feld führt zu einer Vorbelegung in einem Bedarf im Vorgangskontext mit der Institution als Zahlungsempfänger.
Mit der Option Ja wird eine Abwicklung über den geprüften Rechnungseingang unterstützt. Derzeit kann im Vorgangskontext nur für Dienstleister und Einrichtungen über den Rechnungseingang gearbeitet werden.

Abschlag in Prozent

Dieses Feld hat nur eine Bedeutung im Zusammenhang mit dem Rechnungseingang. Wenn auf Rechnung gezahlt wird, kann vorher ein Abschlag für den Zahlungsempfänger ausgezahlt werden. Keine Angabe entspricht einem Prozentsatz von 0.

Ausgangssituation

Es gibt Berichte die immer wieder einmal benötigt werden. Besteht die Möglichkeit, Berichte mit bestimmten Parametern abzuspeichern (Fallzahlen nach Sachbearbeitern im Bereich UVG o.ä.), um diese künftig einfacher aufrufen zu können?

Lösung

Beim Integrierte Auswertungscockpit (IAC) ist es nicht vorgesehen, dass Berichte gespeichert werden, da das IAC fest vorgegebene Berichte enthält.

Um Berichte speichern zu können, nutzen Sie das Controlling & Self Service (CSS) Modul.

Ausgangssituation

Das CAP Cockpit wird nicht angezeigt. 

Analyse

Das Problem kann entweder darin liegen, dass das CAP Cockpit versehentlich gelöscht wurde und daher nicht mehr veröffentlicht ist oder es besteht ein Fehler bei der Veröffentlichung. Die Lösung für beide Fälle ist gleich.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Bitte befolgen Sie die folgende detaillierte Anleitung, um Ihr CAP Cockpit wieder zu veröffentlichen. Beachten Sie dabei, dass Sie Designerrechte in CAP haben müssen, um eigene Berichte erstellen zu können.